Time management – techniky a tipy

(posledná aktualizácia: 4. jún 2023)

Time management techniky sú ako tréningové tipy pre lepšiu postavu. Úžitok z nich dosiahnete iba pravidelným opakovaním. Ak čakáte, že dvakrát dvihnete ťažké železo a bude z vás svalovec, máte smolu.

Time management, v preklade manažment alebo riadenie času je vlastne klamom. Pretože vy ten čas nijako riadiť či menežovať nemôžete. Každých 60 sekúnd uplynie jedna minúta a deň má tak či tak iba 24 hodín. Môžete ale riadiť samých seba. To, ako tie sekundy, minúty, hodiny a dni trávite. Time management techniky sú rukoväťou k tomu, aby ste pracovali/študovali/tvorili efektívnejšie.

Ešte jedna nudná poznámka: tieto techniky a tipy nie sú univerzálne platné a funkčné. To, že ich zavediete do praxe neznamená, že automaticky sa z vás stane organizačný poloboh. Že pracovné tempo vám stúpne o 69% (a výplata o rovných 0%). Nie, nie. Ak si ich ale osvojíte a stanú sa vaším zvykom, je veľmi pravdepodobné, že toho stihnete viac. Že ta práca bude o čosi jednoduchšia. Plynulejšia. Možno sa pri nej budete aj viac usmievať.

A pamätajte, priatelia, time management je aj o tom, nájsť techniky, ktoré fungujú pre vás. Preto skúšajte, kým nenájdete nástroje, ktoré VIETE a CHCETE používať. Verím, že vám k tomu pomôže aj tento text. Keďže tento text a celý obsah webu sú zadarmo, tak vám s radosťou garantujem vrátenie peňazí v prípade nespokojnosti.

Time management techniky – obsah článku

Kliknite na techniku, ktorá vás zaujíma, alebo čítajte zaradom. Verím, že si niečo odnesiete pri jednom aj druhom spôsobe.

Poznámka: delím techniky na dve kategórie – akčné a plánovacie. Prvá menovaná obsahuje nástroje priamo ovplyvňujúce to, ako trávime pracovný čas. Kategória plánovacích techník je zameraná skôr na prípravu a to-do listy.

• Akčné:

1. 1. 1. Technika pomodoro
      2. 5-minútové pravidlo
      3. 2-minútové pravidlo
      4. Technika eat the frog
      5. Pravidlo 52/17
      6. Kladivo na prokrastináciu

• Plánovacie:

1. 1. 1. Eisenhowerova matica
      2. Metóda ABCDE
      3. Time blocking
      4. Technika Aký je ďalší krok?

Time management techniky – úvod

Tento článok priebežne aktualizujem. Zoznam techník teda nie je finálny. Nechcete si prípadne aktualizácie nechať ujsť? Prihláste sa k odberu newslettra.

Pri každej technike nájdete následovné:

• stručné blá-blá (pokojne preskočte),
• pre koho a kedy je technika vhodná (už nepreskakujte),
• spôsob použitia,
• silné stránky techniky,
• či má technika potenciálne riziká,
• moje osobné hodnotenie a odporúčanie,
• odkaz na článok, v ktorom sa technike podrobne venujem.

Časť, kde opisujem pre koho a v akých prípadoch je technika time managementu vhodná, neberte doslovne. Stačí, že sa nájdete hoci len v jednom bode, nemusíte vo všetkých.

A najkrajšie na opísaných technikách time managementu je to, že sú prispôsobiteľné. V „návodoch na použitie“ sa dočítate o konkrétnych časových úsekoch, ale nie sú vytesané do kameňa. Ak zistíte, že vám vyhovujú iné intervaly, prispôsobte si techniky. Podstatné je, aby to fungovalo pre vás, nie aby ste sa toho ortodoxne držali.

Time management techniky

Technika pomodoro

Keď niekto spomenie time management techniky, mnohým ako prvé napadne staré známe pomodoro. Oprávnene. Patrí totiž medzi najznámejšie a najpoužívanejšie metódy riadenia práce. Čo o nej potrebujete vedieť? Vymyslel ju Talian. Pomodoro je v preklade paradajka. Je mega jednoduchá na používanie. Má smiešny a zapamätateľný názov. Existuje milión pomodoro appiek. Ale vy si žiadnu nesťahujte, sú zbytočné. Postačí vám časovač na telefóne.

