Newsletter

Time management. Čo to je a ako mi môže pomôcť?

pracujem si time management tipy techniky

Time management. Čo to teda je? Zjednodušene povedané, ide o súbor praktík, ktoré nám umožňujú efektívnejšie využívať náš čas a organizovať si aktivity. Najmä tie pracovné. Toľko suchej teórie na úvod.

Čo JE time management?

Preložme si to do reči každodenného života. Dobrý time management = stihnem viac, hnevám sa menej, cítim zadosťučinenie a vyzerám pri tom naozaj štýlovo a skúsene.

Možno si teraz hovoríte: „Okej. Čo z toho budem mať? Aj tak tu budem každý deň sedieť osem hodín.“. Nuž, áno, ani ten najlepší time management vám neskráti úväzok zakotvený v pracovnej zmluve. Má však naozaj viacero nespochybniteľných výhod, okrem iného:

  • stihnete viac za rovnaký čas,

  • deň vám zbehne rýchlejšie,

  • znížite svoju frustráciu,

  • šéf vám dá viac práce.

Ak ste si v tejto chvíli povedali: „Jasné, ešte TO mi chýba, pracovať viac a efektívnejšie.“ tak tento článok môžete zavrieť. Nie je určený vám. Vedzte, že vo svojej pracovnej frustrácii nie ste sami. Podľa nedávneho prieskumu až 63% Slovákov chce v dohľadnej dobe zmeniť zamestnanie. Pritom časti z nich by určite pomohla efektívnejšia organizácia času a práce samotnej. Čiže lepší time management.

Osobne vnímam ako naozaj obrovskú výhodu time managementu nielen to, že som produktívnejší, ale aj to, že ma práca viac baví. Naozaj, nie je to utópia. Keď práca ide od ruky, človek je menej frustrovaný, netlačí ručičku na hodinkách až do záverečnej, nechce prizabiť kolegov (možno iba Feriho, ale vieme, že Feri si o to koleduje).

Čo NIE JE time management?

Máme za sebou veľmi vágnu definíciu time managementu na úvod. Predtým, než si jeho čaro opíšeme bližšie, povedzme si, čo by sme od neho očakávať nemali.

Time management nie je:

  • zázračný prútik, ktorý vám vyčaruje 25-hodinový deň,

  • cieľovým bodom, ktorý dosiahnete a vyhrali ste,

  • striktne exaktnou vedou ako fyzika,

  • pre každého.

Pristavme sa najmä pri poslednom bode. Ide o možno kontroverzný názor, ale stojím si za ním. Vyžaduje si totiž odhodlanie, trpezlivosť, chuť učiť a zdokonaľovať sa a nemalú dávku úsilia. A ešte aj sústredenie, budovanie zvykov, plánovanie. Menej scrollovania na Facebooku (nezabudnite lajknúť profil pracujem.si TU!) a Instagrame, zbavenie sa rozptýlení, občas aj sebazapieranie. No fuj.

Je to ako s aktívnym pohybom a chudnutím. Tie rovnako nie sú pre každého. Aj keď sa vám to usmievaví a opálení fitnesáci, výživoví poradcovia a rýchlokvasení tréneri z displejov a obrazoviek snažia nahovoriť, žiaľ, nie je to tak.

„Čože, toto nie je motivačná stránka?!“ Nie, toto je realita.

Možno sa teraz hneváte a možno aj právom. Ak ale ešte čítate tieto riadky, tak buď už z vlastnej skúsenosti viete, že time management je super, alebo patríte do skupiny tých, ktorí ho budú vedieť zúžitkovať. Super! Prvý krok je chcieť.

Pre úplnosť ešte dodám, že time management využijú predovšetkým ľudia pracujúci duševne, hlavou, ďalej ľudia v kanceláriách, za počítačom, kreatívci, manažéri, organizátori, či ľudia s pestrou paletou aktivít. Za kasou v obchode či pri miešačke na stavbe to je s ním už o čosi menej úžasné. Samozrejme, nie vinou takýchto pracujúcich, ale skôr povahou samotného time managementu. Ale o tom neskôr.

OK, za pokus to stojí. Čo môžem urobiť už teraz?

