Prokrastinácia – zajtra, zajtra, len nie dnes

Prokrastinácia.

Odpáľme tento článok definíciou z Wikipédie, pretože ma mimoriadne pobavila: prokrastinácia (z latinského pro crastinus – na zajtrajšok) je označenie pre chorobné odkladanie dôležitých úloh na neskôr (na zajtra). Treba však podotknúť, že ide o psychickú záležitosť, na rozdiel od lenivosti, ktorá je fyzická (zdroj: sk.wikipedia.org, september 2022).

Tu by som mohol text ukončiť, pretože v tejto priam až doktorskej definícii je skryté všetko podstatné. Ale ja rád píšem a vy radi čítate. Poďme si teda povedať, čo to tá prokrastinácia je a prečo je jedným z úhlavných nepriateľov efektívneho pracovného dňa.

Upozornenie: tento text obsahuje veľa nekodifikovaných a zbastardených výrazov, všetkým mojim slovenčinárkam patrí: sorry!

Prokrastinácia je jav, resp. činnosť, alebo skôr vedomá nečinnosť, či, zaklincujme to, vedomá neproduktivita. Jednoducho povedané, keď prokrastinujeme, tak nerobíme to, čo by sme mali. Tu trochu odbočím od Wikipédie, pretože prokrastinácia, to nie je iba odkladanie činnosti na zajtra, to je aj ich bohapusté ignorovanie na úkor neproduktívnych nezmyslov a činností s nižšou prioritou.

Prokrastinácia – obsah článku

Kliknite na tému,  ktorá vás zaujíma, alebo si prečítajte celý text. Verím, že si niečo odnesiete pri jednom aj druhom spôsobe.

1. Čo je to prokrastinácia a ako vyzerá?
2. Prečo prokrastinujeme?
3. Prečo je prokrastinácia nebezpečná?
4. Ako bojovať s prokrastináciou?

Ako vyzerá prokrastinácia v praxi?

Modelová situácia: sedíme v práci, pred nami je úloha, do ktorej sa nám fakt, ale že naozaj nechce. Vieme, že je potrebné ju urobiť, ale nie je chuť, nie je vôľa. Tak chytíme do rúk mobil. Iba prihlúplo tancujeme palcom po displeji, možno ani nevnímame obsah. Alebo opäť skontrolujeme maily, aj keď sme to urobili 30 sekúnd dozadu. Prípadne akútne potrebujeme tú A4-ku na stole zarovnať tak, že aj Adrian Monk by uznanlivo kýval hlavou.

Alebo urobíme všetky tieto činnosti za sebou a ešte aj každému kolegovi pripravíme kávu. Žiadna z týchto aktivít nich nie je vo finále produktívna. Tá jediná podstatná úloha, ten bubák v pozadí, si na nás ale počká.

Súhlasím s tým, že prokrastinácia nie je lenivosť. Keď je človek lenivý, tak je apatický, do ničoho sa mu nechce a spravidla teda nič nerobí. Prokrastinácia má ale zvyčajne formu konkrétnej činnosti, resp. súboru činností. Problém je ale v tom, že nejde o tie činnosti, ktoré by sme v danej chvíli mali robiť. Napríklad príprava nudnej ale nevyhnutnej tabuľky, ktorú sme už sedemkrát odložili. Prípadne report pre šéfa, alebo hoci upratovanie v domácnosti.

Prokrastinácia drží človeka v takzvanej komfortnej zóne. Činnosti, ktorým sa kvôli nej venujeme, nie sú nepríjemné. Ale zároveň nás nikam neposúvajú – kariérne ani osobnostne (viac nižšie).

Prokrastinácia – prečo to vlastne robíme?

Lebo na Slovensku je už všetko hotové.

Príčin prokrastinácie nie je až tak veľa. Tou hlavnou je spravidla akútny deficit motivácie vykonať danú úlohu a to preto, lebo je: nudná, zdĺhavá, monotónna, nanútená, nejasne zadefinovaná, zle naplánovaná, nevidíme jej zmysel a prínos, je nepríjemná a podobne. Jednoducho chceme robiť všetko, len nie túto činnosť.