Vhodná, keď:

• máte problém s dlhším sústredením,
• preferujete pracovné šprinty, nie maratóny,
• potrebujete pri práci častejšie prestávky,
• chcete trénovať svoju disciplínu,
• čelíte veľkým a dlhým úlohám.

Čo potrebujete:

• časovač – postačí aj ten na telefóne.

Návod na použitie:

1. vyberte a pripravte si jednu úlohu alebo činnosť, ktorej sa chcete venovať,
2. nastavte si časovač na 25 minút (tento úsek sa nazýva pomodoro), odštartujte a pustite sa do úlohy,
3. celých 25 minút sa snažte pracovať bez prerušenia a sústreďte sa iba na úlohu,
4. akonáhle odbije 25 minút, činnosť pozastavte,
5. doprajte si aspoň 5, ale najviac 10 minútovú prestávku, počas ktorej sa nevenujte práci a nechajte mozog oddýchnuť,
6. opakujte kroky 2., 3., 4. a 5., až kým úlohu nedokončíte,
7. ak činnosť nedokončíte ani po štyroch pomodorách, dajte si jednu dlhšiu pauzu, aspoň na 20 až 30 minút a potom cyklus opäť začnite krokom 2.

vizualizovaná pomodoro technika (autor grafiky: Š. Briatka)

Silné stránky:

• 25-minútové pracovné úseky sú šprintom, nie maratónom a preto sú jednoduchšie zvládnuteľné a menej vyčerpávajúce,
• pomerne časté prestávky sú osviežujúce pre telo i ducha,
• čím častejšie praktizujete pomodoro, tým viac stúpa aj vaša miera koncentrácie, učíte sa sústrediť na práve vykonávanú činnosť bez rozptýlení a aj bez multitaskingu,
• ak sa budete disciplinovane držať časových úsekov (pracovných aj prestávkových), bude pre vás jednoduchšie odolať prokrastinácii.

Riziká:

• do „pomodora“ vám môže niekto vbehnúť a vyrušiť vás,
• niekedy sa dostanete do fázy flow (na vlnu produktivity) a vtedy nie je vhodné prácu prerušiť,
• niektoré úlohy jednoducho nerozdelíte na 25-minútové úseky,
• ak máte problém so sústredením, spočiatku môže byť aj 25 minút veľa – avšak cvikom to je lepšie, verte mi.

Osobné hodnotenie produktivity: 8/10.

Techniku pomodoro mám rád. Dokáže pekne stimulovať produktivitu. Jej 25-minútové úseky sú zvládnuteľné a zároveň dosť dlhé na to, aby človek počas nich dosiahol zmysluplný pokrok. Rád ju používam najmä pri robustných úlohách, ktoré sú oveľa stráviteľnejšie, keď ich takto rozbijem na drobné. Navyše nikto netvrdí, že vaše „pomodoro“ musí mať 25 minút, pokojne si ho prispôsobte, ja tak často robím.

Viac v článku: Pomodoro technika – time management z kuchyne

5-minútové pravidlo

Šikovná finta, ktorá má za cieľ okabátiť náš mozog. Keď čelíme veľkým úlohám, naša motivácia je obvykle na bode mrazu. Začíname prokrastinovať, odkladať povinnosti. Práve 5-minútové pravidlo je protijedom. Jeho podstatou je za tento čas odhryznúť z veľkej úlohy stráviteľný kúsok. A potom môžete prestať pracovať. Táto skutočnosť je balzamom pre mozog, ktorý sa s vidinou prestávky ľahšie namotivuje. Ale, pssst, častokrát neprestávate ani po 5-ich minútach…

Vhodné, keď:

• máte problém s motiváciou, resp. nakopnúť sa do práce,
• často prokrastinujtete a chcete sa tohto zlozvyku zbaviť,
• čelíte veľkým úlohám, ktoré sa zdajú nezdolateľné.

