Pravidlo 30-30-30 – rozhodovacia technika

Pravidlo 30-30-30 je určené primárne ľuďom, ktorí majú problém s nerozhodnosťou a pliagou menom overthinking. Čo sa skrýva za týmto anglickým pojmom? Neologizmus, ktorý sa však už stihol dostať do slovníka Merriam-Webster. Pomôžme si definíciou odtiaľ:

Overthinking je prílišné rozmýšľanie nad niečím. Ide o stav, kedy rozmýšľaním o alebo analyzovaním niečoho trávime priveľa času a to až natoľko, že je to skôr škodlivé, než produktívne.

Našli ste sa v tejto definícii? Ja áno. Som celoživotný overthinker. Nejde o „diagnózu“ v pravom slova zmysle. Ale každý, kto má s nadmerným premýšľaním a šprtaním sa v detailoch, resp. budovaní hypotetických scenárov v hlave problém, vie, že je to na prášky nepríjemné.

Obzvlášť vtedy, keď stojíme pred rozhodnutím. Namiesto voľby rozpitvávame jednotlivé možnosti, zvažujeme pre a proti, zhromažďujeme informácie a tak ďalej. To ale znie rozumne, však? Problém je však v tom, že overthinking pokračuje za hranicou zdravého rozhodovacieho času.

Pravidlo 30-30-30 je čiastočnou náplasťou na tento neduh.

Čo je to pravidlo 30-30-30?

Veľmi zjednodušene môžeme túto techniku opísať takto:

V závislosti od zložitosti rozhodnutia a miery jeho dôsledkov sa musím rozhodnúť do 30 sekúnd, 30 minút, alebo 30 hodín.

Zdôrazňujem, že ide o základný rámec a zjednodušenie. Neberte to ako sväté písmo.

Čiže, ak čelím rozhodnutiu, snažím sa voľbu urobiť do 30 sekúnd/minút/hodín. Podľa čoho určím, ktorý časový úsek si vybrať?

Berieme do úvahy dve subjektívne kritériá:

• význam/zložitosť rozhodnutia,
• mieru dôsledkov.

Pravidlo 30-30-30 je taká barlička, ale odhadnúť závažnosť jednotlivých volieb musíte vy. Neexistuje univerzálny platný „meter“, podľa ktorého vypočítate mieru dôsledkov vašich rozhodnutí. Existuje iba ten, ktorý si vytvoríte vo vlastnej hlave. Naučte sa veriť svojej intuícii.

Ako pri všetkom aj tu platí, že prax robí majstra.

Kedy sa rozhodnúť do 30 sekúnd?

Vtedy, keď ide o rozhodnutia bez zásadného významu. Také, ktorých následky pocítime iba krátkodobo.

Príklady:

• kde sa dnes naobedujem?
• čo si dnes oblečiem do práce?
• akú farbu použijem do prezentácie/tabuľky?
• ktoré pero si mám kúpiť?
• budem prokrastinovať či pracovať?

Na prvé prečítanie ide o banálne otázky. Čudovali by ste sa však, koľko nad nimi dokážu ľudia tráviť času. Drahocenné desiatky minút, ktoré mohli byť investované do zmysluplnejších činností.

Naučiť sa rozpoznávať tieto nedôležité rozhodnutia vám z dlhodobého hľadiska ušetrí more času.

Kedy sa rozhodnúť do 30 minút?

Vtedy, ak by impulzívne rozhodovanie mohlo mať negatívne následky. Keď je potrebné aspoň aké-také prehodnotenie. Subjektívne ide o dôležitejšie rozhodnutia, ako tie „30-sekundové“.

Príklady:

• vymažem/prepošlem/odpoviem na tento e-mail?
• zúčastním sa tejto porady/semináru/dobrovoľnej aktivity?
• vezmem si vtedy a vtedy dovolenku?
• koho oslovím do svojho projektového tímu?
• ktorého dodávateľa služby vybrať?

Ako vidieť, následky týchto rozhodnutí sú o čosi výraznejšie, než pri voľbe farby do ďalšej excelovskej tabuľky. Do 30-minútovej kategórie hádžte aj dilemy, s ktorými sa stretávate opakovane a majú vplyv na váš pracovný či osobný komfort a progres.