A tak ju nerobíme. Radšej sa venujeme všetkým ostatným mikroúlohám vo svojom diári, ktoré však, žiaľ, mohli počkať do ďalšieho týždňa. A tu vzniká problém. Pretože chronická prokrastinácia zvyčajne vedie k tomu, že zanedbávaná úloha sa „zrazu“ stane urgentnou (horiaci deadline). A valí sa lavína – stres, zhon, frustrácia, neefektívna práca. Celé to môžeme zabaliť do vreca s nápisom: zlý time management.

Vnímam ešte jednu príčinu prokrastinácie. Psychologickú. Netýka sa priamo povahy práce či úlohy, nie je dôsledkom zlého time managementu. Vychádza z dlhodobo neadekvátneho duševného rozpoloženia. Depresie, úzkosti, vyhorenie, chronický stres, smútok – všetko rozpoloženia, pri ktorých je prokrastinácia v práci (ale aj v osobnom živote) jedným zo symptómov. Z vlastných skúseností hovorím, že tu je potrebné riešiť koreňovú príčinu. Urgentne a s pomocou odborníka.

Predpokladajme však, že my prokrastinujeme z prvej menovanej príčiny. Jednoducho sa nevieme dokopať urobiť potrebné úlohy včas a kvalitne, radšej dáme meno každému kvetináču na chodbe a sedemnásťkrát si skontrolujeme e-mail.

Poďme to riešiť.

Prečo je prokrastinácia nebezpečná?

Ale ešte predtým si povedzme, prečo je vlastne prokrastinácia nebezpečná. Veď trochu toho blbnutia na telefóne a obsesívno-kompulzívny vzťah s Outlookom nemusia byť hneď problémom. A práve v podceňovaní nepriateľa je kameň úrazu. Už pri drobných náznakoch prokrastinácie by sa u nás mala rozblikať kontrolka. Pretože tie časom získajú chronický charakter a čo nevidieť čelíme týmto problémom.

1. Znižuje efektivitu práce

Prokrastinácia môže vzbudiť dojem falošnej produktivity. V istej podobe totiž zahŕňa vykonávanie pracovných činností: kontrola mailov, odpisovanie na správy, upratovanie stola, bežná denná operatíva, drobné úlohy a podobne. Problém spočíva v tom, že nie tých, ktoré je aktuálne potrebné robiť. Nadávame tomu „štruktúrovaná, resp. produktívna prokrastinácia“. Existujú jej zástancovia, ja k nim nepatrím. Prokrastinácia v akejkoľvek podobe je podľa mňa problémom.

Nech sa na ňu totiž pozeráme akokoľvek, iba oddiaľuje cieľ = dokončenú prioritnú úlohu. Skôr či neskôr sa k jej vykonaniu dostaneme, spravidla ale až vtedy, keď vznikne tlak. Zo strany horiacich termínov, nahnevaného šéfa, rizika straty zákazky. Niektoré veci je fajn odďaľovať – smrť, daňovú kontrolu, orgazmus pri prvej frajerke. Prácu ale nie, pretože nás živí.

2. Dostane nás do začarovaného kruhu

Joseph Ferrari z DePaul University v Chicagu prišiel so zaujímavou teóriou, ktorú nazval vskutku veselo: prokrastinačná slučka skazy (z angl. procrastination doom loop). A, pánečku, trafil klinec po hlavičke. Na začiatku totiž často odložíme úlohu preto, lebo nie sme správne naladení. Povieme si: urobím to neskôr! Postupne však začneme cítiť pocit viny kvôli neproduktivite a rozmýšľame, že už by sme sa do úlohy aj pustili. Avšak tieto negatívne pocity – to nie je správna nálada! Urobím to neskôr…