Čo potrebujete:

• časovač.

Návod na použitie:

1. vyberte si úlohu, na ktorej chcete či potrebujete pracovať,
2. opýtajte sa sami seba: „Čo môžem urobiť v priebehu 5-ich minút, aby som bol bližšie k dokončeniu tejto úlohy?“,
3. nastavte si časovač na 5 minút a vykonajte túto činnosť,
4. keď 5 minút odbije, môžete prestať pracovať, ALE nemusíte a môžete pokračovať ďalej,
5. najpodstatnejšie je urobiť prvý krok a vôbec ZAČAŤ na úlohe pracovať.

Silné stránky:

• 5-minútové pravidlo pomáha prekonávať významnú psychologickú bariéru – začiatok práce – tým, že mozgu „prisľúbite“ po piatich minútach možnosť prestať pracovať,
• používaním päťminútoviek sa učíte, že každá veľká úloha pozostáva z menších častí a nepozeráte sa na výzvy ako na celok, ale ako na postupnosť krokov, čo je oveľa zvládnuteľnejšie,
• veľkou devízou tejto time management techniky je, že človek spravidla zotrvá v pracovnom režime aj po piatich minútach, pretože prekonal počiatočný odpor.

Riziká:

• ak po 5-ich minútach vždy prestanete pracovať, môžete sa zaseknúť a ste opäť na začiatku.

Osobné hodnotenie produktivity: 7/10

Päťminútovka je super najmä pre chronických prokrastinátorov. Pomôže im totiž nakopnúť sa a reálne aj začať pracovať. A čím častejšie ju používajú, tým menšiu kontrolu má nad nimi tento zlozvyk. Osobne túto time management techniku používam skôr v prípadoch, kedy čelím obtiažnym úlohám či výzvam. Pomocou 5-minútového pravidla z nich urvem malý kúsok a potom to už spravidla ide.

Viac v článku: 5-minútové pravidlo – nakopnite svoju produktivitu hneď teraz

2-minútové pravidlo

Táto technika je menšou sesternicou 5-minútového pravidla. Je ale postavená na o čosi odlišných princípoch. Má za úlohu predchádzať nakopeniu práce a efektívne odstraňovať mikroúlohy už v momente, keď vniknú do nášho poľa pozornosti. Okrem toho sa dá použiť aj na formovanie zvykov (rovnako ako päťminútovka – viac v príslušných článkoch). Bonus: v článku o 2-minútovom pravidle som ho asi 4x prirovnal k orgazmu.

Vhodné, keď:

• sa vám kopia menšie úlohy a riešite ich v strese či zhone,
• máte deň plný mikroúloh a drobných činností,
• často odkladáte veci na neskôr a potom ľutujete.

Čo potrebujete:

• žiadne pomôcky.

Návod na použitie:

1. keď sa dozviete o nejakej úlohe, alebo činnosti, ktorú musíte vykonať, opýtajte sa sami seba: „Zaberie mi táto činnosť menej, ako dve minúty?“,
2. ak áno, hneď ju dokončite, ak nie, môžete ju presunúť na neskôr (ale odporúčam zapísať si ju),
3. pointou je, že okamžité vykonanie činnosti vám spravidla zaberie menej času, ako preplánovanie, odloženie na neskôr a jej vykonanie v budúcnosti.

Silné stránky:

• 2-minútové pravidlo je priamočiare a jasné ako facka, niet pri ňom nad čím premýšľať, nehrozí, že sa zaseknete,
• učíte sa realisticky odhadovať, koľko vám zaberú jednotlivé činnosti,
• ak sa zbavujete úloh čo najskôr po tom, ako sa o nich dozviete, mojím odhadom ušetríte 20% času, ktorý by ste strávili ich riešením v budúcnosti,
• 2-minútové pravidlo ťaží z aktuálneho kontextu: napríklad keď čítate nový mail, na ktorý by ste mohli hneď odpísať, tak podmienky už nebudú lepšie – máte otvorený mail, danú správu čerstvo v pamäti, stačí kliknúť na Odpovedať a začať písať.

