Time blocking je metóda časového manažmentu, ktorú údajne používa aj Elon Musk. Neodpustil som si a capol som ho rovno aj do nadpisu. Viem, viem, je to trochu bulvárne, ale každý máme slabšie chvíľky. Ak teda chcete dobýjať vesmír, kolonizovať sociálne siete a polarizovať spoločnosť, nebojte sa inšpirovať. Paradoxne, zdroje sa rozchádzajú v tom, či Musk túto metódu naozaj používa, alebo je to len mýtus. Ale späť k téme.
Metóda time blocking spočíva v delení nášho pracovného dňa na, nazvime to, kontextuálne či tematické segmenty. Ale Šimon, hovoríte mi teraz, pracovný deň už dávno je rozdelený na segmenty, volajú sa hodiny a minúty. Nuž, áno. Princíp time blockingu spočíva v tom, že tieto hodiny a minúty delíme na významovo prepojené celky. Nič nové pod slnkom, ale aj napriek tomu ide o šikovnú techniku time managementu.
Time blocking – obsah článku
Toto sú „kapitoly“ textu. Prejdite na tú, ktorá vás zaujíma, alebo čítajte zaradom:
- Čo to je time blocking?
- Ako ho používať?
- Príklady na použitie
- Výhody time blockingu
- Riziká time blockingu
Time blocking – čo to je?
Zasa raz teoretický úvod. Žiaľ, ani v roku 2023 sa ich nezbavíme. Pretože ako správny gavalier vás chcem nežne voviesť do tématiky a nie hneď penetrovať návodmi a faktami.
Čo to teda je ten time blocking?
Poznámka: rozmýšľal som nad uchopiteľným slovenským prekladom a keď som diskvalifikoval ohyzdné „časové blokovanie„, tak mi ostalo ešte ako-tak prijateľné spojenie „technika časových blokov„. Čím viac som sa naň pozeral, tým viac mi to pripomínalo názov akejsi staročínskej metódy akupunktúry a teda radšej ostaňme pri anglickom time blocking.
Veľa som už načrtol v úvode – princíp techniky spočíva v delení pracovného času na menšie úseky a následné vyplnenie úsekov činnosťami. V kmeňovom texte tohto webu – Time management techniky a tipy – som načrtol delenie nástrojov časového manažmentu do dvoch skupín: akčné a plánovacie. Time blocking patrí do druhej menovanej kategórie.
Predstavuje akúsi nadstavbu klasického to-do listu a skvelo si rozumie napríklad s metódou ABCDE, aj keď ich koordinácia chce trochu cviku. O tom viac nižšie.
Na anglofónnych internetoch sa môžete stretnúť aj s označením time boxing či time slotting, často ide o jednu a tú istú vec. Aj keď ak by som chcel byť puntičkárom, tak sú tam jemné rozdiely. Tie ale, v záujme jednoduchosti, nechajme na inokedy.
Čerešnička na záver: time blocking je, podľa všetkého, jednou z najstarších metód time managementu (aj keď to tak v dobách minulých asi nevolali) a používal ho aj Benjamin Franklin.
time blocking 18. storočia ala Benjamin Franklin (zdroj obrázku: Wikimedia Commons)
Time blocking – návod na použitie
Predtým, než prejdeme k samotnému návodu na použitie mi dovoľte jednu poznámku: existujú rôzne prístupy k time blockingu. Niekto delí svoj deň na 5-minútové segmenty (koloval mýtus, že aj Musk, ale ten ho vyvrátil na Twitteri), prevažuje však využívanie (pol)hodinových blokov. Druhý menovaný spôsob opíšem aj v tomto texte.
Postup na používanie time blockingu:
- majte pripravený svoj to-do list na daný deň (ideálne už so zadelenými prioritami – napr. pomocou ABCDE metódy),
- vezmite papier, digitálny či fyzický, a načrtnite naň časovú os dňa v hodinách, pričom každá hodina (napríklad od 08:00 do 09:00) tvorí jeden blok,
- každý blok „vyplňte“ činnosťou, alebo tematickým celkom, ak ide o náročnejšiu úlohu, môžete na ňu vyčleniť aj viacero blokov, prípadne nechajte bloky prázdne, alebo neúplné (predstavujú pauzu, rezervu)
- ideálne vyplňte celý deň, myslite aj na prestávky, obed, neplánované aktivity,
- v konkrétnom časovom bloku pracujte len na naplánovanej činnosti/úlohe,
- v prípade potreby buďte flexibilní.
