Pravidlo čistého stola je, podľa istých zlých jazykov, sprisahaním zákernej lobby firemných upratovačiek. Veď viete, aby mali menej práce pri utieraní prachu. A možno je to vlastne pravidlo zdravého rozumu. Veď poriadok na stole je nielen esteticky príťažlivejší, ale preukázateľne pozitívne vplýva na našu náladu a produktivitu.
Osobný príbeh: vždy som si zakladal čistom stole. Čo na ňom v danom momente nebolo potrebné, tak tam nebolo vôbec. Do firmy, kde som pracoval ako zamestnanec, prišiel v prvej polovici roka 2022 na jednu z prvých návštev externý konzultant v oblasti lean managementu.
Pochválil mi vzorný stôl. Ego mi narástlo až tak, že možno by som ním strhol trolejové vedenie po ceste domov a kopol by ma prúd, avšak potom ma pán konzultant poprosil, či by som mu ukázal zásuvky. Pri pohľade na abstraktne porozhadzované papiere a voľne pohodené slnečnicové semiačka vzal pochvalu späť.
Poučenie? Keď upracete na stole, nevynechajte zásuvky.
Pravidlo čistého stola – obsah
Preskočte na kapitolu, ktorá vás zaujíma, alebo čítajte zaradom (odporúčam):
Pravidlo čistého stola – ako na to?
Pravidlo čistého stola je mimoriadne jednoduché na zavedenie do praxe. A zároveň pri ňom určite budete čeliť dilemám:
- čo s týmito papiermi, ktoré možno ešte budem potrebovať?,
- nechať na ňom predmety sentimentálnej hodnoty?,
je táto tri dni stará čína ešte jedlá?.
Na niektoré z nich vám pomôžem odpovedať, ale isté kúsky skladačky budete musieť nájsť sami. Ak ste niekedy v živote upratovali, výborne. Máte dobrý základ.
Pravidlo čistého stola viete aplikovať ako v kancelárii, tak doma, v podmienkach home-office. Odporúčam využívať ho jednoducho všade, kde potrebujete byť produktívni.
Poznámka: ak ste so svojim stolom spokojní, alebo na ňom poriadok už máte, môžete rovno preskočiť na výhody. Ale nezaškodí aspoň si preletieť kroky, možno nájdete inšpiráciu.
Postup
Poďme na to:
- na úvod odporúčam urobiť si fotografiu stolu v pôvodnom stave, jednak pre archívne účely, aby ste si mohli pripomenúť, ako to NEmá vyzerať a zároveň aj preto, ak by ste náhodou pri upratovaní niečo zapotrošili, aby ste vedeli, či to na stole vôbec bolo,
- všetko, čo na stole máte, z neho presuňte niekde na kopu (možno na kolegov stôl?) a myslím tým naozaj všetko, čo tam nie je nejakým spôsobom pripevnené, alebo nie je nevyhnutné k práci (nech ostanú monitor, klávesnica, myš, káblový telefón, využívaná stolová lampa a podobne),
- to isté urobte so zásuvkami a ak máte poličky, tak aj tam – najlepšie je totiž začať od samého začiatku a vdýchnuť pracovisku systém celoplošne a od nuly,
- ak tak nerobíte pravidelne, alebo to nemá na starosti pani upratovačka, tak utrite prach zo všetkých plôch,
- každý predmet z kopy prideľte do jednej z troch skupín:
-
- A. ponechať na stole – odporúčam tu priradiť iba predmety, ktoré používate denne a nanajvýš 1 dekoráciu (rastliny, sošky) + najviac 1 predmet sentimentálnej hodnoty (spravidla fotografie – blízkych, domáceho miláčika, Gustáva Husáka).
- B. archivovať/na neskôr – tieto predmety patria ideálne do zásuviek, šanónov a podobne, ide spravidla o rôzne písomnosti, ktoré niekedy môžete potrebovať a kancelárske potreby; buďte však nekompromisní a ak ste niečo nepoužili už mesiace, zvyčajne to môžete s čistým svedomím vyhodiť – výnimkou sú rôzne zmluvy, zložky a veci (pracovno)právneho charakteru, tie však patria do zakladačov.