Riziká:

• ak sa príliš ponoríte do dvojminútových úloh, môžete zanedbať priority,
• niekedy sa o dvojminútových úlohách dozviete vtedy, keď nemôžete prerušiť práve vykonávanú činnosť – vtedy je naozaj lepšie odložiť ich na neskôr.

Osobné hodnotenie produktivity: 8/10

Ani nehovorím, koľko času mi ušetrilo 2-minútové pravidlo. Najradšej ho aplikujem vtedy, keď mám vyhradený čas na „upratovanie“ v úlohách. Došiel mail, na ktorý viem rýchlo odpísať? Bum, odpísané. Mám na stole šálku od kávy? Šmykám ju umyť. Okamžitým odstraňovaním tiež zabránim tomu, aby som na nich zabudol. Navyše nehrozí, že sa mi nakopia a moje budúce ja ma bude mať ešte menej rado.

Viac v článku: 2-minútové pravidlo – akčná produktivita a budovanie zvykov

Technika eat the frog first

Gurmánska technika time managementu, v preklade znamená: najprv zjedz žabu. Zbiehajú sa vám slinky? Žaba v tomto prípade predstavuje pracovnú úlohu, spravidla náročnú, zdĺhavú, nepríjemnú. Zbohom, apetít. Princíp metódy spočíva v tom, že ako prvú vec svojho pracovného dňa zjete túto hnusnú, slizkú žabu – úlohu. Všetky ďalšie pracovné výzvy dňa, v teórii, zvládnete jednoduchšie. Dobrú chuť!

Čo potrebujete:

• žiadne pomôcky.

Vhodná, keď:

• často odkladáte nepríjemné úlohy,
• ste najproduktívnejší na začiatku pracovného dňa (nemusí to byť ráno),
• podvedome myslíte na nedokončené úlohy aj vtedy, keď sa venujete iným,
• chcete mať to najhoršie v práci za sebou čo najskôr.

Návod na použitie:

1. ideálne deň vopred, alebo na samom začiatku pracovného dňa, si vyberte úlohu, ktorá je z celého vášho harmonogramu či plánu najnáročnejšia či najnepríjemnejšia,
2. venujte sa jej hneď ako prvej veci v danom pracovnom dni,
3. pracujte na nej podľa možnosti až dovtedy, kým ju nedokončíte,
4. keď ju dokončíte (alebo jej značnú časť), pracujte na ostatnej agende, to najhoršie máte, snáď, z krku.

Silné stránky:

• väčšina ľudí býva najproduktívnejšia hneď ráno (alebo skrátka na začiatku pracovného dňa), preto ste vtedy najlepšie vyzbrojení na zvládanie tých najväčších výziev,
• spravidla sa vám po zjedení žaby pracuje jednoduchšie, minimálne opadne akýsi podvedomý tlak, ktorý by ste ináč mohli pociťovať pri vykonávaní iných činností,
• pravidelným jedením žiab sa učíte bojovať aj s prokrastináciou.

Riziká:

• nevýhodou môže byť, keď tých „žiab“ máte viacero, čo môže sťažiť výber tej najhoršej, vtedy vyhodnocujte subjektívne a vyberte si tú, ku ktorej cítite väčší odpor,
• žaby sú často zdĺhavé úlohy, čo môže zapríčiniť, že v danom dni toho veľa už nestihnete.

Osobné hodnotenie produktivity: 8/10

Tieto pracovné žaby jem pomerne často. Patrím k ľuďom, ktorí si niekedy už vopred vedia pokaziť náladu myslením na úlohy, ktoré ma čakajú. Naučil som sa však čeliť týmto výzvam hneď z rána. Neverili by ste, ale tá úľava, ktorá po spapaní žaby nastáva, je nesmierne oslobodzujúca.

Viac v článku: Technika eat the frog – zjedzte svoju žabu!

