Pracovné zlozvyky – 7 spôsobov, ktorými si kazíme náladu a produktivitu

(posledná aktualizácia: 19. februára 2023)

Pracovné zlozvyky. Máme ich všecia. Vy. Ja. Aj on.

Baví vás vaša práca? Ľudí, ktorí bez zaváhania na túto otázku odpovedajú áno, je ako šafranu. A aj tak im neveríme. Mať dnes job, ktorý je zároveň aj koníčkom (alebo má k tomu blízko), je vzácnosť. Ale to neznamená, že musíme od pondelka do piatku sedieť v kanceláriách zachmúrení. Pravda je, žiaľ, taká, že veľmi často si ten pracovný deň kazíme sami. Škodlivými zlozvykmi.

Ak si len tak prebehnete ich zoznam v tomto článku, možno si pomyslíte, že kvôli ním trpí predovšetkým vaša produktivita. Ale nie je to tak. Pracovné zlozvyky znižujú nielen kvalitu výkonu, ale zhoršujú tiež vašu náladu. A, povedzme si úprimne, na to stačí už len to, že nejaká tá „práca“ vôbec existuje.

Ak z času na čas netrpíte ani na jeden z týchto zlozvykov, gratulujem vám. Neverím vám, ale aj tak vám gratulujem. A ak patríte k ďalšej skupine ľudí – ktorí si tento článok prečítajú počas pracovného dňa a popritom robia ešte aspoň jednu-dve činnosti, pánečku, strašne sa teším. Tento text som totiž napísal pre vás, z lásky.

Pracovné zlozvyky – obsah článku

Vyberte si zlozvyk, o ktorom sa chcete dozvedieť viac. Ale možno bude lepšie, ak pôjdete zaradom, hm?

1. Prokrastinácia
2. Multitasking
3. Nedostatok plánovania
4. Vyrušenia
5. Práca bez prestávky
6. Zbytočný zhon 
7. Neporiadok na stole

Pracovné zlozvyky – ktoré to sú?

1. Prokrastinácia

Čože? On nám zasa ide písať o prokrastinácii?! Áno a neskôr dokonca aj o multitaskingu a nedostatku plánovania. Vôbec totiž nežartujem keď poviem, že tieto zlozvyky sú azda najdominantnejšie v kanceláriách 21. storočia. Tak si len pekne osviežme pamäť.

Prokrastinácia je v podstate až patologické odkladanie dôležitých úloh na neskôr. Namiesto toho, aby ste sa zhlboka nadýchli a pustili sa do nich, radšej robíte niečo iné. Môžete byť pritom aj kvázi-produktívni, napríklad prechádzate a odpovedáte na maily, alebo pozeráte firemný profil na Facebooku, ktorý spravuje ten sympatický marketér. Alebo môžete byť na druhej strane bariéry a produktivitu ani nepredstierate. Napríklad pozeráte profil pracujem.si na Facebooku, ktorý spravuje ten sympatický marketér.

Pointa je v tom, že nerobíte to, čo by ste mali. A v tom sa skrýva viacero problémov. Ten očividný je, nuž… že nerobíte to, čo by ste mali. Ak je na tejto činnosti nalepený nejaký termín, tak skôr či neskôr sa do nej pustiť musíte, ale spravidla už so zbytočnou dávkou zhonu a stresu. Ak by sa to stalo raz, či dvakrát, okej. Oveľa horšie však je, ak je vaša prokrastinácia chronická. Môže dokonca byť ako spúšťačom, tak symptómom úzkostí či depresií a všeobecnej frustrácie.

Medzi prokrastináciou a poruchami nálad existuje vzájomný vzťah. Ľudia, ktorí pravidelne odkladajú dôležité činnosti na úkor menej významných majú často zhoršené duševné zdravie a vyššiu úroveň frustrácie v práci. A platí to aj naopak. Poruchy nálad môžu viesť k výskytu chronickej prokrastinácie. Nejde teda len o zhoršenie produktivity. Ide o priamu záťaž pre vaše duševné zdravie. Čas s tým niečo urobiť.

Riešenie

Ako prestať prokrastinovať? Zlepšením sústredenia sa, lepším plánovaním a segmentáciou práce. Sú dokonca konkrétne techniky time managementu, ktoré pomáhajú naštartovať motor motivácie, keď prokrastinácia víťazí. Kľúčom je praktizovať ich (alebo hocičo iné, čo u vás funguje) pravidelne. Žiaľ, som toho názoru, že úplne sa zbaviť prokrastinácie nie je možné. Ale to neznamená, že prestaneme bojovať.

Konkrétne tipy nájdete aj v texte: Prokrastinácia – zajtra, zajtra, len nie dnes.

2. Multitasking

Multitasking je vykonávanie viacerých činností súčasne. Telefonovanie a pritom kontrolovanie mailov. Debata s kolegom a úprava tabuľky. Účasť na videokonferencii a ťukanie do smartfónu. Niekedy ide o automatické, podvedomé činnosti (telefonujem a automaticky klikám v počítači), inokedy o úmyselné, v márnej honbe za vyššou efektivitou. Prečo márnou? Lebo multitasking je postavený na sebaklame. Ak si myslíte, že robením viacerých činností súčasne ste efektívnejší, mýlite sa.

Ak pracujete hlavou, tak väčšina úloh, ktorým čelíte, si vyžaduje sústredenie. Problém je v tom, že náš mozog je kalibrovaný tak, aby dokázal plnú pozornosť venovať v danej chvíli iba jednej veci. Akonáhle teda robíme dve a viac vecí súčasne, naše sústredenie nie je optimálne. Klesá náš výkon. Dokončenie úloh nám, paradoxne, trvá dlhšie. Multitasking je perfektná ilúzia. Na prvé počutie to znie neskutočne super – robiť dve veci súčasne. Ale stret s realitou je nekompromisný.

zjednodušený model multitaskingu (autor grafiky: Š. Briatka)

Alebo sa vás opýtam takto – ak by ste sa raz dostali na operačný stôl, chceli by ste, aby váš doktor súčasne vykonával zákrok aj na inom pacientovi? Pri pokuse o logický pohľad na vec by to mohlo vyzerať fajn. Dve operácie súčasne, dvojnásobná efektivita. Či? Samozrejme ide o nezmysel.

A v menšom merítku sa tento nezmysel dennodenne odohráva na pracoviskách celého sveta. Rôzne merania preukázali, že ak robíte dve veci súčasne, vo väčšine prípadov vám to bude trvať kumulatívne dlhšie, než ako keby ste ich urobili jednu po druhej. A to nie je všetko. Chronickí multitaskeri sú vystavení väčšiemu stresu, únave a negatívnym emóciám.

Riešenie

Okej, okej, po svete „údajne“ chodí asi 10% ľudí, ktorí sú pri multitaskingu efektívni, alebo aspoň nepociťujú jeho negatívne príznaky v rovnakej miere, ako zvyšok smrteľníkov. Patríte k nim? Ja nie.

Jediným riešením je teda nemultitaskovať, ale unitaskovať. V preklade – vykonávajte iba jednu činnosť a v čo najväčšej možnej miere sa na ňu sústreďte.

Čerešnička na torte – multitasking dočasne znižuje IQ. Viac o tejto pikoške, ale aj ďalšie rady na to, ako s ním prestať, sa dočítate v texte: Multitasking – ako robiť viacero vecí naraz a neurobiť nič.

3. Nedostatok plánovania

Ach, to plánovanie.

Či už chcete schudnúť do plaviek, alebo našporiť na letnú dovolenku (preto chudnete do plaviek), môžete si zvoliť v podstate dva prístupy. Prvý je nejasne definovaný. Máte svoj cieľ – schudnúť. A idete deň po dni, len tak, improvizačne. Jeden deň prepotíte ešte aj kožený poťah na lavičke vo fitku, potom tri dni nič a potom opäť makáte ako o život. Idete pocitovo, ad hoc, nemáte žiaden plán. Čo myslíte, dosiahnete svoj cieľ pred letom? Alebo vôbec?

Ak sa poctivo nepripravíte, premyslene neupravíte jedálniček, nebudete konzistentní pri aktívnom pohybe, tak s najväčšou pravdepodobnosťou nie. Spoliehať sa pri dosahovaní cieľov iba na pocity, intuíciu a ísť len tak, deň po dni, nie je dobrý nápad. A je jedno, či sa bavíme o chudnutí, sporení peňazí, alebo o práci.

Privítajte aplauzom stokrát omieľané klišé: plán je základ úspechu. Otravné, až gýčové. A nechutne pravdivé.

Nebudem sa tu o plánovaní obšírnejšie rozpisovať – záujemcovia o bližšie informácie nech si prečítajú text: Plánovanie I – čo to je a prečo je v práci dôležité?. Len zhrniem to podstatné:

1. vďaka plánovaniu viete nielen ČO chcete dosiahnuť, ale aj AKO,
2. plánovanie vám pomôže identifikovať potenciálne prekážky,
3. aj keď trvá nejaký ten čas, z dlhodobého hľadiska vám ho šetrí,
4. výrazne, naozaj výrazne zvyšuje šance vôbec dosiahnuť cieľ,
5. pomáha predchádzať pracovnej frustrácii a zbytočnému stresu.

Nakrátko sa ešte pristavme pri poslednom bode. Naozaj dokážeme plánovaním predchádzať stresu? Nie je borovička efektívnejšia? Možno, ale tento web sa volá pracujem.si, nie pijem.si, čiže ostaňme pri téme.

Riešenie

Plánovanie dáva človeku väčšiu kontrolu nad situáciou. Frustrácia a stres v práci často plynú z nejasne zadefinovaných úloh, prípadne z neistoty. Ak nevieme, čo máme robiť, tak často nerobíme nič (pozri bod 1), alebo proste čas trávime neefektívne. Zároveň platí, že ak sme nútení robiť rýchle rozhodnutia, bez prípravy sa zvyšuje šanca, že sa rozhodneme nesprávne. Všetko toto sa odráža na dosahovaných výsledkoch a celkovom znížení produktivity.

Ako tomu predchádzať? Plánovaním. Fakt. Plánujte.

Ak si nie ste istí, ako to robiť, môžete začať jednoduchým zoznamom úloh s dátumami. Inšpiráciu nájdete napríklad aj v texte Plánovanie II – to do list.

4. Vyrušenia

Vyrušenie pri práci je neskutočná hovadina. Ale, že strašná sprostosť. Nech už ide o zbytočné vibrovanie telefónu, alebo hlava otravného kolegu vo dverách (serus, Feri), vyrušenia sú Achillovou pätou pracujúceho človeka. Zvyšujú chybovosť, radikálne nabúravajú sústredenie, nahlodávajú motiváciu a zvyšujú stres. Spomeňte si na to nabudúce, keď budete chcieť zamysleného kolegu vytrhnúť z pracovného nasadenia (nie, to meme, ktoré mu idete ukázať, nie je také vtipné).

Dosiahnuť stav maximálneho (alebo aspoň uvedomelého) sústredenia sa je dnes mimoriadne ťažké. Žijeme vo svete presýtenom informáciami a stimulmi. Preto je nesmierne dôležité vážiť a strážiť si tento čas, svoju bublinu, svoj flow. Viete, koľko vám potrvá začať sa opäť plne sústrediť na činnosť, z ktorej vás niekto alebo niečo vytrhlo? Skoro polhodinu! Aj keď si možno myslíte, že ste voči vyrušeniam imúnni, nie ste. Nikto nie je. Tréningom sa dá pozornosť zlepšiť, ale každé vyrušenie si berie svoju daň.

Žiaľ, úplne sa im vyhnúť je takmer nemožné. Pomerne komplexný prieskum realizovaný spoločnosťou RescueTime ukázal, že až 98% respondentov čelí denným vyrušeniam. Z nich viac než polovica je osobných, teda spravidla kolegami, alebo rodinou (ak robíte home-office).

Riešenie

Erwin Schrödinger, spolutvorca kvantovej mechaniky, milovník mačiek, známy sukničkár a, okrem iného, držiteľ Nobelovej ceny za fyziku z roku 1933, si zvykol pre odstránenie rušenia dávať do uší perly. Ak práve po ruke nemáte voľne pohodené drahokamy, musíte nájsť iný spôsob.

Nepoznám vašu pracovnú situáciu no viem si predstaviť, že eliminovať tento druh vyrušení je takmer nemožné. Nie, spôsob vedúci k novinovému článku, ktorý končí slovami „…a potom obrátil zbraň proti sebe.“ nie je cestou. ALE, vyrušenia viete obmedziť. A niektoré druhy aj úplne minimalizovať.

Vypnite si notifikácie a zvuky na telefóne, to isté urobte pre e-mail, Slack a podobné appky či softvéry na počítači. Príďte do práce skôr, alebo odíďte neskôr, aby ste mali čas len pre seba. Zavrite dvere na kancelárii. Choďte pracovať do zasadačky. Dajte si slúchadlá, zaveste na kľučku visačku „NERUŠIŤ“. Spôsobov je viacero, pre konkrétne tipy si prečítajte text: Vyrušenia pri práci – prečo a ako s nimi bojovať?.

5. Práca bez prestávky

Mať zamestnancov, ktorí každú hodinu odpracujú 65 minút je snom asi každého (zlého) manažéra. „Za čo vás platím, za prestávky?“ je zrejme najhlúpejšia otázka, ktorú na slovenskom pracovisku môžete počuť. Nanešťastie, niekedy aj sami zamestnanci zanedbávajú psychohygienu. Verte mi, makať bez prestávky nie je znakom vysokej produktivity, ani pracovnej zanietenosti. Rovnako ako závislosť od heroínu nie je dôkazom lásky k chémii.

Práve naopak. Dlhodobá a opakovaná práca bez prestávok je perfektným spôsobom, ako svoju produktivitu vlastne znížiť. To nehovorím len ja, to potvrdzujú predovšetkým štúdie. Jedna z tých zaujímavejších rozdelila pozorovaných účastníkov do troch skupín:

• v prvej skupine ľudia pracovali počas dňa viac menej bez prestávky,
• v druhej skupine si pracujúci dávali prestávku zhruba každú hodinu,
• v tretej skupine si pracujúci dávali prestávku viac ako raz za hodinu.

Čo myslíte, ktorá skupina dosahovala v meraniach najnižšiu produktivitu? Presne tak, tí, čo pracovali bez prestávky. Dokonca aj účastníci, ktorí oddychovali častejšie ako raz za hodinu dosahovali lepšie výsledky. Myslite na to, keď nabudúce opäť uvidíte Feriho vykecávať v kuchynke. Možno je produktívnejší než vy, aj keď vy ste až teraz prvýkrát vyšli zo svojej kobky kancelárie.

Čuduj sa svete, práca bez prestávky tiež dokáže ohroziť vaše duševné zdravie. Viem, viem, šokujúce. Ak by nedostatok oddychu bol príbalovým letákom lieku, medzi vedľajšími účinkami by mal uvedené: vyššie hodnoty stresu, väčšiu frustráciu, menej sústredenia, riziko vyhorenia. Kopec srandy.

Už som viackrát spomínal, napríklad aj v texte o technike pomodoro, že náš mozog sa dokáže plne sústrediť iba obmedzený čas. U niekoho to je hodina, u iného menej. Ak toto naše riadiace centrum budeme zbytočne preťažovať, iba zvyšujeme riziko výskytu spomínaných negatívnych javov. Rozumnejšie teda je dopriať mu potrebný oddych.

Riešenie

Ako na to? Snažte sa urobiť si prestávku aspoň raz za hodinu, hodinu a pol. Stačí aj krátky, päťminútový oddych. Choďte sa prejsť do kuchynky, ponaťahujte sa, meditujte, prečítajte si nový text na pracujem.si. Robte čokoľvek, pričom si váš mozog oddýchne.

Ak sa bojíte straty produktivity, môžete si prestávky systematizovať s pomocou konkrétnych nástrojov time managementu – techniky pomodoro a pravidla 52/17.

Viac o dôležitosti prestávok si prečítajte v texte: Prestávky v práci – aké dlhé, ako často a či vôbec?.

6. Zbytočný zhon

Ľudia si z času na čas zvyknú zamienať efektivitu s rýchlosťou. A pritom ide o niekedy vzájomne si odporujúce veličiny. Alebo sa opýtam takto – ak niekedy budete pod skalpelom, chcete aby vás chirurg rezal rýchlo, rýchlo, nech stihne popoludnajší futbal v televízii? Zrejme nie. Sú isté druhy činností, ktoré si vyžadujú dôkladný prístup. Avšak nie sú to len chirurgovia, ktorí by pri svojej práci mali eliminovať zbytočný zhon. Je to aj kvantum ďalších ľudí, ktorí sa s vidinou lepšej produktivity ženú za vyššími číslami.

