Určovanie priorít považujem za kľúčový aspekt nielen time managementu, ale vlastne celého našeho života. Čas a energia sú mimoriadne obmedzené suroviny. Vedieť, ako ich správne investovať, čo urobiť teraz, čo potom a čo vôbec, je predpokladom k dosahovaniu cieľov a zdravej produktivity.
Motivačná poznámka na úvod: nikdy nestihneme všetko, čo by sme chceli. S efektívnym určovaním priorít však minimálne v práci stihneme to, čo musíme.
Ako ale zistiť, čo je dôležité a čo nie? Poďme si to rozpitvať.
Ale ešte predtým…
...jazykové okienko: vedeli ste, že slovíčko prioritizácia nie je úplne v súlade s kostolným poriadkom slovenského jazyka? Správne by sme mali používať priorizácia – tu si vypočujte jazykovedca M. Mikušiaka z Pedagogickej fakulty Trnavskej univerzity. Keďže však prvý variant strieľam kade-tade a naozaj sa mi to nechce meniť, ostávam žiť v omyle. Verím, že mi to prepáčite.
Určovanie priorít ako cesta k prežitiu
Prioritizáciu by sme v skratke mohli zhrnúť ako schopnosť vedieť si vybrať z veľkého množstva možností tú najsprávnejšiu. S istým nadnesením môžeme povedať, že ide o kľúč k prežitiu, alebo teda aspoň k úspechu. Dovoľte mi rozviesť tento príklad na akejsi mozgovej paralele.
Náš riadiaci orgán je totiž závislý od efektívnej prioritizácie. Robí to automaticky za predpokladu, že je zdravý.
Existuje čosi také, čomu hovoríme reakcia útok-alebo-útek (z angl. fight or flight). Keď náš mozog zaregistruje hrozbu, tak prepína do pohotovostného režimu. Amygdala (mandľovitá štruktúra v mozgu, spoluzodpovedná za emócie a správanie) vysiela signál do hypotalamu („riadiaceho strediska“ mozgu), ten ho presmeruje do nadobličiek a tie zasa začínajú do nášho tela pumpovať adrenalín a kortizol. Tieto hormóny aktivujú fyziologické zmeny, ktorých úlohou je zvýšiť šance na prežitie.
Jednou z najpozoruhodnejších je systematická regulácia toku krvi. Životodárna tekutina v kritických situáciách smeruje do dôležitých orgánov a svalov, zatiaľčo napríklad taký tráviaci systém ostáva odsunutý na vedľajšiu koľaj. Doslova doň prúdi menej krvi, ktorá je v kritickej situácii potrebná na iných miestach. Napríklad v nohách, aby sme mohli utiecť. Alebo v svalstve rúk, aby sme buchnátovali jedna radosť.
Náš mozog v tejto chvíli „vypína“ menej dôležité procesy a „zapína“ tie, ktoré zvyšujú šancu na prežitie. Ináč povedané – určuje priority.
V práci je to, samozrejme, menej dramatické, ale podstata je rovnaká. Ak „zapneme“ správne procesy (teda venujeme čas a energiu tomu podstatnému), značne zvyšujeme šance na úspech.
Techniky time managementu na pomoc
Ešte v prvom článku na tomto webe, kedysi pred polrokom (fíha, ten čas ale letí), som označil prioritizáciu za jeden z pilierov efektívneho time managementu. Za týmto tvrdením si pevne stojím, obstálo skúšku času. Potvrdzuje ho aj skutočnosť, že existujú konkrétne techniky time managementu, ktoré sú zamerané na správne určovanie priorít.
Dve z nich opisujem v samostatných článkoch. V krátkosti si ich pripomeňme.