Eisenhowerova matica

Eisenhowerova matica je v prvom rade plánovacím nástrojom, až potom technikou time managementu – toť môj osobný názor. Ale svoj účel spĺňa. Jedným z pilierov efektívnej organizácie času a riadenie vlastnej práce totiž je práve plánovanie. Nuž a Eisenhowerova matica je nástroj, ako vo svojich úlohách získať prehľad. Určiť, ktoré nás naozaj posúvajú k dosahovaniu cieľov, ktoré nás len otravujú a ktoré sú doslova smetie. Oh, a matica je veľmi sexy.

Vhodná, keď:

• máte rozličné úlohy a neviete, do ktorej sa pustiť skôr,
• chcete zmapovať, ako trávite svoj pracovný čas,
• vám obyčajný to-do list nestačí,
• máte problém s určovaním priorít,
• chcete získať prehľad vo svojich úlohách.

Čo potrebujete:

• prázdnu maticu – kliknite na stiahnutie z tohto webu.

Návod na použitie:

1. spíšte si zoznam všetkých úloh dňa (týždňa),
2. stiahnite si prázdnu Eisenhowerovu maticu na vyššie uvedenom odkaze,
3. každú úlohu prideľte do jedného z kvadrantov:
   1. prvý – dôležité a urgentné, kde je nevyhnutné KONAŤ, tieto úlohy spravidla majú blížiaci sa termín, alebo ide o takzvané požiare,
   2. druhý – dôležité, ale neurgentné, ktoré majú zásadný význam pre dosahovanie cieľov, ale „nehorí“ im termín, tieto si NAPLÁNUJTE,
   3. tretí – nedôležité, ale urgentné, ktoré je ideálne na niekoho DELEGOVAŤ, automatizovať, alebo zaplatiť za ich vykonanie niekomu inému,
   4. štvrtý – úlohy nedôležité a neurgentné, je potrebné ZBAVIŤ SA ich a vyhodiť ich z to-do listu.

príklad na vyplnenú Eisenhowerovu maticu (autor grafiky: Š. Briatka)

Silné stránky:

• s pomocou tejto metódy sa učíte prioritizovať,
• rýchlou vizualizáciou dokážete zachytiť dôležité úlohy predtým, než sa stanú urgentnými.

Riziká:

• matica je pomerne jednoduchá a neberie do úvahy kontext úlohy (zložitosť úloh, potrebné zdroje..),
• nie je vhodná na každodenné použitie, skôr na príležitostné získanie prehľadu,
• je to málo dynamický nástroj a orientovaný skôr na manažérov.

Osobné hodnotenie produktivity: 4/10.

Eisenhowerova maticu vnímam ako taký old-school time management. Podľa všakovakých prieskumov ide o jeden z najpoužívanejších nástrojov, ale ja si neviem predstaviť jej pravidelnú aplikáciu. Príde mi veľmi skostnatelá a os dôležité vs. urgentné príliš… čo ja viem, prísna? Matica môže byť dobrým nástrojom na príležitostné získanie prehľadu v úlohách, napríklad keď po niekom preberieme bordel projekt, alebo keď sme si poriadok v prioritách už riadne dlho neurobili. Osobne radšej siaham po flexibilnejších nástrojoch, napr. metóde ABCDE.

Viac v článku: Eisenhowerova matica – urgentné, dôležité… čo?

Metóda ABCDE

Jednoduchšia a flexibilnejšia plánovacia metóda, než Eisenhowerova matica. Rovnako postavená na určovaní priorít. Každej úlohe vo svojom to-do liste pomocou nej pridelíte prioritu. Nuž a potom na nich začnete pracovať od najdôležitejších. Ideálne tiež identifikujete zbytočné a nemilosrdne ich eliminujete. A precvičíte si pri tom abecedu.

Vhodná, keď:

• máte veľké množstvo úloh a neviete, ktorým sa venovať skôr,
• často robíte príjemné činnosti na úkor tých dôležitých,
• chcete vylepšiť svoj to-do list, ale zbytočne ho nekomplikovať,
• hľadáte plánovací nástroj na každý deň,
• máte málo času a chcete ho alokovať zmysluplne.

Čo potrebujete:

• svoj to-do list.