- C. vyhodiť/darovať – všetko ostatné, teda rôzne letáky, obaly, nepotrebné papiere, káble, nepoužívané USBčká, lepky, nefungujúce písacie potreby, zvyšky jedál, biologický odpad a podobne.
-
- veci z prvej skupiny vráťte na stôl,
- veci z druhej skupiny poctivo a usporiadane založte,
- veci z tretej skupiny bez ľútosti vyhoďte, alebo darujte, resp. odovzdajte niekomu, kto ich využije/potrebuje/zarchivuje.
Odporúčam držať sa pri celom procese tradície minimalizmu a mantry: MENEJ JE VŽDY VIAC.
Ešte zopár poznámok
Takto to robím ja. Niečo sa vám nepáči, zmenili by ste to? Smelo do toho. S výsledkom by ste mali byť spokojní predovšetkým vy sami. Ale ten poriadok si na stole urobte.
Možno sa tiež pýtate, prečo iba jeden dekoračný predmet a jeden sentimentálny? Toto sú čísla, ktoré osobne považujem ešte za prijateľné. Nikto ale netvrdí, že tam toho nemôžete mať viac či menej. Pozor však, aby sa z vášho pracovného stola nestal pult ako na blšom trhu.
Okrem iného, napríklad taká Marie Kondo, upratovaco-organizačná superstar z Japonska (môžete ju poznať z netflixovej show – Tidying up with Marie Kondo), odporúča mať na svojom home-office stole iba jeden predmet prinášajúci radosť.
Marie zazrela priemerný slovenský pracovný stôl (zdroj obrázka: Wikimedia Commons)
.jpg){kind=link}
Čo sa týka odkladania vecí do zásuviek, šanónov, zakladačov či na poličky: používajte zdravý rozum a podľa možnosti aj nejaký systém. Napríklad prvá zásuvka je na kancelárske potreby a „šmiráky“. Druhá na zbierky zákonov, literatúru, zmluvy, zložky, ktoré potrebujete často, ale možno nie každý deň. Tretia na rýchle občerstvenie a hygienické potreby. To isté na poličkách a v skrinkách – každému zakladaču, pomôcke či nástroju priraďte pevne stanovené, vlastné miesto.
Na stole môžete mať, samozrejme, dočasne predmety, s ktorými aktuálne pracujete. Ale akonáhle ten šanón už nepotrebujete, šup s ním naspäť na určené miesto.
Pravidlo čistého stola – výhody
Prejdime k dôvodom, prečo vlastne podstupujeme toto mučenie.
1. Estetická príťažlivosť
Poriadok na stole je sexy. Možno nie až tak, ako niektoré krátkometrážne klipy pre dospelých, ale estetickosť mu nemožno uprieť. Stôl zaprataný haraburdami (žiaľ, taký je asi každý druhý-tretí na Slovensku) je ako päsť na oko. Kadejaké papiere, šálky s nedopitou kávou, farebné lepky (bez farebných lepiek to nejde), náhodné káble, polofunkčné kancelárske potreby – to je klasika.
Áno, jasné, rozumiem – určite to všetko budete potrebovať. A nepochybne viete, kde čo je, nemáte v tom chaos. Alebo tomu aspoň veríte.
Ale ide o to, že poriadok na stole nie je len vo vašom zornom poli. Ak pracujete v kolektíve, alebo mávate návštevy, tak tento bordel vidí každý. Pôsobí to nereprezentatívne. Verte mi, ľudia si to všímajú. Štúdia z University of Michigan z roku 2018 ukázala, že o kolegoch so zapratanými stolmi si myslíme, že sú neurotickí, neprístupní a majú ďalšie nežiadúce charakteristiky.
A nemyslite si, že keď pracujete z domu, môžete mať na stole neporiadok. Ja to vidím a súdim vás.
2. Lepšia nálada a menej stresu
Hovorí vám niečo hygge? Toto slovo z dánčiny môžeme voľne preložiť ako „cítiť sa dobre“. Nejde však iba o výraz s pekným sentimentom, ale o celú koncepciu, filozofiu fungovania, či dokonca životný štýl. Dôraz je pri ňom kladený na dizajn a estetiku prostredia, v ktorom fungujeme, pričom jedným z pilierov je často minimalizmus.
