Zgrupovanie úloh podľa kontextu je šikovnou fintou do pracovného dňa. Možno ju už aj používate, ani o tom neviete. A možno máte deň rozbombardovaný mikročinnosťami, ktoré vám akurát berú energiu a sústredenie.
Predstavte si takúto situáciu:
„Je utorok a vy sa púšťate do dôležitého zadania pre klienta. Pracujete zmysluplne, tvoríte pridanú hodnotu, ste nad vecou a ide vám to od ruky. Svet je fajn. Odrazu vám blikne, že ste ešte nekontrolovali e-mail. Prerušíte prácu na zadaní, otvoríte schránku. Odpíšete, prepošlete, vymažete a prepínate späť k tvorbe pridanej hodnoty. Ale už to ide o čosi pomalšie. Uplynie ďalších 30 minút a kontrolujete firemný čet, naťukáte chytré odpovede s patričným množstvom emotikonov. Späť k projektu. Potom zasa mail. Zadanie. Robíte poriadok na ploche. Zadanie. Oprava dochádzky. Zadanie. Mail…
Pýtate sa sami seba: prečo je sústredenie odrazu ťažšie? Ráno to išlo lepšie.„
Stali ste sa obeťou klasického slovenského pracovného dňa. Príliš často ste prepínali medzi úlohami.
Pomôže vám zgrupovanie úloh
Zgrupovanie úloh, v angličtine task batching, spočíva v tom, že všetky podobné zadania, rutiny a mechanické úkony „zgrupnem“ a odbijem naraz, v jednom časovom bloku. Ináč povedané – prečo odpovedať na maily sedemnásťkrát za deň, keď to môžem urobiť dvakrát?
Návod na použitie je mimoriadne jednoduchý: vezmem podobné/rovnaké úkony či úlohy a urobím ich v celistvom časovom úseku. Jednu po druhej, neprepínam pomedzi to k nesúvisiacim úlohám z inej „kategórie“.
Zgrupujem podľa kontextu („tieto všetky úlohy spolu súvisia/sú súčasťou jedného projektu“; „tieto mechanické úkony a rutiny patria k byrokracii, ale urobiť ich musím“), alebo hoci aj nástrojov („k vykonaniu týchto úloh potrebujem tento nástroj – mail, zložku klienta, šanón…„).
Zgrupovanie úloh vám pomôže ušetriť čas a lepšie sa sústrediť. A zároveň ide o protilátku na jed zvaný prokrastinácia.
Príklad 1 (mailová schránka)
Odpoviem na všetky maily naraz a nie X-krát v priebehu dňa. Keď už som pri tom, urobím v e-mailovej schránke poriadok – vymažem nepotrebné správy, uložím tie dôležité a prepošlem zvyšok. Potom mail zavriem a pracujem na iných veciach. Skontrolujem ho ešte raz, na konci dňa a nie opakovane každú polhodinu.
Príklad 2 (mechanické úkony/administratíva)
Viem, že musím skontrolovať a schváliť dochádzku. Podpísať variabilnú zložku. Naťukať si obedy/služby/stretnutia. Všetko sú to relatívne malé úkony, ktoré ale dokážu rozbombardovať deň. Zgrupnem ich do jedného časového bloku, dokončím jeden po druhom a mám pokoj.
Príklad 3 (rutiny)
Začiatkom každého mesiaca musím: zaslať klientom reporty a súpis hodín, fakturovať (príjemné), uhrádzať faktúry (nepríjemné). Môžem si tieto činnosti rozložiť na viacero úsekov, ale načo? Všetky tieto úkony, ktoré síce netvoria pridanú hodnotu, ale sú nevyhnutné, urobím naraz.
Príklad 4 (projekt)
Prejdem si svoj zoznam úloh. Vidím, že viacero úkonov patrí pod jeden projekt. Je potrebné urobiť rešerš, zhromaždiť podklady, vytvoriť tabuľku a plán. Zgrupnem tieto úlohy dohromady a urobím ich v jednom časovom bloku. Neprepínam kontext a veziem sa na vlne.
Pripomína vám zgrupovanie úloh niečo? Áno, je mimoriadne podobné technike s názvom time blocking.
Tá je o čosi komplexnejšia (ale stále jednoduchá) a spočíva v plánovaní dňa do tematických časových blokov.
Funguje zgrupovanie úloh?
Áno, väčšinou. Ale vždy je lepšie, ako neustále prepínať medzi nesúvisiacimi činnosťami.
Ak je to možné, zgrupujte.
V prvom rade sa vyhnete tzv. prepínaniu kontextu (v angl. context switching) a zlozvyku menom multitasking. Náš mozog je naprogramovaný, aby sa plne sústredil na jednu vec. Nie sme počítače, ktoré zvládnu aj stoštyridsaťtri otvorených záložiek (koľko ich máte otvorených teraz?) a zbesilé preklikávanie medzi nimi.
Prepínanie kontextu je zlé – preukázateľne. American Psychological Association používa spojenie „cena za prepnutie“ (v angl. switch cost) a, pánečku, je dosť vysoká. Nestojí nás len stratu pozornosti, ale vedie k tiež k väčšiemu množstvu chýb a práca nám tiež dlhšie trvá.
Zgrupovanie úloh, resp. task batching rieši presne tento problém. Úlohy spojené kontextom dokončíme v jednom ohraničenom časovom úseku a nevraciame sa k nim pomedzi iné, spravidla užitočnejšie a produktívnejšie úkony.
Okrem toho zgrupovanie podporuje aj tzv. deep work. Za týmto anglickým spojením sa skrýva v podstate hlboká, sústredená práca, pri ktorej sa venujeme jednej činnosti (spravidla s vysokou pridanou hodnotou) a všakovaké rozptýlenia ignorujeme. Za „guru“ deep work-u je považovaný Cal Newport, napísal o ňom dokonca aj knihu.
Nemusíte ju čítať, stačí vám skrátka vedieť, že zgrupovanie úloh podporuje sústredenú prácu. Nie tým, že sa maximálne koncentrujete na zgrupnuté úlohy a úkony, ale tým, že po ich dokončení vás už nemajú šancu vyrušiť pri práci na niečom naozaj hodnotnom.
V neposlednom rade zgrupovanie šetrí čas. Vidieť to trebárs aj na príklade s mailami.
Ak e-mail otvoríme raz (OK, možno dvakrát) denne a na „jednu šupu“ odpovieme na všetky správy, je to rýchlejšie, akoby sme ho otvárali každú polhodinu a robili to priebežne.
Plánujte zgrupovanie úloh
Ak vám môžem niečo poradiť, tak vyskúšajte plánovanie – zgrupovať úlohy sa vám podarí predovšetkým vtedy, ak si dáte taký záväzok už vopred. Inými slovami, ak si to naplánujete.
To je, samozrejme, možné len vtedy, ak už vopred viete, že vás takéto činnosti čakajú. Nasypte ich do jedného časového bloku a vtedy ich aj urobte.
Ak sa otravné ale potrebné mikročinnosti vyskytnú neočakávane, môžete ich urobiť hneď (v duchu 2-minútového pravidla, ale iba ak ich neurobíte na úkor niečoho dôležitejšieho), alebo ich spolu s inými činnosťami presunúť na neskôr a zbaviť sa ich vtedy.
Dôležité je, aby ste sa nimi nenechali zbytočne spomaľovať popri práci na tom naozaj dôležitom.