Metóda ABCDE
Pomocou tejto techniky viete svoj to do list posunúť na vyššiu úroveň. Každej úlohe z neho pridelíte jedno písmeno podľa tejto legendy:
- A – najdôležitejšie úlohy, ktorých dokončenie vás najviac posunie k cieľu, resp. nedokončenie má najviac negatívne následky, alebo od nich závisia mnohé ďalšie zadania,
- B – o niečo menej dôležité úlohy, významovo sekundárne ku tým, ktoré sú v predošlej kategórii, ale aj tu patria spravidla také, ktoré je skôr či neskôr potrebné dokončiť,
- C – úlohy z kategórie „pekné“, skôr pre osobné potešenie, než významné pre prácu, ich nevykonanie spravidla nemá negatívne následky pre dosahovanie cieľov,
- D – úlohy, ktoré je najlepšie delegovať, alebo zaplatiť niekomu za ich dokončenie,
- E – úlohy, ktoré je najlepšie eliminovať, nakoľko nemajú žiadnu pridanú hodnotu a v podstate nimi iba strácate čas.
Dôležitým pravidlom metódy ABCDE je, že na úlohách kategórie B nezačínate pracovať predtým, než sú dokončené úlohy z kategórie A. To isté platí pre „céčka“.
Pomocou tejto jednoduchej abecednej techniky si dokážete v úlohách urobiť relatívne rýchly poriadok. Jej výhodou je aj to, že ju môžete využívať každý deň, keďže je pomerne priamočiara a nezaberá veľa času.
Pre viac informácií, praktické príklady a podrobnejší opis, čo patrí ku ktorému písmenu, prejdite na článok: Metóda ABCDE – abecedný time management.
metóda ABCDE v praxi
Eisenhowerova matica
Jedna z najznámejších techník time managementu. Priznám sa, že veľmi nerozumiem, prečo. Eisenhowerovu maticu totiž považujem za pomerne skostnatelú a nevhodnú na každodenné použitie. Ide však o subjektívny názor.
Princíp matice spočíva v zadelení každej úlohy do jedného zo štyroch kvadrantov:
- dôležité a urgentné – úlohy s presne definovaným, spravidla blízkym deadlinom, ktorých nedokončenie má výrazné negatívne následky, je potrebné ich okamžite VYKONAŤ,
- dôležité a neurgentné – úlohy, pri ktorých nie je časová tieseň, ale za to ich dokončenie hmatateľne prispieva k dosiahnutiu dlhodobých či krátkodobých cieľov, je potrebné ich NAPLÁNOVAŤ,
- nedôležité a urgentné – naopak, úlohy, ktorých deadline je veľmi blízko, ale nie sú až také dôležité k dosahovaniu cieľov, skôr ide o také tie „otravné povinnosti“, je potrebné ich DELEGOVAŤ,
- nedôležité a neurgentné – úlohy, ktoré akurát tak žerú čas, ale nie sú dôležité (patrí tu aj prokrastinácia), je potrebné ich ELIMINOVAŤ.
Celá Eisenhowerova matica stojí a padá na zodpovedaní jednej otázky. Čo je dôležité a čo urgentné? Akonáhle dôjde k nesprávnemu vyhodnoteniu týchto dvoch aspektov, celý systém sa zrúti.
Viac informácií o matici, praktické príklady, či súpis výhod a nevýhod nájdete v texte Eisenhowerova matica – urgentné, dôležité… čo?.
vyplnená Eisenhowerova matica
Môj názor je taký, že oba tieto nástroje slúžia skôr na upratovanie v úlohách a plánovanie, než na zlepšovanie prioritizácie – aj keď tomuto procesu napomáhajú.
Ináč povedané, ako pri Eisenhowerovej matici, tak pri metóde ABCDE je potrebné už disponovať nejakými tými skúsenosťami s určovaním priorít. A to je kameň úrazu.
Vedieť vierohodne vyhodnotiť dôležitosť (rozumej prínos) úloh – o to tu naozaj ide. Ako získať túto superschopnosť?
Základné pravidlo, ktoré treba mať na pamäti, znie…
…menej je niekedy viac.
Jedným z „majstrov“ určovania priorít bol aj sám veľký Steve Jobs.
Keď sa v roku 1997 po nútenom exile vrátil do spoločnosti Apple, firma bola na pokraji bankrotu. V tom čase mala naozaj úctyhodné produktové portfólio, jeden by povedal, že až nafúknuté. Jobs sa opytal svojho tímu, ktorý z týchto výrobkov by mal odporučiť známym. Nedostal uspokojivú odpoveď.