Návod na použitie:

1. spíšte si zoznam všetkých úloh dňa,
2. každej úlohe prideľte jedno z písmen podľa tohto kľúča:
   1. A – najdôležitejšie, ktorých dokončenie vás najviac posunie k cieľu,
   2. B – menej významné, ich prínos je menší, ako pri áčkach, ale stále sú
      dôležité
   3. C – pekné, príjemné, ale ich (ne)dokončenie neovplyvní vašu prácu,
   4. D – na delegovanie, automatizáciu, outsourcing, kúpenie formou služby,
   5. E – na elimináciu, bez akejkoľvek pridanej hodnoty, straty času.
3. úlohy s prioritou A ešte očíslujte A1, A2, A3… podľa dôležitosti a začnite
   najvýznamnejšou,
4. najprv sa venujte „áčkam“ a kým ich nedokončíte, nezačínajte s „béčkami“,
5. na „céčkach“ pracujte iba v prípade, ak vám zvýši čas.

príklad na použitie metódy ABCDE (autor grafiky: Š. Briatka)

Silné stránky:

• túto metódu je možné používať každodenne,
• pravidelným používaním sa učíte prioritizovať,
• jednoduchá, rýchla a zároveň má v sebe všetko, čo potrebujete.

Riziká:

• medzi „áčkami“ a „béčkami“ je niekedy tenká čiara a ťažko určiť, čo patrí kam,
• ak vôbec nemáte skúsenosti s prideľovaním priorít, môžete sa popáliť.

Osobné hodnotenie produktivity: 9/10

Obyčajné „túdúčko“ je síce fajn, ale ak jednotlivým úlohám nepriradíte priority, jeho praktickosť je totožná s nákupným zoznamom. ABCDE metóda je vhodná práve preto, že je jednoduchá, rýchlo aplikovateľná a funkčná. Čím častejšie ju používate, tým lepšie vám ide určovanie priorít. Navyše je to sranda, nielen nudná teória. Spomedzi plánovacích nástrojov time managementu je tento jeden z mojich najobľúbenejších.

Viac v článku: Metóda ABCDE – abecedný time management

Time blocking

Tak túto techniku time managementu údajne používa aj Elon Musk. Hm, je to motivujúce, či odraďujúce? Nech už to vidíte akokoľvek, jedná vec je istá – time blocking je jednoduchý, praktický a účinný. Veľa môžete vybádať už z jeho názvu. Spočíva totiž v tom, že konkrétny pracovný deň rozdelíme na časové úseky – bloky – ktoré následne vyplníme činnosťami. Výsledkom je pekný, štruktúrovaný to-do list. Naozaj pekný, naozaj farebný.

Čo potrebujete:

• diár/plánovač/list papiera.

Vhodný, keď:

• radi používate to-do listy a plánujete svoje dni,
• často skáčete z jednej veci na druhú a chcete s tým prestať,
• chcete v pracovnom dni zgrupovať podobné činnosti.

Návod na použitie:

1. 1. majte pripravený svoj to-do list na daný deň,
   2. vezmite papier, digitálny či fyzický, a načrtnite naň časovú os dňa v hodinách, pričom každá hodina (napríklad od 08:00 do 09:00) tvorí jeden blok, ak máte diár/plánovač, tento krok už máte za sebou,
   3. každý blok „vyplňte“ činnosťou, alebo tematickým celkom, ak ide o náročnejšiu úlohu, môžete na ňu vyčleniť aj viacero blokov, prípadne nechajte bloky prázdne, alebo neúplné (predstavujú pauzu, rezervu),
   4. ideálne vyplňte celý deň, myslite aj na prestávky, obed, neplánované aktivity,
   5. v konkrétnom časovom bloku pracujte len na naplánovanej činnosti/úlohe,
   6. v prípade potreby buďte flexibilní.

príklad na použitie time blockingu (autor grafiky: Š. Briatka)

Silné stránky:

• vnáša do pracovného dňa systém a štruktúru, čím pomáha predchádzať nežiadanej improvizácii a nerozhodnosti,
• prácou na jednej činnosti (alebo tematicky podobných činnostiach) podporujete sústredenú prácu,
• je kompatibilný s metódou ABCDE a technikou pomodoro,
• je prispôsobiteľný.