Ľudský mozog lepšie pracuje s vizuálnymi vstupmi. Ináč povedané, lepšie raz vidieť, ako stokrát prečítať. Nižšie teda nájdete konkrétne príklady na použitie time blockingu aj s ukážkami.
Time blocking – príklady použitia
V duchu prístupu „cukor a bič“ vám najprv chcem ukázať, ako vyzerá bežný pracovný deň rádového pracanta. To je ten bič. Pekné farebné, ale chaos. Názorná ukážka:
Ale oslaďme to cukrom a použime time blocking. Hneď to vyzerá lepšie, však? Pozrite:
Time blocking vnáša do pracovného dňa štruktúru. Systém. Poriadok. Predstavte si, že idete skladať stoličku. Ak to robíte systematicky, postupujete podľa návodu krok za krokom, až kým prácu nedokončíte. Ak sa stolička následne pod vami nezrúti, gratulujem. Zvládli ste to.
A teraz si predstavte, že nepostupujete krok za krokom, ale ich poradie prehodíte, pomedzi to ešte odbehnete umyť riad, vyluštíte krížovku a napíšete milý, vecný a faktami podložený komentár na sociálnu sieť (hahaha). Zrejme to nebude fungovať, či?
Time blocking nie je o ničom inom, len o vnášaní systému do chaosu. Jeho sila tkvie jednak v radení aktivít do časových blokov, ale aj v ich zgrupovaní do zmysluplných celkov. Time blocking je využívanie návodu na poskladanie stoličky, ale v prenesenom význame je to návod na systematický pracovný deň.
K používaniu time blockingu potrebujete mať načrtnutú časovú os dňa s hodinami (príklad nájdete na obrázkoch vyššie) Niekto preferuje každý deň si ju nanovo nakresliť na papier (plne vám rozumiem, čaro používania pera a papiera v záplave digitálnych nástrojov si veľmi cením aj ja). Ak máte diár či plánovač, ktorý má každý deň rozdelený na hodinové bloky, polovicu práce už máte za sebou.
Tip: pri plánovaní myslite na pauzy a rezervy. Jednak kvôli psychohygiene ale aj z toho dôvodu, že môžu nastať neočakávané situácie. Na stôl priletí neočakávaná alebo urgentná úloha, ktorá má potenciál narušiť harmonogram. Pomocou rezervy ju dokážeme buď naplánovať (alebo posunúť kvôli nej iné úlohy), alebo rovno aj dokončiť, ak je to v našich silách.
Použitie s metódou ABCDE
Tieto dva nástroje time managementu dokážu spolu fungovať v krásnej symbióze. Oba sú plánovacie, oba predstavujú upgrade to-do listu. V tejto časti vám opíšem moje pozorovanie z praxe, netvrdím, že time blocking a metóda ABCDE budú v harmónii fungovať u každého. Prečítajte, zvážte a (ne)implementujte.
Ako na to?
- v prvom rade je potrebné mať spomínaný to-do list – zoznam všetkých úloh, ktoré ma v daný deň/týždeň čakajú. To je východiskový dokument,
- následne potrebujeme daným úlohám priradiť priority a metóda ABCDE je na to viac než stvorená,
- v tomto kroku už vieme, ktoré úlohy sú dôležitejšie, ktoré menej a ktoré vôbec (tie už v to-do liste nemajú čo robiť),
- do časovej osi (dňa rozdeleného na hodiny/polhodiny) vložíme tieto činnosti, pričom začneme od A-priorít, pokračujeme B-prioritami a podobne,
- odporúčam držať sa úrovni priorít a vždy najprv urobiť najdôležitejšie veci, ale nemusíte to brať ako zákon a časové bloky si môžete rozvrhnúť podľa vlastného uváženia.
Použitie s technikou pomodoro
Aj technika pomodoro si s time blockingom mimoriadne dobre rozumie. Keďže sama o sebe je postavená na segmentovaní času, stačí ju iba zasadiť do rámca celého dňa. Takto:
- opäť vychádzate zo svojho to-do listu, ideálne opäť už s určenými prioritami,
- do časovej osi dňa vložte jednotlivé pomodorá, pričom každé alokujete konkrétnej činnosti,
- nezabúdajte medzi jednotlivé produktívne bloky vložiť aj kratšie a dlhšie pauzy, ktoré sú pri technike pomodoro mimoriadne dôležité.