Prejdime k tomu najlepšiemu – ako zaviesť time management do praxe. Teória je fajn, dobre sa pri nej zaspáva, ale my chceme akciu. Tak nech sa páči:

Praktický tip –  na úvod si vypnite počas práce zvonenia a vibrácie, alebo aspoň notifikácie na smartfóne. Ak ho nepotrebujete priamo k podávanému výkonu, nie je dôvod, aby boli zapnuté. Neverili by ste, koľko zbytočného rozptýlenia sa skrýva v smartfóne. Pracujete, pracujete, zrazu telefón zabzučí a vaša ruka po ňom automaticky siaha, ste v napätí, mozog uvoľňuje dopamín a robota stojí.

V 9 z 10 prípadoch pritom ide o zbytočné vyrušenie. Notifikácie zo sociálnych sietí, správy v messengri, alebo otravné appky. Nič, čo by nepočkalo do obeda. „Ále, veď taká malá prestávka nikomu neuškodí.“ vravíte si. Viete, koľko vám potrvá, kým sa opäť naplno začnete sústrediť na prerušenú činnosť? Podľa štúdie z University of California v priemere 23 minút a 15 sekúnd. Navyše, následná snaha dohnať zameškané preukázateľne zvyšuje stres a frustráciu.

Okrem toho, povedzme si úprimne, takáto „malá prestávka“ sa zvyčajne natiahne. Pozriete si jednu notifikáciu, potom ďalšiu a čo nevidieť si už bezmyšlienkovito čítate správy o výrube brazílskych pralesov, pozeráte fotky z dovolenky náhodných kolegov, alebo ste našli zaujímavý blog o time managemente. Robota stále stojí.

Ale, ale… ja ten smartfón potrebujem!

Ak patríte k malému percentu ľudí (čo je, rozumej, štatisticky veľmi nepravdepodobné), ktorí naozaj potrebujú byť stále v dosahu, zapnite si zvuky – alebo, ešte lepšie, jemné vibrovanie – iba na to najdôležitejšie. Spravidla na prichádzajúce hovory. Väčšine smartfónov sa pri telefonátoch rozsvieti displej, čiže možno nebudete potrebovať ani to vibrovanie.

Vy ostatní, vyskúšajte si na jeden deň v práci naozaj vypnúť všetky notifikácie a zvuky. Najlepšie urobíte, ak súkromný telefón počas práce dáte mimo dosah rúk, napríklad do šuflíka. Kontrolujte ho iba v stanovených intervaloch, napríklad každé dve hodiny. Ideálne možno až na obed. Uvidíte, že bez rozptýlení sa vám naozaj bude pracovať lepšie.

Z osobnej skúsenosti vám poviem, že odkedy som raz notifikácie vypol, už som ich nikdy naspäť nezapol. A o nič som neprišiel.

Jedným z kľúčov time managementu je totiž odstrániť rozptýlenia a rušenie. A smartfón, pánečku, ten je stelesnením oboch.

Čiže o čom je time management?

Na záver sa trochu vrátime k teórii. Všetky praktiky, ktoré v rámci time managementu využívame, totiž majú svoje rácio. Spravidla sú podložené buď výskumom, alebo preverené v dlhodobej praxi. Aj napriek tomu však nemôžeme povedať, že každý jeden tip bude 100% fungovať u každého jedného človeka. Ako som spomínal, nie je to exaktná veda s nespochybniteľnými zákonmi.

Time management je teda aj o tom, nájsť to, čo funguje pre nás. Kľúčová je pri tom najmä udržateľnosť. Nemá zmysel robiť niečo s odporom, nesmiernym premáhaním sa, alebo nepochopením. Ono to nevydrží. Nestane sa to zvykom. Skôr či neskôr skĺznete do starých koľají.

Jedným z nástrojov time managementu môže byť aj obyčajný zápisník. Ale nechcite vedieť, koľko času mi zabralo, kým sa táto fotka podarila. Tak sa to nerobí, do psej matere.

Ako zistiť, čo funguje práve u mňa? Skúšam, skúšam, skúšam.

Na druhej strane, v rámci time managementu existujú isté piliere, ktoré sú spoločné pre všetkých a okolo ktorých sa všetko točí.