Znie vám to povedome? Áno, pri prokrastinácii akoby nikdy nebol ten správny čas. Spadnúť do tohto začarovaného kruhu je často smrteľná rana krátkodobej produktivite. Našťastie, je možné sa zo slučky skazy dostať. O tom ale viac v ďalšej časti textu.

slučka skazy (autor myšlienky J. Ferrari, autor grafiky Š. Briatka)

3. Zbytočne nám spôsobuje stres

Odďaľovaním toho, čo skôr či neskôr musíme vykonať, si do svojho života zbytočne púšťame stres. Tieto úlohy a aktivity totiž zvyčajne na sebe majú nalepený nejaký deadline. A my prokrastinujeme, prokrastinujeme, čas uteká. Zrazu je deň do odovzdania a my sa do nechcenej úlohy konečne pustíme, ale už so značnou dávkou stresu a často aj frustrácie. Vôbec však pritom nemusíme čakať do deadlinu.

Naše podvedomie je totiž z času na čas riadna sviňa. Odložené a nevykonané úlohy si ukladáme na svoj mentálny harddisk, aj keď skryté v pätnástich priečinkoch a podpriečinkoch. Niekde tam však sú a to u nás vyvoláva podvedomý stres. Môže mať podobu pocitu viny (pozri slučku skazy vyššie), nespokojnosti, frustrácie, ťažko uchopiteľného tlaku. No skrátka – nič príjemné. Načo si hádzať polená pod nohy?

4. Brzdí náš potenciál

Predstava kariérneho a osobného rastu je pre pracujúceho človeka jedným z najsilnejších motivačných faktorov. Aby sme však dosahovali méty, musíme podávať konzistentne kvalitné výkony a prekonávať výzvy. Je to beh na dlhú trať (ak práve nemáte tetku na riaditeľskej pozícii, lebo nepotizmus je „elegantná“ skratka). A prokrastinácia je v tomto prípade železnou guľou na našom členku.

Pretože ak neustále odkladáme dôležité úlohy, robíme ich na poslednú chvíľu (a tento zhon spravidla znižuje aj kvalitu výkonu), nevzbudzujeme tým dojem spoľahlivosti. Dôvera kolegov, či už nadriadených alebo podriadených, je prerekvizitou ku kariérnemu postupu. Ale brzdíme aj svoj osobný potenciál. K zlepšeniu totiž dochádza iba mimo našej komfortnej zóny. A prokrastinácia nás magneticky drží priamo v nej.

5. Znižuje nám kvalitu života a ohrozuje zdravie

Tak ako multitasking, aj prokrastinácia môže presiahnuť rámec práce a znížiť celkovú kvalitu nášho života. Sú to škaredí súrodenci a často pôsobia súčasne. Už som spomenul, že prokrastinácia zvyšuje stres. No a stres je prvou kockou padajúceho domina. Ak je chronický, vedie ku množstvu zdravotných problémov: oslabeniu imunity, bolestiam hlavy, tráviacim ťažkostiam, kardiovaskulárnym komplikáciám, vysokému krvnému tlaku a tak ďalej.

Vedci z University of Quebec preukázali priame prepojenie medzi prokrastináciou a oslabeným zdravím. Keď k tomu pripojíme zníženie produktivity, spomalenie osobného a pracovného rastu, zhoršenie výsledkov – je toho dosť na to, aby človek spozornel.

Nepriateľa poznáme – je čas s ním začať bojovať.

Prokrastinácia – čo proti nej funguje? 7 tipov

1. Pristihnite sa

Ak ste čítali môj článok o multitaskingu, tak môžete mať pocit deja vú. Rovnaká rada totiž funguje aj proti nemu. Žiaľ, keď sa prokrastinácia stane chronickou, často sme v jej zajatí a ani si to neuvedomujeme. Skrátka – prokrastinujeme automaticky. Už podvedome sme nastavení na to, že prioritné úlohy odsúvame a robíme aktuálne nedôležité činnosti. Dôležité je sa pri tom pristihnúť.