Toto sú len dva príklady na to, ako môžu techniky time managementu fungovať pri vzájomnom použití. A viete, čo je na tom najlepšie? Že majú nekonečný potenciál kombinácie a prispôsobiteľnosti. Skúšajte, experimentujte, nájdite svoju cestu. Odmenou vám bude vyššia produktivita a aj taký ten pocit zadosťučinenia.
Ak to teda po ceste nevzdáte, vtedy je vám odmenou figa borová.
Time blocking – výhody
1. Systematickosť
Práca bez systému je, inými slovami, chaos. Bez plánovania často skáčeme z činnosti na činnosť (spomeňte si na príklad vyššie) a to teda naozaj nie je dobré. Takýto chaos predstavuje vstupnú bránu pre rôzne pracovné neduhy – multitasking, neefektívnosť, stratu motivácie, predčasné vyčerpanie či starú známu prokrastináciu (ahoj!). Existujú rôzne spôsoby, ako do neusporiadanosti vniesť systém a time blocking je jedným z nich.
Pripomeňme si príklad s návodom na poskladanie stoličky. Ak freestylujeme, improvizujeme a postupujeme hala-bala, tak sme všetko, len nie efektívni. Áno, aj pri takomto chaotickom prístupe tú stoličku možno nakoniec poskladáme, ale zaberie nám to kvantum času a možno sa pod nami rozpadne hneď, ako na ňu uložíme našu zadnicu.
Time blocking = štruktúra. Náš mozog má rad rutiny a vzorce, jednoduchšie sa mu s nimi pracuje a učí. Spracúva ich pomocou takzvaných bazálnych ganglií, jadier sivej hmoty ponorených v bielej hmote. Ani ja so stopercentnou istotou nemôžem povedať, čo polovica predošlej vety znamená, ale je to podložené vedou a tej som veľký fanúšik.
2. Podporuje sústredenie
Pri time blockingu alokujeme každému časovému bloku konkrétnu činnosť, alebo sériu činností (ideálne významovo prepojených). V danej hodine (polhodine, štvrťhodine…) sa venujeme iba tejto úlohe. To je predpokladom toho, aby celý systém fungoval. Neskákať z činnosti na činnosť podľa ľubovôle. Zároveň ide aj o tréning koncentrácie.
Ak totiž vyvíjame úmyselnú, cielenú snahu na vykonávanie konkrétnej činnosti, učíme sa ignorovať rozptýlenia, odolávať multitaskingu a tým posilňujeme sústredenie. A práve ono je pri práci mimoriadne dôležité. Ak totiž pri vykonávaní nejakej činnosti rozmýšľate nad tým, čo budete robiť na večeru, alebo vo svojej hlave práve vyhrávate imaginárnu hádku so šéfom, tak ste efektívni len tak na pol plynu. A možno aj menej.
3. Doping pre produktivitu
Každý z nás má, z času na čas, úlohy, ktoré síce nemajú žiadnu pridanú hodnotu, ale vieme, že ich vykonať musíme. Veľmi často do tejto kategórie spadajú rôzne telefonáty, kontrola mailov, drobné administratívne úkony a podobne. Žiaľ, zbaviť sa ich nie je vždy možné, ale to neznamená, že tento systém nemôžeme heknúť.
S pomocou time blockingu totiž môžeme tieto neproduktívne aktivity zgrupovať a vyčleniť im konkrétny časový úsek dňa. Napríklad jednu hodinu, medzi 13:00 a 14:00, alokujte na maily, telefonáty, klikačky a podobné otravy. Zvyšok venujte produktívnym činnostiam.
Najviac vám to myslí doobeda? Nablokujte tam všetky úlohy, pri ktorých musíte byť kreatívni, analytickí a neviem akí ešte. Tým, že time blocking je pripsôsobiteľný (VY si plánujete časové bloky), viete vyťažiť maximum zo svojej produktivity.
4. Je prispôsobiteľný
Keď už sme pri tej prispôsobiteľnosti, time blocking je mimoriadne flexibilný. Spomenul som, že hodinové či polhodinové bloky bývajú najčastejšie aplikované, ale nie ste nimi viazaní. Dajte to na Muska a rozbite si deň do 5-minútových intervalov (veľa šťastia). Alebo vám viac voňajú 15-minútovky? Prípadne 25-minútové úseky na štýl techniky pomodoro? Bez problémov, hracie pole je vaše, pravidlá určujete vy.