Piliere time managementu

Plánovanie a segmentácia

  • plánovanie – hovorí sa, že cieľ bez plánu je iba želaním. Niečo pravdy na tom bude. A pravda je veru taká, že bez akéhokoľvek plánovania a prípravy sa úspech nedostaví. Ak počas pracovného dňa riešite veci ad hoc, nesystematicky, improvizačne, tak nie ste efektívni. Plánujte. Píšte si úlohy a zadania. Stanovujte deadliny. Brainstormujte. Dobrou správou je, že plánovanie vám dnes dokáže uľahčiť mnoho dostupných nástrojov – appky, plánovače, techniky.

  • prioritizácia – nestačí však vedieť iba to, ČO máte urobiť a KEDY. Vo svojich úlohách musíte vedieť prioritizovať. Nie každá má totiž rovnakú váhu a prínos. Naučte sa tieto veličiny odhadovať už vopred a prispôsobte tomu aj plánovanie. Niektoré úlohy sú dôležitejšie, než iné. Napríklad sú časovo ohraničené (deadliny, deadliny…), alebo ich chce váš nervózny šéf. Naučte sa rozlišovať, ktoré to sú. Ani s najlepším time managementom totiž nestihnete úplne všetko.

  • segmentácia – väčšina z nás je psychologicky kalibrovaná tak, že veľké úlohy a komplexné zadania v nás podvedome vyvolávajú nepríjemné pocity. Zdajú sa neuskutočniteľné, ohromujúce. Time management však učí aj to, ako tieto obrovské celky rozdeliť na menšie, stráviteľnejšie. Ako spoznať nielen cieľ (ČO treba urobiť, jednotlivé kroky), ale aj naplánovať cestu (AKO to urobiť a KEDY tak, aby sme to zvládli).

Sústredenie a zvyky

  • sústredenie a nerušenie – ak vás pri práci vkuse niečo, alebo niekto (Feri!) ruší, tak váš výkon nemôže byť optimálny. Toto nie je len fráza. Ľudský mozog je dnes bombardovaný stimulmi z každej strany. Preukázateľne tým trpí sústredenie a s ním ide dolu vodou aj produktivita. Čím viac dokážete svoju pozornosť upnúť na potrebnú vec, tým lepšie pre vašu prácu. A, to ste možno nevedeli, aj náladu. Vyrušenia pri práci sú takou pliagou, že som o nich napísal samostatný článok.

  • vybudovanie zvykov – prečítať si niečo o praktikách time managementu je fajn a ešte lepšie je ich aj zaviesť do vlastnej pracovnej praxe. A úplne najlepšie je, keď sa stanú zvykom a vy ich robíte automaticky. To chce čas. Vytrvalosť. Opakovanie. Pravdepodobne aj zopár nadávok. Ale tieto zvyky sú fajn, jeden z nich je napríklad robiť si prestávky v práci. To zvládnete, hm?

  • zbavenie sa zlozvykov – druhá strana mince. Po ceste za efektívnejšou prácou sa stretávame s mnohými prekážkami, z ktorých väčšinu si, žiaľ, pod nohy hádžeme sami. Medzi najčastejšie zlozvyky patria prokrastinácia, chronický multitasking a absencia akejkoľvek prípravy. Je toho naozaj dosť. Najčastejšie pracovné zlozvyky som zhrnul v ďalšom texte.

Techniky

Najzábavnejšou súčasťou time managementu sú, samozrejme, jednotlivé metódy. Majú krásne poetické názvy, napríklad technika pomodoro (pomodoro je v taliančine paradajka), či metóda eat the frog first – zjedz žabu. Ďalšie sú si zasa podobné, napríklad také 5-minútové pravidlo a jeho mladšia sesternica 2-minútové pravidlo.

Techniky time managementu opisujem v samostatnom článku – Time management – techniky a tipy. Tento text priebežne aktualizujem a postupne doň pridávam ďalšie užitočné metódy.

Kam ďalej?

Gratulujem, dočítali ste sa až sem. Vaše ďalšie kroky odporúčam viesť týmto smerom:

Našli ste v texte chybu? Máte otázku? Chcete sa len tak pohádať o nejakej časti (hádať sa na internete je pre time management obrovským prínosom, verte mi)? Napíšte mi na kontakt@pracujem.si a garantujem vám, že neostanete bez odpovede.