To do list je ako nákupný zoznam k pracovnému dňu. Ak ho máte vyskladaný poctivo, vrátite sa domov s tým, čo naozaj potrebujete (= pracovný deň strávite produktívne a nad prioritami). Ale ak idete medzi regály bez neho, alebo je len takým chabým náznakom, opäť vám v košíku skončia sprostosti, predražené šunky z Rakúska a žmolkovač v akcii, aj keď doma máte už tri.
Neexistuje univerzálny štandard toho, ako má taký to do list vyzerať. Stretneme však, samozrejme, rôzne jeho frekventované varianty, pričom najčastejším je jednoduchý (polo)štruktúrovaný zoznam úloh. Stačí to? A čo by nie. Najdôležitejšie je predsa vedieť, čo je potrebné urobiť a nezabudnúť na to.
To do list však skrýva oveľa väčší potenciál. Stačí doň vniesť trochu systému, prehľadnosti a získate silný plánovací nástroj. S miernym nadsadením ho dokonca môžeme označiť za východiskový dokument pracovného dňa.
Existujú všakovaké appky, sexy predražené zápisníky a vlastne milión spôsobov, ako váš to do list zmeniť. Schválne nehovorím „vylepšiť“, lebo nie každá zmena je produktívna. Aj o tom píšem nižšie. Odškrtávam prvú položku z môjho to do listu na dnes – napísať neinvazívny úvod k textu. Cítite ten záchvev produktivity?
Poznámka: tento text je druhou časťou cyklu o plánovaní. Prvý článok nájdete tu: Plánovanie I – čo to je a ako mi môže pomôcť?.
Pozrite, aký krásny zápisník. Priam stvorený na tvorbu to do listov. Práca s perom a papierom nikdy nevyjde z módy.
To do list – obsah článku
To do list – aký má význam?
Raz mi vo fitku jeden tréner povedal, že nechápe, ako môžu ľudia vynechávať celotelovú rozcvičku a poctivé zahriatie. Ja som nechápal, ako to, že on nechápe. Každý sme individualita, nech ľudia cvičia, ako chcú. Vravím si, že on ako „človek z fachu“ je už profesionálne deformovaný a aplikuje svoju optiku aj na bežného človeka, ktorý s cvičením vôbec nemá skúsenosti. Potom som si však uvedomil, že rovnaký pocit, ako tento tréner, zažívam na pravidelnej báze. Vždy, keď stretnem človeka, ktorý vôbec nepoužíva to do listy.
Aj z tohto dôvodu čítate tieto riadky. Ak význam to do listov poznáte, pokojne preskočte na ďalšiu časť textu. Sú určené skeptikom.
1. Pomáha nezabúdať
Snáď najočividnejšou výhodou to do listov je skutočnosť, že s ich pomocou znižujeme šancu zabudnúť na svoje úlohy. Schválne, tipnite si, aká časť nových informácií nám vyfučí z hlavy do hodiny po tom, čo ich získame? Veda hovorí, že v priemere 50%. Po jednom dni? Až 70%. Do konca týždňa si pamätáme ledva desatinu z nich. Hovorí sa tomu krivka zabúdania a tento koncept má korene ešte v 19. storočí.
Samozrejme, trénovaní ľudia (učitelia, právnici, ex-manželky) sú schopní zapamätať si viac. Ale ani ten najdokonalejší mozog si nedokáže poradiť so všetkými informačnými stimulmi, ktorými je dnes bombardovaný. Aj keby sme si toho zapamätali naozaj veľa, vždy na niečo dôležité zabudneme, nejaká úloha nám prejde mimo radar. Avšak to neplatí, ak si ju niekde poznačíme. Jedine že by sme stratili aj médium, na ktorom to máme zapísané. Ale aspoň by nám nikto nemohol povedať, že sa nesnažíme.
Ak vám teda nabudúce šéf či kolega dá medzi rečou úlohu, urobte si láskavosť a hneď si ju zapíšte. Nespoliehajte sa na to – veď to si zapamätám. Krivku zabúdania neporazíte.
2. Dostaňte to z hlavy!
Keď je disk na počítači plný, jednoducho vymažeme nepotrebné súbory. S našou hlavou a údajmi v nej je to však o čosi náročnejšie. Neexistuje tlačidlo DELETE, ktorým prečistíme náš mentálny harddisk (snáď s výnimkou lacnej vodky zo staničného bufetu). Skladujte v hlave, ideálne, iba potrebné informácie. To čo tam naozaj nemusí byť, t.j. drvivá väčšina vecí súvisiacich s prácou, tak si tam ani neukladajme. Kam teda s nimi?
Do to do listu. Zápisníka. Zošita. Diára. Appky. Wordu. Toto všetko – a kvantum ďalších – sú nástroje na ukladanie dát. Tak ich využívajme naplno. Uvidíte, vaša hlava sa vám poďakuje. Nebude si musieť pamätať kvantum informácií, keďže budú niekde zapísané. Naozaj to funguje.
Existuje totiž čosi, čo sa volá kognitívne preťaženie. V nejakej podobe ste ho zrejme zažili už aj vy. V skratke ide o to, že mozog pod tlakom (úloh, termínov, plánov…) jednoducho prestane adekvátne pracovať s informáciami. To môže viesť k frustrácií, bolestiam hlavy, hnevu, zaseknutiu sa, roztržitosti a podobne. Pravidelne čistite svoj mentálny harddisk (nie v staničnom bufete) a týmto stavom sa ľahšie vyhnete.
3. Ide o psychologický stimul
Kvantum psychologických štúdií preukázalo pozitívny účinok vedenia si denníka na duševný stav človeka. Zapisovanie pocitov a nálad pomáha potláčať príznaky úzkostí, depresie, stresu. Teraz sa asi pýtate – čo to má, dočerta, spoločné s plánovaním a prácou? Nuž, minimálne psychologickú základňu (a to je čo?). Vysvetlím.
Jedným z dôvodov, prečo denníky pomáhajú je, že problémy a ťažkosti v nich nadobúdajú reálne kontúry. Jednoduchšie dokážeme čeliť niečomu pomenovanému, zachytenému (veľmi zjednodušene vysvetlené, psychológovia nezjedzte ma). V texte o plánovacej technike Aký je ďalší krok? som napísal, že v tom spočíva hlavná sila konkrétnych plánov a úloh. Zapísaním zhmotňujeme, odstraňujeme neistotu.
Ak totiž úlohy, výzvy, zadania a podobne dáme na papier či do appky, prechádzajú od abstraktného ku konkrétnemu (alebo aspoň menej abstraktnému). Pre mozog je takýto „nepriateľ“ oveľa zvládnuteľnejší.
To do list – príklady z praxe
Zhotoviť to do list nie je žiadna veda. Vezmem pero, papier, napíšem úlohy dňa, zabudnem na nich. Primárny účel splňa aj takýto zoznam, plne rešpektujem jeho funkciu. Ale ak by tento článok mal byť o takýchto to do listoch, tak by to bola iba zbytočná zbierka slov.
Existuje kvantum prístupov k tvorbe to do listov. Niektoré kladú dôraz na samotný zoznam úloh, iné na určovanie priorít, ďalšie na detail. Tie, ktoré považujem za najpraktickejšie, vám opíšem. Bez štipky hanby začnem tým svojim.
1. To do list Šimona Briatku
Áno, to je moje meno. A táto metóda tvorby to do listov je asi tak „moja“, ako je „moje“ ranné cvičenie či pitie vlastnoručne pomletej kávy. Ináč povedané – takto to určite robí aj veľa ďalších ľudí.
Mnou zapísaná úloha musí mať:
- kľúčové sloveso – napísať, odoslať, odpripomienkovať, vymaľovať, zastreliť. Skrátka niečo, čo pomenuje potrebnú akciu na vykonanie. Sloveso pomenúva činnosť. To do list zachytáva činnosti, ktoré musíme/by sme mali vykonať.
- termín – čakali ste niečo iné? Ak neviem kedy to má byť urobené, načo si to vôbec značiť? Aj približný deadline je lepší, než žiaden. Ale úplne najlepší obsahuje presný dátum a jeho turbo verzia ešte aj čas. Pozor, dátumovanie sa týka týždenných a mesačných to do listov, nie denných.
- „večnú“ zrozumiteľnosť – v praxi sa mi často stávalo, že som si niečo zapísal, vrátil sa k tomu o dva dni (kedy boli kontext či situácia úplne odlišné) a nevedel som, „co tím chtěl básník říci.“ Dávam si teda pozor, aby som si všetky úlohy zapísal jednoducho, tak, aby som sa k ním vedel kedykoľvek vrátiť a nemusel pri tom lúštiť faraónov rébus. Odporúčam vyhýbať sa skratkám.
- konkrétny ďalší krok– dosť bolo vágnych úloh typu: „Napísať článok“, „Pripraviť kampaň na zľavu“, „Poslať report šéfovi“. Presne pomenujme nasledujúcu potrebnú akciu. Teda nie „Napísať článok“ ale „Napísať osnovu v bodoch pre článok o technike pomodoro a pripraviť prvý nástrel.“ Viac o tomto pilieri plánovania nájdete v texte – Aký je ďalší krok?.
- prioritu – nie je žiadnym tajomstvom, že niektoré úlohy sú dôležitejšie, než iné. Spravidla však musíme urobiť všetky (alebo aspoň väčšinu z nich) a kľúč k určovaniu priorít je na nezaplatenie. Úlohy odporúčam zoradiť podľa dôležitosti, s tým, že začneme najvýznamnejšími. Šikovným pomocníkom k určovaniu priorít je metóda ABCDE.
V praxi tento systém vyzerá tak, že keď mám na daný deň jasno v prioritách, začínam najdôležitejšími úlohami. Postupne putujem nadol to-do listom a za ideálnych podmienok (rozumej málokedy) stihnem urobiť všetko, čo som si zaumienil. Na ďalší deň proces recyklujem, pričom dôraz kladiem na to, aby mi položky na zozname neostali príliš dlho (nižšie vysvetľujem prečo).
2. To do list + time blocking
Time blocking je ďalšia z plánovacích metód time managementu. Spočíva v delení dňa na hodinové bloky, ktoré následne vyplníme činnosťami, alebo okruhmi činností. Time blocking považujem za nadstavbu klasického to do listu. Jeho sila spočíva práve v spomínanom zgrupovaní súvisiacich aktivít do tematických blokov.
V praxi to vyzerá nejako takto:
Time blocking nerovná sa to do list. Ale funguje s ním v dokonalej symbióze.
To do list s time blockingom môžete používať takto:
- spíšte si zoznam úloh dňa, hoci aj v neštruktúrovanom zozname (alebo s metódou ŠB),
- následne spojte súvisiace aktivity do tematických celkov – blokov,
- bloky vsaďte do časovej osi dňa (ako na obrázku),
- v daný čas sa venujte iba naplánovej činnosti/okruhu činností,
- na konci dňa si naplánujte ten ďalší, alebo to urobte až na jeho začiatku.
Tento spôsob nekladie dôraz až tak na priority (aj keď s trochou snahy to nie je problém zmeniť), ale skôr na zvyšovanie produktivity a ťaženie zo sústredenia. Rizikom teda je, ak podceníme dôležitosť úloh a energiu s časom venujeme takým, ktoré po pravde patria do druhého sledu. Pomôcť môžu Eisenhowerova matica či metóda ABCDE.
3. Metóda Ivyho Lee-a
Ivy Lee bol americký konzultant, ktorý si vyslúžil titul otec public relations (PR). Toľko stručné, hoc s tematikou článku nesúvisiace predstavenie. Čo už však súvis má, je jeho metóda na zvýšenie produktivity, ktorá v podstate nie je ničím iným, než to do listom.
Použijete ju takto:
- na konci pracovného dňa si pripravte zoznam šiestich (alebo menej, avšak nie viac) najdôležitejších úloh ďalšieho dňa,
- zoraďte ich podľa dôležitosti a očíslujte 1 až 6 (alebo 1 až X, podľa počtu úloh),
- pôvodná metóda odporúča napísať každú na malú papierovú kartičku (hoci aj 3 x 5 centimetra), ale postačí mať ich spísané pod sebou podľa dôležitosti, alebo napríklad aj v appke,
- vždy pracujete iba na jednej úlohe a ďalšiu nezačínajte predtým, než ju dokončíte,
- akonáhle ju dokončíte, fyzicky ju zo zoznamu vyškrtnite, alebo označte v appke za hotovú,
- nedokončené úlohy presuňte do ďalšieho dňa,
- časom identifikujte počet úloh (1 až 6), ktoré ste schopní konzistentne dokončovať na pravidelnej báze a zapisujte si ich len toľko, aby ste ich zbytočne neprenášali.
Na tejto metóde mi je sympatické to, že pracuje naozaj iba s prioritami. Problémom mnohých to do listov je halda úloh, z ktorých mnohé sú nedôležité a „iba pre dobrý pocit“. Rizikom však je, ak pri svojej práci naozaj potrebujete detail (či už z objektívneho alebo subjektívneho hľadiska) a jednotlivé aktivity potrebujete/chcete mať rozpísané podrobnejšie.
To do list – ako to nerobiť
Každá minca má dve strany a výnimkou nie sú ani to do listy. Jasné, už len skutočnosť, že máme nejaký zoznam úloh, je fajn, je to dobrý základ. Ale vec sa má tak, že neoptimálnym to do listom môžeme svojej produktivite a nálade skôr uškodiť, než ju stimulovať.
Odporúčam vyhnúť sa nasledujúcim zlozvykom.
1. Nekonečný to do list
Tak toto je pliaga. Opäť použijem prirovnanie k nákupnému zoznamu. Predstavte si, že na ňom máte namiesto bežných 8 – 12 položiek asi tak 40 – 50. Tešíte sa do obchodu? Zrejme nie. Predstava hodiny a pol strávenej medzi regálmi a následné teperenie sa s nákupnými taškami napnutými viac, než je XS slim fit košeľa mladého pseudomanažéra – žiadna sláva. A s najväčšou pravdepodobnosťou zrejme aj tak nekúpite všetko, jednoducho sa to do toho košíka už nevojde, alebo to skrátka vzdáte.
S to do listami to máte rovnako. Náš pracovný deň (nákupný košík) má len obmedzený počet hodín. Podobné limity majú aj naše energetické zásoby, schopnosť sústredenia a motivácia. Budem sa opakovať, ale: ani s najdokonalejším time managementom nestihnete „všetko“. Zamerajte sa na to dôležité. Na priority.
Nešpliecham slová do vetra. Priveľa úloh na vašom to do liste vedie k problémom:
- rozhodovacia paralýza – čo urobiť skôr?
- pocit bezmocnosti – mám toho priveľa!
- demotivácia – nič som nestihol…
Prioritizujte. Pomocou metódy ABCDE, Eisenhowerovej matice, alebo hocijakého iného kľúča. Vyberte tie najdôležitejšie úlohy dňa.
A aký by mal byť ich počet? Peter Bregman z Harvard Business Review vraví, že jedna. Alex Cavoulacos, zakladateľ pracovného portálu The Muse, má na to do liste 9 úloh. Šimon Briatka z pracujem.si odhaduje, že pravda je niekde uprostred – odporúča 6 (1 mega dôležitá, 2 akurát dôležité, 3 mini-dôležité, bez ktorých prežijete).
Radšej menej, ako priveľa.
2. Žiadna úroveň priorít
Nadviažem na predošlý bod. Ďalším pilierom chaosu v nedokonalých to do listoch je totiž akútna absencia prioritizácie. Možno teraz vravíte: „Ale Šimon, všetky moje úlohy sú rovnako dôležité!„. A ja vám s pokojom mŕtveho Angličana odpovedám: „Ak je dôležité všetko, nie je dôležité nič.“ Verte mi, ani zďaleka nemáte všetky úlohy v to do liste rovnocenné.
Beriem, občas býva náročné urobiť deliace čiary. Ale nie je to žiadna Sophiina voľba. Opýtajte sa sami seba: „Nedokončenie ktorej úlohy bude mať najviac negatívne následky?„. Bum. Máte prioritu číslo jeden. Rovnaký postup aplikujte aj pri ostatných. Ináč to môže dopadnúť nejako takto:
3. Prílišná vágnosť, prílišný detail
Áno, viem, že tieto dve spojenia si odporujú. Oba protipóly sú však rovnako kontraproduktívne. Uveďme si príklad položky z to do listu:
- ako to nemá vyzerať (vágnosť): Napísať knihu o time managemente.
- ako to nemá vyzerať (detail): Vybrať vhodný font pre podnadpis tretej kapitoly.
Vidíte, v čom je problém? Pri vágnych úlohách sa nemáme čoho chytiť, pri prílišnom detaile sa pipláte. Pravda, ako to už býva, osciluje niekde uprostred:
- ako to má vyzerať: Pripraviť prvý návrh osnovy pre knihu o time managemente s 15 slovnými opismi kapitol.
Takáto úloha má hlavu aj pätu. Je dostatočne konkrétna na to, aby sme vedeli, kde začať, ale zároveň nás jej dokončenie významne posunie k cieľu – napísať knihu o time managemente.
Príliš všeobecné a vágne úlohy rozbíjajte na drobné. Naopak, od extrémne detailných odzoomujte a zgrupujte ich do tematických celkov. Ale pozor, tento zlatý stred musíte nájsť sami – každý ho má inde.
4. Stálice
Stálicami nazývam úlohy, ktoré veselo putujú z to do listu jedného dňa na to do list ďalšieho dňa a ďalšieho dňa a ďalšieho dňa a ďalšieho dňa… asi viete, čo tým chcem povedať.
V prvom rade: musíte túto úlohu naozaj urobiť? Ak ju vkuse presúvate, asi nie je taká dôležitá. Možno je to dokonca iba niečo, čo „by bolo fajn urobiť, ale iba ak zvýši čas, ak nie, tak sa nič nestalo„. Takéto niečo na vašom to do liste nemá čo robiť. Majte to zapísané niekde bokom na zozname činností s názvom RAZ MOŽNO. Seriózne.
Už vieme, že miesto na to do liste je exkluzívne, je to VIP. Nemá naň právo každá úloha. Takáto stálica ho iba zaberá niečomu, čo je potenciálne oveľa dôležitejšie.
Osobne to robím tak, že ak mi popod radar prejde takáto „rotujúca“ úloha 5x za sebou, nemilosrdne ju vyhadzujem. Iba veľmi zriedkavo je konštelácia hviezd taká, že ju tam ponechám (ak som ju nestihol z naozaj objektívnych príčin, tie sú ale možno raz do roka). A ak ju vyhodím, no následky ma dobehnú, lebo v skutočnosti bola dôležitá, tak musím identifikovať dôvod, prečo som ju, do frasa, neurobil vtedy, keď som mal.
To do list – papier či appka?
Na záver otázka za milión. Ako zapisovať úlohy? Perom do diára/zápisníka/kalendára, alebo ich ťukať do appky? Či ich dokonca zaznamenávať formou zvukových správ? Rozuzlenie je vo vašich rukách – používajte to, s čím sa vám pracuje dobre.
Dovoľte mi podeliť sa o moje skúsenosti.
Pre účely plánovania v práci používam appku, konkrétne je ňou Asana.
Bez ohľadu na to, aké konkrétne softvérové riešenie som si zvolil, oceňujem digitál. Má totiž nespochybniteľné výhody, tieto si cením najviac:
- appku mám takmer stále so sebou či nablízku (v smartfóne, aj na PC),
- viem si v nej jednoducho zapisovať úlohy so všetkým, čo k tomu patrí (pozri predošlú časť textu),
- nemusím nič škrtať a poznámky nemám počmárané,
- v appke neexistuje škrabopis,
- mám možnosť prikladať súbory a zdieľať plány s inými,
- appka má v podstate neobmedzenú kapacitu,
- viem si nastaviť upozornenia na blížiace sa termíny,
- appka v sebe kĺbi kalendár, zápisník, a projektový softvér,
- vystačím si s bezplatnými verziami.
Aj napriek tomu neodmietam ručné zapisovanie. Práve naopak. Považujem ho za taký cool oldschool.
Zápisníky, lístočky, diáre a kalendáre stále používam. Nie na komplexné plánovanie, ale na robenie poznámok, písanie rýchlych pripomienok (kým si ich nehodím do appky), zaznamenávanie bleskových nápadov, pripravovanie skíc, brainstormingy, myšlienkové mapy a podobne. Každopádne však často to, čo zachytím na papier, neskôr prenesiem do digitálnej podoby, aby som sa k tomu vedel vrátiť, nech sa nachádzam kdekoľvek.
Opakujem – nájdite si to, čo funguje pre vás. Kašlite na to, že iní to robia ináč. Ak si nájdete systém, ktorému rozumiete, viete ho používať, škálovať (musí ustáť aj rastúci počet úloh) a ideálne vás aj baví (alebo aspoň nefrustruje), tak máte vyhrané.
Kam ďalej?
Verím, že po ruke už máte zápisník a v telefóne stiahnuté aspoň štyri plánovacie appky. A poďme ešte ďalej:
- nezabudnite si prečítať aj prvú časť série o plánovaní,
- ak nemáte to do listy, tak neplánujete a ak neplánujete, je to zlozvyk,
- zistite, aké všakovaké techniky time managementu poznáme,
- lajknite pracujem.si na Facebooku, vďaka!
Našli ste v texte chybu? Máte otázku? Chcete sa len tak pohádať o nejakej časti (hádať sa na internete je pre time management obrovským prínosom, verte mi)? Napíšte mi na kontakt@pracujem.si a garantujem vám, že neostanete bez odpovede.