Akonáhle si uvedomíme, že prokrastinujeme, môžeme urobiť vedomý krok k zaradeniu spiatočky. Normálne si surovo v hlavne povedzte: „Do p!#e, ja to zase robím!“. A vynaložte sústredenú snahu na zastavenie. Áno, áno, to sa jednoduchšie povie, než urobí. Pomôžu však ďalšie rady.

2. Majte plán – červené tlačidlo

OK, pristihli sme sa pri prokrastinovaní, čo teraz? Najbližší krok je rozdielom medzi úspechom a neúspechom. Je preto dôležité dať si záležať na tom, aby sme okamžite vedeli, čo urobiť. V praxi to znamená prepnúť sa do produktívneho režimu a pustiť sa do odkladanej práce – ja to nazývam stlačiť červené tlačidlo (doslova po ňom tresnúť). Hm, ale čo to dopekla je?

Pre každého niečo iné. Dôležité však je červené tlačidlo stlačiť vždy, keď sa pristihnete pri prokrastinácii (alebo multitaskingu). Vždy na tento zlozvyk zareagujte osvedčenou metódou, produktívnym protiútokom. V ďalších dvoch tipoch ponúkam konkrétne odporúčania, čo môžete urobiť svojím červeným tlačidlom. Skúšajte dovtedy, kým nenájdete to svoje.

3. Vyskúšajte techniku 5-minútové pravidlo

Jedným z najakčnejších spôsobov, akými bojovať proti prokrastinácii, je technika five minute miracle (v preklade 5-minútový zázrak, v skratke FMM, alebo aj 5-minútové pravidlo). Funguje tak, že sami seba sa opýtate: „Čo môžem urobiť v priebehu piatich minút, aby som bol bližšie k dokončeniu tejto (hnusnej, odkladanej) úlohy?“. A následne to aj urobíte. Čaro tejto techniky je v jej jednoduchosti a v tom, že vychádza z jedného z kľúčových pilierov, na ktorých stojí time management – segmentácia práce.

Keď totiž z veľkej úlohy odhryznete malé sústo, razom je o niečo zvládnuteľnejšia. Segmentovať projekty/činnosti/zadania na menšie úseky je kľúčom k oklamaniu vlastnej nechuti do práce. Zabehnúť 20 metrov je jednoduchšie, než zvládnuť maratón. Navyše FMM je akýmsi prísľubom pre náš preprokrastinovaný mozog, že činnosť potrvá „iba“ 5 minút. Psychológ by povedal, že je to kognitívno-behaviorálne… niečo. Čo ja viem?

Najkrajšie na tom je, že väčšina ľudí sa nezastaví pri tých 5-ich minútach. Tým, že na veľkej úlohe začneme pracovať, prekonáme významnú psychologickú bariéru a potenciálne sa rozbehneme. Samozrejme, nie vždy. Ale čím častejšie budeme FMM praktizovať, tým vyššia je pravdepodobnosť.

O technike 5-minútové pravidlo som napísal samostatný článok.

4. Vyskúšajte techniku pomodoro

Technika pomodoro (kliknite a prečítajte si článok o nej, je super – článok aj technika) je väčšia a sofistikovanejšia sestra FMM. Jej funkčný princíp opäť stojí na tom, že prácu segmentujeme. Tentokrát na 25-minútové úseky, medzi ktorými je 5 minútová pauza. Pomodoro technika apeluje presne na tie isté psychologické pudy, ako five minute miracle – robí veľkú úlohu menšou tým, že ju rozdelí na znesiteľné časti a zároveň je presne časovo vymedzená.

Obe tieto techniky sa môžu stať vaším červeným tlačidlom. Čo je však ešte lepšie je skutočnosť, že si ich môžete prispôsobiť podľa seba. Každý máme vlastné pracovné tempo a inú zotrvačnosť motivácie. Rozseknite si úlohu na také úseky, ktoré vyhovujú vám. Možno sa stanete autorom novej techniky a napíšem článok aj o vás.

takto funguje technika pomodoro (autor grafiky: Š. Briatka)

5. Naučte sa zjesť svoju žabu hneď zrána

Čo do…?