Flexibilitu time blockingu vidieť aj v prípadoch, kedy sme nútení úlohy škrtať, meniť, presúvať (pozri prvý bod ďalšej časti článku). Nevnímajte svoj rozvrh ako nedotknuteľné, sväté písmo. Úlohy prichádzajú, úlohy odchádzajú. Meňte svoj herný plán v závislosti od okolností.
Time blocking – riziká
1. Viazne na zlom časovom odhade
My, ľudia, sme spravidla katastrofálni v odhadovaní času. Veď to poznáte: „Kolega, môžem ťa vyrušiť na minútku?“ a pol hodina fuč. Rovnaké medzery máme, z času na čas, aj pri odhadovaní toho, koľko času nám zaberie nejaká činnosť. Naplánujeme úlohu na jednu hodinu, pretože pevne veríme, že tých 60 minút bude na jej dokončenie až-až. Potom príde realita a zabijeme ňou celé doobedie. Česť výnimkám.
Nuž a keďže time blocking je postavený na udržiavaní systému, môže tu vzniknúť problém. Stačí, že dvom úlohám pridelíme neadekvátnu časovú dotáciu a BUM, celé to spadne ako domček z karát. Rozhádže nám to celý rozvrh. Posúvame veci, škrtáme. Sme nervózni. Nadávame. Nemá time management vniesť do práce pokoj a pokoru?
S týmto viete bojovať tak, že si úlohy naplánujete na o čosi dlhší časový úsek, hoci aj o 15-20 minút. Nechajte tam rezervu. Ak vám zvýši čas, pustite sa do ďalšej úlohy skôr, alebo si doprajte pauzu.
Dobrou správou je, že time blocking je, ako som už uviedol, flexibilný. Ak nastane situácia, pri ktorej musíme v rozvrhu robiť rošády, nie je to až taký problém. Jednoducho popresúvame časové bloky, aby sme zohľadnili vzniknuté omeškanie či komplikácie. Áno, je to možno otravné a zabijeme tým ďalšie minúty, ale čo už. Navyše, čím častejšie time blocking používame, tým lepší sme v odhadovaní času (ale dokonalí nebudeme nikdy, sorry).
2. Otrokom vlastného plánovania
Patrím medzi ľudí, ktorí nemajú naplánovanú každu minútu svojho pracovného dňa. A už vôbec nie osobného. Nechcem byť otrokom vlastného plánovania. Život (a práca) sú aj o spontánnosti, improvizácii, prekvapeniach, flexibilite. Ak máme do minúty nablokovaný pracovný deň, čím sme odlišní od počítača, ktorý nasleduje nejaký algoritmus? Nuž minimálne tým, že sme tisíckrát pomalší a oveľa náchylnejší na výkyvy nálad. Nikomu nezaškodí, ak má v pláne dňa nejaké hluché či prázdne miesta (Elon Musk by nesúhlasil, ale nech si založí vlastný blog).
Pri pedantnom plánovaní, až chorobnom perfekcionizme, totiž ľahko mizne spontánna radosť z niektorých aktivít. Navyše neočakávané udalosti a nepoznaný kontext dokážu plány veľmi rýchlo zmeniť (najmä ak máte šéfa). A potom opäť systém padá. Zhoršuje sa nálada. A tak ďalej, a tak ďalej.
Aj to je dôvod, prečo odporúčam pri time blockingu používať rezervy. Ťažte z jeho flexibility.
Kam ďalej?
Do svojich časových blokov si nezabudnite dať aj čas na vzdelávanie a osobný rozvoj! A potom klikajte tu:
- Time management techniky – tu sú opísané všetky,
- Time management techniky v bezplatnom e-booku,
- Pracovné zlozvyky – keď už som ich spomenul,
- Ako bojovať s vyrušeniami pri práci?,
- lajknite aj pracujem.si na Facebooku.
Našli ste v texte chybu? Máte otázku? Chcete sa len tak pohádať o nejakej časti (hádať sa na internete je pre time management obrovským prínosom, verte mi)? Napíšte mi na kontakt@pracujem.si a garantujem vám, že neostanete bez odpovede.