Riziká:

• viazne na zlom časovom odhade – ak činnosti pridelíte primálo/priveľa času, môže to rozbiť váš rozvrh,
• zvádza k naplánovaniu každej minúty pracovného dňa – odporúčam takticky vsúvať do rozvrhu pauzy a „manévrovací priestor“, ktorý padne vhod v prípade neočakávaných komplikácií (lebo tie prídu, priatelia).

Osobné hodnotenie produktivity: 8/10

Time blocking je mimoriadne šikovná metóda, ktorá si perfektne rozumie s to-do listami a navyše aj s niektorými inými technikami spomenutými v tomto texte. Jeho prínos ocenia predovšetkým ľudia, ktorí bazírujú na štruktúre, systéme a majú to radi farebne (lebo ak si jednotlivé časové bloky nevyfarbíte, tak na čo to vlastne robíte?).

Viac v článku: Time blocking – časový manažment ala Elon Musk?

 

Technika Aký je ďalší krok?

Plány ostanú iba na papieri, ak nepoznáme ďalší krok. V praxi často vidím, ako si ľudia stanovujú ciele, viac či menej ambiciózne, a to je asi tak všetko. Vôbec ich netlmočia do konkrétnych krokov. A to je chyba. Tým, že pri každom pláne (krátkodobom aj dlhodobom) identifikujem ďalší krok, vnášam doň špecifickosť a uchopiteľnosť. Táto technika je mimoriadne jednoduchá a pritom efektívna. Motivačný spíker by povedal, že predpokladom úspechu je vždy vedieť, aký je ďalší krok.

Čo potrebujete:

• svoj zoznam úloh či plánov.

Vhodná, keď:

• sa vám nedarí dosahovať stanovené ciele,
• netušíte, kde začať pri ich plnení,
• chcete odstrániť neistotu.

Návod na použitie:

1. 1. techniku používame pri stanovovaní nových a prehodnocovaní existujúcich cieľov a úloh,
   2. pri každom cieli/úlohe sa samých seba opýtame: „Aký je ďalší krok? Akú konkrétnu činnosť môžem vykonať, ktorá ma posunie bližšie k úspechu?„,
   3. daný konkrétny krok si hneď zapíšeme, ideálne aj s dátumom realizácie, resp. deadlinom,
   4. keď ho dokončíme, začneme opäť od bodu 2, až kým nedosiahneme cieľ.

takto to vyzerá v škrabopisnej praxi

Silné stránky:

• robí z abstraktného (samotný cieľ, plán) konkrétne (špecifický krok),
• ukazuje cestu, ktorou sa musíme vydať pre splnenie cieľov,
• je mimoriadne jednoduchá a súčasne efektívna,
• podporuje laterálne myslenie.

Riziká:

• môžeme skĺznuť k stanovovaniu nerelevantných či málo ambicióznych ďalších krokov,
• viazne na prílišnom pedanstve, ale aj prílišnej všeobecnosti pri definovaní ďalších krokov.

Osobné hodnotenie produktivity: 9/10

Toto je „technika“, ktorú som si sám vymyslel a zaviedol do praxe. Samozrejme, používajú ju milióny ľudí po celom svete, ale ešte som nečítal text, v ktorom by bola systematicky opísaná. Osobne si bez nej už neviem predstaviť plánovanie a fungovanie. Beriem to tak, že ak nepoznám ďalší krok, plán je nekompletný a cieľ ostane naveky vekov na papieri. Amen.

Viac v článku: Aký je ďalší krok – plánovacia technika

 

Pravidlo 52/17

Dátam zdar! Táto technika time managementu vychádza z kvantitatívnych údajov. Vzniklo pri analýze miliónov užívateľských dát z pracovno-organizačnej appky DeskTime. A čo nám povedali tieto dáta? Že 10% najproduktívnejších pracantov maká v 52-minútových intervaloch, nasledovaných zhruba 17-minútovou pauzou. Ináč povedané – toto je robustnejší súrodenec techniky pomodoro. Ak by sme tieto dve metódy chceli zhrnúť v skratke, vyzeralo by to takto: nepracuj ťažko, pracuj efektívne.