Škandinávske krajiny (najmä spomínaní Dáni) si v duchu hygge zariaďujú svoje domovy a pracoviská a viete čo? Všetkých 5, ktoré k nim radíme, teda Dánsko, Fínsko, Nórsko, Švédsko + Island, je dlhodobo v TOP 10 najšťastnejších krajín (strana 19 v nalinkovanom .pdf súbore).
Ako to súvisí s poriadkom na stole?
Hygge nám skrátka hovorí, že prostredie, v ktorom dlhodobo fungujeme, má na našu náladu a komfort zásadný vplyv. A ak si ho prispôsobíme, môžeme sa v ňom cítiť dobre. Viacero štúdií preukázalo, že neporiadok na stole môže zvyšovať pocity úzkosti, stres, zhoršovať náladu, vzťahy s okolím, dokonca aj stravovacie návyky.
Skúste si svoj pracovný stôl upratať v minimalistickom, no praktickom duchu hygge.
3. Vyššia produktivita
Bez stresu, bordelu a v dobrej atmosfére je človek produktívnejší, o tom snáď netreba nikoho presviedčať. Ale čistý stôl je oveľa prínosnejší – pomáha nám tiež lepšie sa sústrediť a znižovať kognitívnu únavu.
Štúdia z Princeton University z roku 2011 skúmala vzťah medzi vizuálnymi vnemami a koncentráciou. Zjednodušene povedané – čím viac toho je v našom zornom poli, tým viac mentálnej „energie“ musíme míňať. To sťažuje sústredenie a vedie aj k skoršiemu príchodu únavy. A teraz si to prenesme do reality priemernej kancelárie.
Ako asi tak pôsobi abstraktne „usporiadaná“ kopa predmetov (=bordel) na stole? Najmä keď na ňu, hoci aj periférne, čumíme počas celého dňa? Áno, uhádli ste, je to nanič.
Možno ide o nepatrný vplyv na efektivitu, ale v kombinácii s inými pracovnými zlozvykmi to už také ružové nie je.
4. Zlepšuje celkovú organizáciu
James Clear vo svojej knihe Atomic Habits (mimochodom, veľmi podnetné čítanie, odporúčam) spomenul naozaj zaujímavý fenomén: dizajn prostredia, v angličtine environment design.
O čo ide?
V skratke – to, ako vyzerá naše prostredie a to, s čím prichádzame do kontaktu, zásadne ovplyvňuje naše zvyky a správanie. Ak na kuchynskej linke uvidíme kúsok čokolády, s najväčšou pravedpodobnosťou ho zjeme, aj keď možno nie sme v danej chvíli hladní a možno sme aj na diéte. Vďakabohu, funguje to aj opačne. Ak si na umývadlo položíme zubnú niť, zvyšujeme tak pravdepodobnosť, že ju každý večer naozaj aj použijeme, než akokeby bola odložená voľakde v zásuvke či na poličke mimo zorného poľa.
Dovolím si tvrdiť, že podobné to je aj s našim pracovným stolom. Ak je naším cieľom vyššia produktivita a lepšia organizácia (seba, času, práce), tak neporiadok je s nimi v ostrom kontraste.
Systém a čistota (čo znie ako motto Waffen SS) podnecujú tie viac žiadúce črty správania, čo poviete?
Pravidlo čistého stola – riziká
1. Vyhodíte niečo dôležité
Poznáte ten strach, ktorý vás núti nechávať si isté veci z dôvodu, že „určite to budem raz potrebovať„? Tak v 9 z 10 prípadov ide o iracionálny blud. Pokojne môžete tú krabicu plnú káblov (z ktorých niektoré sa sériovo už ani nevyrábajú – a nie, to nie je dôvod nechať si ich) vyhodiť.
Rovnakú mentalitu uplatňujte aj pri upratovaní stola. Ak ste niečo dlho nepoužili a iba to „čo ak“ vám bráni zbaviť toho, tak v drvivej väčšine prípadov to „čo ak“ nikdy nenastane a tento predmet môžete pokojne vymazať z existencie.