A tak produktové portfólio zoškrtal o 70%.
Fungovalo to? Nepochybne. Apple má dnes svoju vlajkovú loď (iPhone) a zopár ďalších kľúčových výrobkov (Mac, iPad, AirPods). Na nich zarába miliardy. Produktové portfólio spoločnosť rozširuje len pomaličky, zameriava sa skôr na zdokonaľovanie existujúceho.
Na príklade Apple vidieť, že zameranie sa na priority s najväčším potenciálnym prínosom funguje (nepopieram, že efektívny môže byť aj opačný biznis model, ale úprimne, ktorá stolička z IKEY je vašim favoritom – Poäng či Järvfjället?)
Pamätajte, menej je niekedy (podľa mňa takmer vždy, najmä čo sa týka práce) viac. Nebežme za kvantitou, ale potrpme si na kvalitu.
Pozor, existujú aj výnimky, napríklad kontinuálne zlepšovanie. Vtedy aj malé, 1%-né zlepšenia, ak sú robené pravidelne, môžu nabrať efekt snehovej gule a kumulatívne priniesť veľké výsledky. Viac si o tom prečítajte v texte o kaizene.
Späť však k prioritám.
Paretovo pravidlo 80/20 poznáte? Hovorí, že 80% dôsledkov pochádza z 20% príčin. V biznise to môže znamenať, že 80% tržieb získame od 20% najbonitnejších klientov. Programátori sa stretávajú s tým, že 80% bugov (chýb) pochádza z 20% kódu. A tak ďalej.
Pri organizácii času, práce a seba samého môžeme pravidlo interpretovať tak, že 80% výsledkov pochádza z dokončenia 20% najdôležitejších úloh.
Dáva to zmysel. Vo svete plnom úloh a možností je veľmi jednoduché zaboriť sa do neproduktívneho bahna. Ako ale zistiť, čo je dôležité?
Možno vás sklamem, ale tých svojich 20% nájdete iba v praxi.
Určovanie priorít – ako nájsť svojich 20%?
Už som spomenul, že spomínané techniky time managementu sú skôr nástrojmi na triedenie úloh (zadaní, projektov, procesov…), než odpoveďou na otázku: čo je naozaj dôležité?
Predtým, než sa pustíme do jej hľadania, čaká nás ešte jeden krok. Spísať si všetky úlohy, krátkodobé i dlhodobé, ktoré nás čakajú. Ideálne aj s termínmi. Tento agregát slúži ako východiskový podklad pri určovaní priorít.
Ako teda nájsť odpoveď na otázku o pár riadkov vyššie?
Paradoxne, kladením ďalších otázok. Tak to teda aspoň robím ja.
Majte na pamäti, že kľúč k určovaniu priorít je závislý od kontextu – teda od toho čo robíte, ako to robíte, pre koho to robíte a prečo to robíte. Grafik na voľnej nohe vyhodnocuje dôležitosť úloh ináč, než manažér v personálnej agentúre. Neexistuje univerzálny kľúč, podľa ktorého dokážete určiť priority so 100%-nou úspešnosťou. Sorry.
Kto sa nepýta, nič nezistí
ALE, nasledujúce otázky môžete použiť ako odrazové body. Vezmite do rúk zoznam úloh, napite sa kávy (prípadne niečoho tvrdšieho), zhlboka sa nadýchnite a pýtajte sa:
- Nesplnenie ktorej úlohy má potenciálne najviac negatívne následky?
- Pozitívne následky ktorej úlohy budem cítiť ešte aj v budúcnosti?
- Splnenie ktorej úlohy ma najviac posunie k dosiahnutiu cieľa?
- Bez splnenia ktorej úlohy nemôžem začať prácu na ďalších?
- Bez splnenia ktorej úlohy nemôžu začať prácu moji kolegovia?
Čo môžem odložiť na pozajtra a získať tak dva dni voľna?
Tieto otázky si môžete preformulovať. Vztiahnuť na kontext vašej práce. Sú však pomerne všeobecné, je teda možné aplikovať ich kade-tade. Nemusíte sa ich pritom pýtať všetky, niekedy vám už odpoveď na jednu z nich ukáže smer, ktorým sa máte vydať.