Čo potrebujete:

• časovač.

Vhodné, keď:

• ste efektívnejší, keď máte viac prestávok,
• preferujete pracovné šprinty, nie maratóny,
• vám nevyhovujú intervaly pri technike pomodoro.

Návod na použitie:

1. 1. vyberte si činnosť, úlohu, projekt, na ktorom chcete pracovať,
   2. nastavte si časovač na 52 minút a odštartujte ho,
   3. počas tejto doby pracujte IBA na vybranej činnosti s čo najvyššou mierou sústredenia, (žiadne nepotrebné fejsbúky, ťuky-ťuky do telefónu, obsesívne kontroly mailov),
   4. keď čas uplynie, doprajte si 17-minútovú prestávku, trávte ju výsostne NEpracovnými aktivitami (opäť použite časovač),
   5. opakujte kroky 1 až 4, kým je to v rámci pracovného dňa potrebné.

Silné stránky:

• vychádza z kvantitatívnych dát, ktoré zachytávajú reprezentatívnu vzorku,
• segmentuje prácu a robí ju znesiteľnejšou,
• + všetky výhody techniky pomodoro.

Riziká:

• pre niekoho môžu byť dané intervaly nepoužiteľné v praxi (najmä tá prestávka),
• + všetky nevýhody techniky pomodoro.

Osobné hodnotenie produktivity: 8/10

Čo dodať. Toto je v podstate technika pomodoro na steroidoch. Zakladá na rovnakých princípoch, ťaží z identických výhod a padá na rovnakých rizikách. ALE, ukazuje jednu vec: pracovné šprinty striedané častejšími prestávkami majú svoje opodstatnenie. A najlepšie na tom je, že tieto intervaly si môžete prispôsobiť podľa seba. Nedržte sa napísaného a pracovný či prestávkový úsek si adaptujte.

Viac v článku: Pravidlo 52/17 – pauzami k produktivite

 

Kladivo na prokrastináciu

Za týmto hravým názvom sa ukrýva ďalšia z mojich mini-techník. Ako ste už určite uhádli, týmto kladivom búchame po hlave jednému z najvytrvalejších zlozvykov našich pracovných životov. Celý mechanizmus stojí na troch pilieroch. Prichytiť sa, pretrhnúť šnúru, buchnúť kladivom. Easy. Znie to hravo, ale za každým z týchto aspektov stojí veda. Kľúčom je dištancovať sa od prokrastinácie, urobiť hrubú čiaru a prepnúť do produktívneho módu.

Vhodné, keď:

• často prokrastinujete,
• si uvedomujete, že často prokrastinujete,
• chcete proti tomu urobiť niečo hmatateľné.

Čo potrebujete:

• žiadne pomôcky.

Návod na použitie:

1. prichyťte sa, že prokrastinujete,
2. povedzte si v duchu, alebo ideálne nahlas: „Prokrastinujem!“,
3. odložte médium, na ktorom prokrastinujete (teda napríklad smartfón, alebo vypnite Netflix, Instagram, zatvorte záložku v prehliadači a podobne),
4. buchnite kladivom – urobte konkrétny fyzický úkon (napríklad môžete vstať a ísť si po pohár vody, na toaletu, dopriať si strečing)
5. pustite sa do práce.

Silné stránky:

• hmatateľná, konkrétna, činorodá technika,
• každý z jej aspektov sa opiera o vedecký základ,
• jednoduchá na použitie.

Riziká:

• základom je prichytiť sa, čo niekomu môže robiť problém.

Osobné hodnotenie produktivity: 9/10

Kladivom búcham relatívne často. Prokrastinácia patrí k mojim najhorším nepriateľom a na rukách mám od kladiva už metaforické mozole. Ale funguje to. Akonáhle sa prichytím, že zasa surfujem po internete a hľadám ďalší článok o politike, nad ktorým sa môžem rozčuľovať, tak buchnem. A idem makať.

Viac v článku: Kladivo na prokrastináciu – malá technika na veľký zlozvyk