Kedy sa rozhodnúť do 30 hodín?

Toto sú rozhodnutia s potenciálne ďalekosiahlymi následkami. Je fajn nechať si ich prejsť hlavou, zvážiť klady a zápory, zozbierať potrebné informácie.

Príklady:

• zareagujem na túto pracovnú ponuku?
• nadviažem túto dlhodobú spoluprácu?
• požiadam o zvýšenie platu/zmenu pozície?
• investujem prostriedky do tejto príležitosti?
• pustím sa do tohto dlhodobého projektu?

Tu už patria rozhodnutia, ktoré majú váhu a zásadne dokážu ovplyvniť váš pracovný či súkromný život. Také, ktoré sa neoplatí robiť s horúcou hlavou, pretože následky nepremysleného konania môžu v budúcnosti bolieť.

Výnimky z pravidla 30-30-30

Z každého pravidla existujú výnimky. A tu ich ale je, pánečku.

Mnohé rozhodnutia, ktoré urobíme, nemajú vplyv iba na nás, ale aj na kolegov, partnerov, rodinu. Napríklad taká zmena práce, osamostatnenie sa, nadväzovanie dlhodobých spoluprác. Nezabúdajte svoje rozhodnutia a myšlienkové pochody komunikovať s dotknutými osobami. Nesnažte sa teraz všetko stihnúť za každú cenu do 30 hodín, lebo veď pravidlo, ale pokojne si vezmite aj viac času.

Jednoznačne si ale určite deadline, do kedy to rozhodnutie padnúť musí. A snažte sa ho dodržať.

Ďalšou výnimkou sú rozhodnutia „migrujúce“ medzi časovými kategóriami. Vezmime si tento príklad – „Ktorého dodávateľa služby si vybrať?„.

Ak sa bavíme o veľkosklade s kancelárskymi potrebami, cateringovej spoločnosti či jednorazovom školení BOZP, mali by sme vedieť rozhodnutie urobiť relatívne rýchlo. Aj do 30 minút. Ak ale vyberáme napríklad účtovníka, marketingovú agentúru, či vzdelávací inštitút, je v poriadku vziať si na to čas navyše. Predsa len, ide o spoluprácu s dlhodobými následkami, kde je kvalita o to dôležitejšia.

A prípadné zlé rozhodnutie o to bolestivejšie.

V neposlednom rade naozaj verte svojej intuícii. Najmä ak máte vycibrený šiesty zmysel. Niekedy aj banálne rozhodnutie môže mať ďalekosiahle dôsledky. Ak teda máte pocit, že voľba farby do firemnej prezentácie vám potenciálne zabezpečí povýšenie (hahahaha), tak si na ňu vezmite viac času. Odporúčam zelenú.

Záverom: ak potrebujete viac, ako 30 sekúnd/minút/hodín, tak si ich doprajte. Ale vždy si povedzte, DOKEDY sa rozhodnete. Nalepte tam ten deadline. Čo najpresnejšie.

Prečo a ako funguje pravidlo 30-30-30?

Pravidlo 30-30-30 bojuje, okrem overthinkingu, aj s prokrastináciou a perfekcionizmom, ďalšími to neduhmi človeka pracovitého (homo-officus). Dovoľte mi v krátkosti opísať jeho výhody.

1. Odstraňuje neistotu

Pravidlo 30-30-30 je istou formou plánovania. Pomáha nám z nejasného (dokedy sa rozhodnem?) urobiť jasné (rozhodnem sa do 30 sekúnd/minút/hodín). Presne tak, ako to má náš mozog rád.

Ten je totiž nastavený tak, že preferuje vedieť čo, kde, kedy a ako. Akonáhle niečo necháme len tak visieť vo vzduchu, bez toho, aby sme tomu pripli nejaký deadline alebo konkrétny ďalší krok, tak vnášame do svojho života neistotu. Stres. Zhoršenú náladu. Tým v podstate znižujeme šancu, že danú úlohu či rozhodnutie aj urobíme, resp. urobíme za optimálnych podmienok.