Ale môže sa stať, že pri čistení stola omylom vyhodíte niečo, čo je dôležité. Možno to nesprávne priradíte do tretej kopy, alebo to jednoducho spadne do koša (asi 20 rokov dozadu mi tak mama pri upratovaní vyhodila 500 korún slovenských, aspoň taká bola teda oficiálna verzia). To sa, žiaľ, môže stať.
Ako tomu zabrániť? Buďte dôkladní. Nerobte veci bezhlavo. Každý predmet, z každej kopy, prelustrujte. Až v momente, keď nadobudnete absolútnu istotu o jeho nepotrebnosti, ho vyhoďte či posuňte ďalej.
2. Utlmíte kreativitu… možno?
Albert Einstein raz údajne povedal:
„Ak je zaprataný stôl znakom zapratanej mysle, čoho znakom je prázdny stôl?„
A odvtedy majú všetci lajdáci výhovorku k dobru.
Aby toho nebolo málo, napríklad aj ďalšia štúdia z roku 2013, tentokrát z univerzity v Michigane, prišla k záveru, že medzi neporiadkom na stole a kreativitou je spojitosť. Túto hypotézu podporuje aj novší článok z Business News Daily. Jeho záverom je, že bordel (nie TEN, alebo teda možno, neviem…) v nás môže vzbudiť kreatívne a netradičné myslenie.
Hm.
Dovoľte mi byť skeptikom. Kreativita je hybnou silou mojej práce pomaly už 10 rokov, ale vždy som inklinoval k poriadku. Aspoň teda na stole. Ale akceptujem, že každý sme iný a to čo funguje u mňa, by mohlo spôsobiť úzkosť ďalšiemu.
Albert zazrel priemerný slovenský pracovný stôl (zdroj obrázka: Wikimedia Commons)
3. Nefunguje, ak je dočasné
Poriadok má na efektivitu najväčší vplyv vtedy, ak je dlhodobý. Ináč povedané, ak si v pondelok na stole upracete, ale vo štvrtok to na ňom opäť vyzerá ako po neviazaných orgiách v Bangkoku, tak sa vaša snaha míňa účinku.
Toto je proces. Možno sa zdá, že urobiť si poriadok na stole je jednorazovou činnosťou, ale zdanie klame. Je totiž mimoriadne jednoduché opäť spadnúť do starých koľají a začať opäť hromadiť nepotrebné. Poriadok musíme udržiavať. A to chce sebadisciplínu.
A čo pracovná plocha?
Pracovná plocha na počítači je naším druhým stolom. Dá teda rozum aplikovať na ňu rovnaké pravidlo, čo poviete? Verte mi, niektoré plochy, čo som počas života videl, vo mne vyvolávajú posttraumatický stresový syndróm. Ikonka na ikonke, bez zmyslu, bez systému, len tak, ako po výbuchu digitálnej bomby. Abstraktná množina neefektivity.
Pozrite sa na svoju plochu a porozmýšľajte, či ste na tom podobne. Alebo či tam toho jednoducho nemáte priveľa. A to je koľko, pýtate sa. Nuž, každý si musí odpovedať sám. Na laptope, na ktorom momentálne píšem tento text mám 12 ikon, z toho 3 dočasne (súbory, s ktorými aktuálne pracujem, ale o týždeň už budú minulosťou). Čokoľvek vyššie než 20 je podľa mňa exces. Priečinkujte!
A viete, čo je na tom najlepšie?
Že môžete aplikovať rovnaký princíp delenia ikon na „kopy“. Tie, ktoré potrebujete denne (alebo dostatočne často na to, aby ste ich mali na pár klikov), tie ktoré potrebujete z času na čas podľa potreby (tie patria do priečinkov a pod-priečinkov a pod-pod-priečinkov) a tie, ktoré skončia v koši.
Kam ďalej?
O poriadku na stole či pracovnej ploche by hádam stačilo. Ale naša cesta ešte nekončí, odporúčam aj tieto texty: