Pomodoro technika – time management z kuchyne

pomodoro technika metoda time management pracujem si

Pomodoro technika je jedným z mnohých nástrojov time managementu. Vo svojej podstate je mimoriadne jednoduchá a raz-dva sa ju naučíte používať. Stačí vám k tomu smartfón.

Technika pomodoro – obsah článku

Kliknite na tému,  ktorá vás zaujíma, alebo si prečítajte celý text. Verím, že si niečo odnesiete pri jednom aj druhom spôsobe.

  1. Kto ocení techniku pomodoro?
  2. Návod na použitie techniky
  3. Ako začať s pomodoro technikou
  4. Príklady použitia techniky
  5. Desatoro zásad pomodora
  6. Prečo je pomodoro efektívne? 
  7. Nevýhody techniky
  8. Prečo paradajka? 

Čo je to pomodoro technika a komu je určená?

Metóda, resp. technika pomodoro je postavená na delení úloh a činností na menšie, časovo ohraničené a lepšie stráviteľné kúsky. Táto filozofia ide ruka v ruke s princípom time managementu. Aj tá najrobustnejšia a najkomplexnejšia úloha je totiž omnoho lepšie zvládnuteľná, ak si ju rozkúskujete.

Ináč, len tak pre zaujímavosť, pomodoro je v taliančine paradajka. Už vidím, že sa neviete dočkať príbehu za týmto názvom, ale ešte chvíľu vydržte.

Pomodoro technika je perfektným nástrojom pre ľudí, ktorí majú problém s:

  • dlhším sústredením sa,
  • multitaskingom,
  • rozptýleniami,
  • motiváciou.

Ak ste sa našli aspoň v jednej z týchto kategórií, super. Možno ste práve narazili na nástroj, ktorý vám značne uľahčí prácu. Za predpokladu, že ho zavediete do praxe a budete ho aktívne využívať.

Keď sa začítame do „návodu na použitie“, vyzerá to mimoriadne jednoducho:

  1. vyberieme si úlohu, alebo aktivitu, ktorú ideme riešiť,
  2. nastavíme si časovač na 25 minút (=pomodoro) a vrhneme sa na vybranú činnosť,
  3. snažíme sa pracovať bez prerušenia a s maximálnym sústredením,
  4. akonáhle odbije 25 minút, činnosť pozastavíme,
  5. zhruba 5 – 10 minút sa venujeme niečomu inému, ideálne mentálne nenáročnému,
  6. opäť nastavíme časovač na 25 minút a opakujeme krok 3.,
  7. pokiaľ činnosť nedokončíme ani po 4 pomodorách, dáme si jednu dlhšiu pauzu, aspoň 20 – 30 minút a opakujeme od kroku 2.

Easy, však? V jednoduchosti je krása a pomodoro to napĺňa do bodky. Navyše ide aj o mimoriadne hravú techniku, za ktorou sa skrýva priamočiara logika.

Jej výhodou je tiež fakt, že ju nemusíte aplikovať iba v práci. Využijete ju pri akejkoľvek činnosti, kde sa musíte sústrediť (najmä v prípadoch, kedy s tým máte problém). Opodstatnenie teda nájde aj pri štúdiu, čítaní, dokonca aj pri istých druhoch manuálnej práce.

pomodoro technika pomodoro metoda time management

vizualizovaná pomodoro technika (autor grafiky: Š. Briatka)

Ako začať s pomodorom?

Ako vidieť na postupe, začať je mimoriadne jednoduché. Okrem práce (a tej je všade hojne) potrebujete v podstate už len nástroj na meranie času. Môžete použiť malý kuchynský časovač (ten je súčasťou originálnej metódy, ako sa dočítate na záver textu), ale úplne rovnako vám poslúži aj smartfón. Existujú dokonca aj pomodoro appky, ale osobne som žiadnu neskúšal.

Je dôležité, aby ste počas 25 minút vyvinuli maximálnu snahu sústrediť sa a pracovali bez rozptýlení. Pracujte celý tento čas, nerobte si prestávky pred jeho uplynutím. Ak počas neho dokončíte jednu úlohu či zadanie, prejdite plynulo na ďalšiu.

Krátke 5-minútové prestávky nevynechávajte. Snažte sa svojmu mozgu a mysli dopriať oddych. Nezačítajte sa počas nich do Nietzscheho ani si nelistujte v zbierke zákonov. Robte kognitívne nenáročnú činnosť – prejdite sa a napite sa vody, doprajte si hygienickú prestávku, choďte na čerstvý vzduch, krátko meditujte, opýtajte sa kolegov na deti (dajte si však pozor, niektorí potom nie a nie prestať). O význame prestávok si prečítajte aj v texte: Prestávky v práci – aké dlhé, ako často a či vôbec?.

Ak vybranú úlohu nedokončíte ani po 4 pomodorách, je čas na dlhšiu prestávku. Príliš dlhodobé ponorenie sa do jednej činnosti môže niekedy viesť k zaseknutiu sa a strate motivácie či inšpirácie. Tomu chcete predísť. Opäť platí, že počas tejto pauzy si chcete oddýchnuť.

Príklady použitia pomodoro techniky

Pri používaní pomodoro techniky môžu nastať rôzne situácie, ktoré v „manuáli“ nenájdete. Čo robiť, keď ma niekto vyruší? Alebo keď dokončím úlohu pred pomodorom? Čo vtedy, ak mám radšej papriku? Na dve z troch otázok nájdete v príkladoch nižšie.

A pamätajte – aj keď v pôvodnom znení má pomodoro 25 minút, vy si môžete tieto úseky predĺžiť, alebo skrátiť.

Poznámka: toto sú príklady plynúce z mojej praxe. Nie sú vytesané do kameňa, berte ich v prvom rade ako návesť, nie ako záväzný návod. 

Príklad 1 – štandardné použitie

V prvom kroku si vyberiem úlohu: príprava nesmierne dôležitej a nesmierne otravnej tabuľky. Na tomto zadaní budem robiť najbližších 25 minút. Nastavím časovač a pustím sa do práce.

Makám, makám, pracujem s podkladmi, farbím bunky v Exceli, naťahujem vzorce, nadávam, keď nefungujú. Ani sa nedotknem smartfónu, nekontrolujem mail, neškúlim po čete. Uplynie 25 minút a ja som stále ešte prácu nedokončil. Čo teraz? Držím sa svätosti pomomodora a prácu prerušujem.

Doprajem si 5 minútovú prestávku, idem sa prejsť, ponaťahujem svalstvo, napijem sa vodky vody. Prešlo 5 minút, nastavujem časovač, začína druhé kolo práce na tabuľke. Nič zložité, však?

Príklad 2 – dokončím úlohu pred koncom pomodora

V rámci zachovania kontinuity pokračujme v predošlom príklade. Druhé pomodoro plynie, prešlo 15 minút a ja som tabuľku úspešne dokončil. Čo teraz? Do konca pomodora ostáva ešte 10 minút, čo s nimi?

Mám na výber tri možnosti:

  • plynule prejdem na ďalšiu úlohu, na ktorej pracujem zvyšných 10 minút – ideálne na takú, ktorú som si vopred pripravil s ohľadom na to, že dokončenie tabuľky mi už nezaberie celé jedno pomodoro <- toto je ideálny scenár,
  • zvyšných 10 minút venujem zmysluplnej činnosti, teda NIE blbnutiu na smartfóne a sociálnych sieťach, ale napríklad vzdelávaním sa, trebárs formou zaujímavých článkov, krátkeho videa a podobne,
  • ak z rôznych príčin predošlé dve možnosti neprichádzajú do úvahy, môžem sa pustiť do rutín a mikroúloh, ktoré ma čakajú a neminú – kontrola mailov, odpisovanie v čete, upratovanie stola, príprava na ďalšiu úlohu či pracovný deň.

Príklad 3 – niekto ma počas pomodora vyruší

Podľa rôznych štúdií a prieskumov čelí viacnásobným denným vyrušeniam zhruba 9 z 10 ľudí pracujúcich v kancelárii. Čo robiť, ak niekto naruší moje milované pomodoro?

Pracujem, pracujem, prešlo ani nie 15 minút a do kancelárie mi vbehne premotivovaný šéf a pribije mi úlohu. Ďalší postup závisí od okolností. Ak po tomto vyrušení môžem pracovať na svojom prvotnom zadaní, urobím tak bez toho, aby som manipuloval s časovačom. Nechám pomodoro dokončiť. Potom si dám prestávku a rozhodnem sa, čo je moja ďalšia úloha.

Realita je však často, bohužiaľ, taká, že šéfova úloha dostane prioritu. Ako v takomto prípade? Opäť sa núkajú minimálne dve možnosti. Môžem sa do úlohy pustiť v „režime pomodora“, teda s rovnakými pravidlami – časovač, 25 minút, prestávka. Ak po osobnom zvážení rozhodnem, že v jej kontexte nie je pomodoro vhodné, časovač stopnem a pracujem bez neho.

Po dokončení neplánovanej úlohy opäť začnem pomodorovať pri svojej práci.

Pomodoro technika – desatoro zásad

Aby ste z tejto techniky vyťažili čo najviac, je fajn pridržiavať sa istých zásad efektivity. Minimálne prvých päť je kľúčových, ostatné plynú z mojej praxe, ale nemusia fungovať u každého:

  1. vždy odpracujem celé pomodoro, neskracujem ho, ani nepredlžujem,
  2. počas pomodora sa venujem výhradne dokončeniu vybranej úlohy,
  3. ak úlohu dokončím, plynule prejdem k ďalšej, neskáčem hneď na Facebook,
  4. prestávky nikdy nevynechávam, taktiež ich využívam do poslednej sekundy,
  5. po štyroch pomodorách si doprajem vždy jednu dlhšiu prestávku,
  6. menšie úlohy zgrupujem do jedného pomodora a snažím sa dokončiť ich všetky,
  7. počas pomodora nekontrolujem maily, smartfón či čet, ak to nie je súčasťou úlohy,
  8. mám pripravený „záložný“ zoznam aktivít, ktorými vyplním zvyšný čas v pomodore,
  9. ak odhadujem, že aktivita potrebuje viac/menej času, vopred pripôsobím časovač,
  10. nenútim sa do používania techniky pomodoro za každú cenu.

Je pomodoro technika efektívna?

Alebo, dovoľte mi preformulovať otázku z podnadpisu: funguje pomodoro u každého? Ani zďaleka. Ako som spomínal ešte v prvom texte o time managemente – kľúčové je najsť si techniky a systémy, ktoré vyhovuje mne. Pomodoro nie je univerzálne efektívne, to by už dávno niekto ziskuchtivý našiel spôsob, ako ho speňažiť a predávať.

Účinnosť metódy stojí na niekoľkých pilieroch.

1. Ťaží maximum zo sústredenia

Viete, ako dlho je ľudský mozog schopný naozaj sa sústrediť na vykonávanú prácu? Podľa rôznych štúdií je to 20 či 45 minút, pri tých najoptimistickejších možno až hodinu a pol. Osobne si však myslím, že v dnešnej prestimulovanej dobe je to skôr tých 20 minút, často aj menej. Po uplynutí tejto doby sme už myšlienkami od práce odplávali ku plánom na víkend a spomienkam na ten ozaj trápny moment, ktorý sme zažili pred siedmimi rokmi.

Práve v tomto však tkvie sila pomodoro techniky. Počas 25-minútových úsekov je naše sústredenie relatívne stabilné. Dokážeme tak venovať vykonávanej činnosti patričnú pozornosť bez toho, aby sme myšlienkami zablúdili do plytčín. Po 25 minútach prichádza krátka pauza, počas ktorej sa mozog osvieži, odreaguje a my sme následne pripravení opäť sa ponoriť do sústredenia.

Už som uviedol, že pomodoro je obzvlášť efektívne pre ľudí, ktorí majú problémy s koncentráciou. Držať pozornosť na jednom mieste je obzvlášť náročné, viem, o čom hovorím. Práve rozdelenie práce na zvládnuteľné 25-minútové úseky je akousi zlatou strednou cestou. Tento čas nie je príliš dlhý na to, aby sústredenie vyšumelo, ale zasa ani krátky a je možné počas neho zmysluplne pracovať.

2. Odďaľuje vyčerpanie

Práca je vyčerpávajúca, o tom niet pochýb. A to aj vtedy, ak nás naozaj baví. Mozog totiž funguje na pomyselnom palive a pri práci hlavou ho míňame. Čo je však na škodu je skutočnosť, že často neefektívne a zbytočne. Sami sa tak unavujeme viac, ako musíme. Môže to byť v dôsledku toho, že sme si toho naložili na pracovný tanier skrátka priveľa, pracujeme bez prestávky, alebo sme sa niekde zasekli, nevieme sa sústrediť a podobne. Všetko nás stojí energiu.

Spomínaným segmentovaním práce na úseky tomuto negatívnemu javu predchádzame. Predstavte si pomodoro techniku ako intervalový tréning. Úseky (viac-či-menej) intenzívnej práce strieda dostatočný oddych. Ak by sme išli bez pauzy, tak skôr či neskôr sa energia minie, efektivita narazí na dno. Takéto nesystematické pracovné maratóny sú obzvlášť nebezpečné z dlhodobého hľadiska, pretože vedú k vyhoreniu.

K tejto problematike vám odporúčam prečítať si tiež text: Prestávky v práci – aké dlhé, ako často a či vôbec?.

3. Bojuje s multitaskingom a prokrastináciou

Multitasking a jeho nástrahy som opísal v predošlom článku. Nanešťastie, nie je práve najľahšie s ním skoncovať. Pomodoro technika je jedným zo spôsobov, ako to dosiahnuť. Pomáha nám budovať disciplínu a zvyk sústrediť sa. Počas 25 minút venujeme pozornosť jednej činnosti, ostatné akoby ani neexistovali. Samozrejme, chce to prax, aby sme tento stav dosiahli. Pravidelným „pomodorovaním“ však mozog cvičíme v koncentrácii.

Pomodoro technika je rovnako efektívna aj pri prokrastinácii. Tá predstavuje neustále odsúvanie potrebných činností na úkor tých menej dôležitých, alebo dokonca na úkor úplných zbytočností. V dnešnej dobe sú multitasking a prokrastinácia často úzko prepletené a niet sa teda čo čudovať, že na nich funguje rovnaký bič.

4. Minimalizuje rozptýlenia

Multitasking a rozptýlenia idú ruka v ruke. Najmä keď v tej ruke máte smartfón. Veď to poznáte, pracujete, pracujete a zrazu už surfujete po internete a kupujete sombrero pre svojho kocúra. Sila pomodora je aj v akejsi zmene mozgových vzorcov, ktorú som naznačil v bode č. 3. Učíme tento orgán sústrediť sa na práve vykonávanú činnosť a stíšiť vonkajší svet.

Samozrejme, pripraveným šťastie praje. To znamená, že ak vopred odstránite potenciálne rozptýlenia zo svojho okolia – áno, mám namysli predovšetkým váš telefón – znižujete šancu im podľahnúť. Čistý pracovný stôl je kľúčový pre produktivitu, pomodoro jeho prínos ešte znásobuje. Navyše sa vám za poriadok poďakuje aj ten, kto ho musí utierať od prachu a nemusí pri tom dvíhať haldy papierov a krabice od predvčerajšej číny.

Má pomodoro technika nevýhody?

Aj keď pomodoro patrí k efektívnym nástrojom time managementu, nie je to nepriestrelná technika. Už som spomínal, že fungovať nebude u každého. Tak to ale je, žiaľ, s každým jedným nástrojom v rámci organizácie času a práce. Kľúčové je nájsť to, čo funguje pre nás a začať to cieľavedomo aplikovať.

Problém môže nastať pri činnostiach výsostne kreatívneho charakteru, hlbokého ponorenia sa do práce alebo napríklad aj pri generovaní nápadov. Skrátka vtedy, keď sa dostanete na vlnu a pracuje sa vám dobre, alebo ste uprostred tvorivej fázy. V takýchto prípadoch môže byť pauzovanie po 25-minútach kontraproduktívne.

S rovnakým scenárom sa stretávame pri činnostiach, ktoré si vyžadujú dlhšiu sústredenosť, resp. ich vykonávanie nie je možné po 25-minútach prerušiť (napríklad porada s investormi – aj keď, predstavte si tie šokované tváre, keď vám zazvoní časovač a vy sa idete prejsť).

Pomodoro technika má ešte jednu nevýhodu. V bežnej slovenskej kancelárii (najmä v open spaceoch – otvorených priestoroch) je niekedy náročné eliminovať vyrušenia. Kolegovia, telefóny, klienti. Vtedy je problém dať práci aj tých 25-minút sústredenia.

Všetky vyššie uvedené nevýhody však majú spoločné riešenie. Pomodoro technika je mimoriadne prispôsobivá. Je pre vás 25-minút príliš málo, viete sa plne sústrediť aj dlhšie? Predĺžte interval (osobne neodporúčam dlhšie ako 40 minútové pomodorá). Naopak, vkuse k vám chodia bohatší kolegovia vykecávať o tom, ako im prišlo zle z kebabu na ich luxusnej dovolenke? Skráťte si pomodoro interval na 15 minút a urobte z neho mini-šprint (menej je už neefektívne).

Ak čelíte kreatívnej práci či časovo náročnejšej činnosti, ktorá nesmie byť prerušovaná, časovač nemusíte zapínať vôbec. Prispôsobte si pomodoro podľa seba. Odhadnite úlohy a typy práce, kde má svoj význam. Urobte tak hneď zajtra. Alebo dnes, ak čítate text v práci – v takom prípade pomodoro metódu určite potrebujete.

Pomodoro technika – prečo paradajka?

A sme na konci. Sľúbil som vám etymologické okienko k názvu techniky, tak teda tu ho máte. Ak čakáte vzrušujúci príbeh s prekvapivou pointou, ostanete sklamaní.

Pomodoro technika pochádza, ako všetky dobré veci (pasta, Krištof Kolumbus a Fiat Multipla) z Talianska. Jej „autorom“ je Francesco Cirillo – kliknite na odkaz a prečítajte si o ňom, je to frajer.

Počas svojich študentských čias koncom 80. rokov minulého storočia hľadal spôsob, ako zlepšiť sústredenie pri štúdiu na skúšky. Išiel do kuchyne, zobral časovač – minútku v tvare paradajky (preto pomodoro technika), nastavil ju najprv na dve minúty a počas nich bez prerušenia čítal a vstrebával informácie. Postupne interval predlžoval, až došiel k zlatému číslu. A tak si dnes všetci nastavujeme naše časovače na 25 minút.

The end.

Fascinujúce, že? Ale bez srandy – „vynález“ tejto techniky time managementu je dôkazom toho, že to naozaj ide. A niekedy k tomu stačí kuchynský časovač. Ak to dokázal taliansky študent sociológie pred 40 rokmi, čo bráni vám hľadať cestu k efektívnejšej a šťastnejšej práci?

(Pssst, ste to vy sami…).

Kam ďalej?

Verím, že prečítanie tohto textu vám nezabralo ani jedno pomodoro. Zvyšný čas môžete využiť na:

Našli ste v texte chybu? Máte otázku? Chcete sa len tak pohádať o nejakej časti (hádať sa na internete je pre time management obrovským prínosom, verte mi)? Napíšte mi na kontakt@pracujem.si a garantujem vám, že neostanete bez odpovede.