Ale prácu, najmä tú v kancelárii, nie je potrebné robiť za každú cenu čo najrýchlejšie. Existuje viacero argumentov, prečo spomaliť. Tak za prvé, práca chvatná, málo platná. Ľudová múdrosť v sebe skrýva niekedy až prekvapivo veľa paralel s time managementom. Ako aj v tomto prípade – ak sa pri práci zbytočne ponáhľate, zvyšujete šancu, že urobíte chybu. Výsledok tak často býva menej kvalitný, než aký v skutočnosti mohol byť.

Asi nie je žiadnym tajomstvom, že chronický zhon vedie k zvýšenej hladine stresu. Ten na oplátku môže spôsobiť celé spektrum zdravotných problémov. Nuž a v zhone bývame často kvôli niekedy aj umelo vytvorenej časovej urgencii.

Riešenie

Áno, jasné, viem.

Tlačia vás deadliny a šéf s hemoroidmi. Pozor, nevravím, že by ste mali byť pomalý ako politik s plnením sľubov po voľbách. Dôležité je najsť tú správu rovnováhu medzi rýchlosťou a efektivitou. A myslieť na svoje zdravie. Človek s dobrým time managementom toho počas pracovného dňa naozaj stihne viac, ale nie preto, že pracuje rýchlejšie. Správne určuje priority, odstraňuje rozptýlenia a ťaží maximum zo sústrednia (a číta www.pracujem.si).

Zbaviť sa zhonu v práci je tiež vecou psychohygieny. Niekedy je skrátka fajn spomaliť nielen telo, ale aj myseľ. Každému pri tom pomôže niečo iné – prechádzka po čerstvom vzduchu, meditácia, alebo pôst od sociálnych sietí.

7. Neporiadok na stole

Ja nemám neporiadok na stole, mám tam organizovaný chaos. Aj takýto pseudohumorný sebaklam z času na čas pustí niekto do pracovného éteru. A hneď na to nechtiac rozleje nedopitú kávu na haldu papierov, farebných lepiek (bez tých to nejde) a polofunkčných pier.

Bordel na stole preukázateľne negatívne vplýva nielen na našu produktivitu, ale aj našu náladu. A to nie je všetko. Podľa istej štúdie z roku 2018 si o kolegoch s neporiadkom na stole myslíme… nuž, nič pekné. Okrem iného, že sú neurotickí a neprístupní. A je to tak, (ne)poriadok na stole je aj vizitkou človeka, ktorý za ním sedáva.

Ale pozor! Nestačí iba zhodiť všetko zo stola, prípadne schovať neporiadok do zásuviek či poličiek. Aj keď ide o prefíkaný spôsob nápravy, je to iba také povrchové riešenie. Organizované a čisté pracovisko je jedným z pilierov produktivity, umožňuje nám dosahovať lepšie výsledky, rýchlejšie nájsť to, čo naozaj potrebujeme a ešte sa pri tom aj usmievať.

Riešenie

Upracte si na stole. Ale aj v zásuvkách, poličkách, skrinkách, šanónoch, ideálne aj na pracovnej ploche a keď sa vám to podarí, tak trochu aj v hlave.

Neviete, ako na to? Svoj postup som opísal v texte Pravidlo čistého stola – poriadkom k efektivite. Ale pokojne si nájdite postup, ktorý bude fungovať pre vás. A najmä taký, ktorý vám umožní poriadok udržiavať dlhodobo a nie je iba dočasným riešením.

Kam ďalej?

Na tému pracovných zlozvykov by hádam aj stačilo. Poďme sa na time management a zdravú produktivitu pozrieť z iného uhla. Prečítajte si :

• o technike pomodoro, ktorá vám pomôže vrátiť sústredenie do vášho dňa,
• o tom, čo to vlastne je time management a ako vám môže pomôcť,
• čo nového som zasa napísal na profil pracujem.si na Facebooku.

Našli ste v texte chybu? Máte otázku? Chcete sa len tak pohádať o nejakej časti (hádať sa na internete je pre time management obrovským prínosom, verte mi)? Napíšte mi na kontakt@pracujem.si a garantujem vám, že neostanete bez odpovede.