Platí pritom, že niektoré úlohy budú odpoveďou na viacero z týchto otázok súčasne. To je spravidla znakom toho, že AHA, toto je asi dôležité.
Buďte flexibilní. Priority v práci sa časom menia a to, čo považujete za dôležité dnes, môže byť o mesiac aktivita, ktorú eliminujete, alebo delegujete. Odporúčam robiť si v pravidelných intervaloch mini-audit priorít. Zmenilo sa niečo? Vyhodnotil/-a som to správne? Prináša mi táto úloha niečo? Neposuniem to radšej Ferovi?
Ale pozor, pozor, priatelia. Určovanie priorít je iba jednou stranou mince. Na tej druhej sa skrývajú zbytočné aktivity, rozptýlenia, rušivé elementy a všetko ostatné, vďaka čomu čas strácame. Ak chceme byť dobrí v prioritizácii, musíme ich vedieť identifikovať a zbaviť sa ich.
Ináč povedané, keď 20% úloh patrí medzi najdôležitejšie, čo tvorí zvyšných 80%?
škrtajte zbytočnosti ako Jobs, ale, prepána, laptopy držte ináč (zdroj obrázka: Wikimedia Commons)
Ako identifikovať čierne diery produktivity?
Začnem otrepanou frázou: musíte ich nájsť sami. Opäť hrá prím kontext.
Aj tu je však možná istá generalizácia. Veľmi zjednodušene povedané každá úloha, ktorá vás neposunie bližšie k dosiahnutiu cieľa, je súca na škrtanie. Žiaľ, realita je často taká, že do tejto kategórie spadajú aj otravné povinnosti, ktoré síce nemajú žiaden reálny prínos, ale „urobiť ich treba“ (spomeňte si na tretí kvadrant z Eisenhowerovej matice).
Ak nemáte možnosť delegovať, ostáva vám už len zaťať zuby a vykonať ich. Odporúčam tieto aktivity zgrupovať, zbaviť sa ich jedným šmahom a venovať čas tým, ktoré prinášajú výsledky.
Rovno vám tiež poradím, že surfovanie na sociálnych sieťach vás do cieľa nedostane. Prokrastinácia, nech už má akúkoľvek podobu, predstavuje zlo, s ktorým musíte zvádzať večný boj (večný preto, lebo nepoznám nikoho, kto sa jej úplne zbavil).
Ruka v ruke s ňou idú rôzne rozptýlenia a vyrušenia. O tých som tiež napísal samostatný článok. Prečítajte si ho tu: Vyrušenia pri práci – prečo a ako s nimi bojovať?. Eliminujte tieto rušivé elementy, lebo vám berú mentálnu energiu, ktorú potrebujete investovať do priorít.
Samostatnou kategóriou sú úlohy, ktoré nám priletia na stôl od milovaných šéfov či kolegov. Niekedy sa ich zbaviť nemôžete. Žiaľ.
Ale existujú prípady, kedy im môžete predísť. Použitím jednej megaproduktívnej superschopnosti. Jednoducho povedzte nie – kliknite na odkaz a zistite, ako ju získať a prečo vlastne je super. Na určovanie priorít potrebujete životný priestor. Hovorením oprávneného NIE si ho, kúsok po kúsku, získavate.
Na dnes asi všetko. Rád by som tu vsunul ešte nejakú fantastickú radu, ale, žiaľ, najlepšie odpovede sa najčastejšie skrývajú v praxi. Tej vašej.
P.S.: s vyhodnocovaním priorít a identifikáciou zbytočností vám rád pomôžem. Naozaj. Napíšte mi na kontakt@pracujem.si a niečo vymyslíme.
Kam ďalej?
Určovanie priorít je schopnosť, ktorú neustále zdokonaľujeme – praxou a nadávaním. Na prvé miesto v rebríčku odporúčam dať zdravú produktivitu, začnite týmito textami:
- Zdravá produktivita – čo to vlastne je?,
- Pravidlo čistého stola – poriadkom k efektivite,
- Prestávky v práci – aké dlhé, ako často a či vôbec?.