Nehovoriac o tom, že táto neistota bude zákerne strašiť niekde v našom podvedomí. Viete, že musíte urobiť rozhodnutie a to vám spôsobuje stres. Tým, že ste si neurčili DOKEDY ho musíte urobiť, tak je zbytočne väčší.

2. Potláča prokrastináciu

Predstavte si takúto situáciu: viete, že musíte urobiť nejaké rozhodnutie – napríklad dať vedieť kolegovi, či mu pomôžete s projektom. Keďže to má čas (sám kolega vám to tak, nie príliš múdro, povedal), tak sa do toho nehrniete. Vždy, keď si na danú voľbu spomeniete, iba ju mentálne odsuniete na neskôr. Venujete sa niečomu inému.

Jednoducho prokrastinujete. Namiesto toho, aby ste si figuratívne vyhrnuli rukávy, tak radšej volíte cestu menšieho odporu. A zároveň si do života vnášate všetky nevýhody, ktoré sú na prokrastinácii nalepené.

Ktoré to sú?

Je ich dosť: znižuje efektivitu a produktivitu práce, spôsobuje stres, zhoršuje náladu, v extrémnych prípadoch dokonca znižuje kvalitu života.

Pravidlo 30-30-30 jasne stanovuje rámec, do kedy sa musíte rozhodnúť. Za predpokladu, že sa vám ho podarí dodržať, tak prokrastinácii ani nedáte šancu.

3. Chráni pred perfekcionizmom

Perfekcionizmus znie na prvé počutie fajn – doťahovať veci do dokonalého konca. Dať všetkému 110 %. Urobiť to úplne najlepšie, tip-top, mega. Je to však pasca.

Takýto egocentrický beh v ústrety dokonalosti je totiž kontraproduktívny a to hneď z viacerých dôvodov. Po prvé, dokonalé to nikdy nebude. Kruté, ale je to tak. Ale, čo je dôležitejšie, že kým sa vy pipláte s detailami a kompletizujete všetky podklady potrebné k rozhodnutiu, tak hodiny tikajú. Proti vám.

Niekedy je menej škodlivé síce nesprávne rozhodnutie, ale urobené včas. Lebo sa dá napraviť, modifikovať. Často odkladáme nejakú voľbu preto, lebo ju chceme urobiť so 100%-nými informáciami. A tak sa pustíme do ich zháňania a kompletizovania a ani si neuvedomujeme, že to zaberá obrovské množstvo času a energie.

„Ešte toto si chcem zistiť a ešte toto a potom ešte toto a tak sa rozhodnem.“ Slovami klasika: furt dačo. Je potrebné zmieriť sa s tým, že pri rozhodovaní sa v práci ale aj súkromnom živote takmer nikdy nebudete mať 100% potrebných informácií. Kvalifikovanú voľbu sa naučte robiť aj bez nich. Napríklad Jeff Bezos má svoje vlastné pravidlo – dôležité rozhodnutia robí v momente, keď má k dispozícii subjektívne 70% informácií.

Keď si stanovíme časové hranice (30 sekúnd/minút/hodín, alebo iný, presne určený deadline), minimalizujeme riziko, že padneme do perfekcionistickej pasce.

Slovo záverom

Na pravidlo 30-30-30 som narazil pri surfovaní po internete. Alebo sa mi prisnilo? Neviem.

Vec sa totiž má tak, že Google zaryto mlčí, k zdroju sa neviem dopátrať a už vôbec si nespomínam, kde som naň narazil (paradoxne, v predošlom texte na tomto webe opisujem pamäťové techniky). Ak by ste náhodou vedeli, kde má toto pravidlo pôvod, napíšte mi cez kontaktný formulár na homepage pracujem.si. Rád uvediem zdroj.

Podstatné ale je, že pravidlo funguje.

Rozhodovanie, v angličtine tak krásne nazvané decision-making, je totiž kľúčovým aspektom všetkých sfér našich životov. Dá teda rozum, že na ňom stavia aj time management. Vedieť sa rozhodnúť bez toho, aby to trvalo zbytočne dlho – to nám šetrí čas, energiu, peniaze a hlavne nervy.