Nie, toto nie je žiadna ritualistická technika z vietnamského pralesa, vďaka ktorej v sebe objavíte produktívneho Supermana. Nemusíte jesť žiadnych skutočných obojživelníkov. Žabou v tomto prenesenom význame je tá najväčšia, prípadne najzložitejšia či najodpornejšia pracovná úloha, ktorá vás v daný deň čaká. Áno, presne tá, pri ktorej máte najväčšiu pravdepodobnosť prokrastinovať. Ako si s ňou poradiť čo najefektívnejšie? Pustiť sa do nej (=zjesť žabu) hneď zrána.

Táto technika time managementu sa v angličtine volá eat the frog first. Teda v doslovnom preklade – najprv zjedzte svoju žabu. Logika za ňou je tá, že na začiatku pracovného dňa máme najviac síl, sme svieži a ešte nám (hádam) nič nepokazilo náladu. Už ťažko budú lepšie podmienky na zvládanie veľkých výziev. Tým, že využijeme tento produktívny kontext, výrazne zvyšujeme šancu na úspešné dokončenie danej úlohy. A znižujeme šancu, že kvôli nej budeme prokrastinovať.

O technike eat the frog som tiež napísal samostatný článok – Technika eat the frog – zjedzte svoju žabu!.

6. Nech prokrastinácia ani nezačne

Odbočme od červených tlačidiel a vráťme sa na začiatok. Dokonca ešte o niečo skôr, vráťme sa do momentu predtým, než začneme prokrastinovať. Tento nepriateľ je totiž vynaliezavý a vie perfektne využiť naše slabosti a všetky zbrane, ktoré mu ponúkneme. Preložené do reči praktickej – čím viac sa obklopujeme potenciálnymi rozptýleniami, tým vyššia šanca je, že začneme prokrastinovať.

Vypnite si počas práce zvonenia a vibrácie na telefóne a dajte ho do šuflíka. Vymažte z počítača všetky nepotrebné aplikácie, v ktorých iba strácate čas. Upracte si stôl. Maily/Slack/čet kontrolujte iba v presne stanovených časoch dňa. Majte otvorené iba tie záložky a okná, s ktorými aktuálne pracujete. Ak nepotrebujete v danej chvíli dva monitory, jeden vypnite. A tak ďalej.

7. Plánujte

Toto je asi najzásadnejší spôsob, akým môžete bojovať proti prokrastinácii z dlhodobého hľadiska. Ak totiž máte presný plán, či už na celý deň, alebo aspoň viete, čo sú vaše priority, je väčšia šanca, že ich dodržíte. Naopak, ak idete ad hoc, improvizujete a nemáte systém, zvyčajne skĺznete ku prokrastinácii. Nehovoriac o tom, že vaša práca je bez plánu neefektívna.

Plánovanie je však kapitolou samou o sebe. Existuje kvantum spôsobov, ako k nemu pristupovať. Ide o robustnejšiu problematiku, ktorej sa budem venovať hneď v sérii článkov. Prvá časť má názov: Plánovanie I – čo to je a preco je v práci dôležité?.

Kam ďalej?

Ak ste si tento text prečítali namiesto práce, gratulujem. Určite už viete, čo to je prokrastinácia. Neprestávajte:

• zistite, ako vám time management pomôže s ňou bojovať,
• spoznajte aj riziká multitaskingu,
• pustite sa do spomínanej série o plánovaní,
• začnite odoberať pracujem.si na Facebooku, je idéalny na obedné prestávky.

Našli ste v texte chybu? Máte otázku? Chcete sa len tak pohádať o nejakej časti (hádať sa na internete je pre time management obrovským prínosom, verte mi)? Napíšte mi na kontakt@pracujem.si a garantujem vám, že neostanete bez odpovede.