Plánovanie je takou dôležitou časťou time managementu, že o ňom napíšem hneď sériu článkov. Vitajte pri prvej časti.
Už v úvodnom texte na tomto webe – Čo je to time management? – som plánovanie označil ako jeden z pilierov organizácie času a práce. Patrilo by sa teda odôvodniť, prečo som tak urobil.
Nejde vôbec o glorifkáciu keď poviem, že plán je základným kameňom úspechu. Alebo neúspechu, sú predsa aj zlé plány. Vedeli by o tom rozprávať napríklad poľnohospodári z Los Alamos v USA, ktorým sa v roku 2000 vymklo spod kontroly plánované vypaľovanie porastu a spôsobili škody za 1 miliardu dolárov.
Plán a plánovanie stoja na začiatku každého projektu, či väčšieho zadania, ale opodstatnenie nájdu aj pri menších úlohách. Pomocou nich dokážeme jasne definovať svoje ciele a zároveň si načrtneme cestu k nim. Plán nám hovorí ČO chceme dosiahnuť, AKO to chceme dosiahnuť a KEDY to chceme dosiahnuť (a KTO je za to zodpovedný, ale o tom viac neskôr).
Plán = príprava. A tá je nevyhnutná k úspechu.
Poznámka: v tomto texte hovorím o plánovaní v kontexte práce, ale všetky poznatky sa dajú aplikovať aj v iných oblastiach. Napríklad pri chudnutí, šetrení, futbale, vypaľovaní porastu či dobývaní sveta.
Čo to je plán a plánovanie?
Po internete a v terminologických slovníkoch sa váľa kvantum definícií ako plánovania, tak plánov. Keďže ide o obsahové gro tohto textu, bolo by namieste vysvetliť, čo pod týmito pojmami myslím ja.
Pod plánom práce rozumieme akýkoľvek písaný (v drvivej väčšine), alebo aj nepísaný systém či dokument, súbor. V prvom rade je v ňom zadefinovaný cieľ, teda to, čo chceme dosiahnuť. Okrem toho obsahuje aj súbor krokov, činností, akcií či aktivít (všetko je jedno a to isté), ktoré vedú naplneniu cieľa. Nesmieme zabudnúť na naše obľúbené deadliny, bez termínov to nie je ono. V neposlednom rade obsahuje osoby, zodpovedné za uskutočnenie jednotlivých krokov.
Zrekapitulujme si to. Plán obsahuje:
- cieľ – ČO chceme dosiahnuť,
- kroky – AKO to chceme dosiahnuť,
- termíny – KEDY to chceme dosiahnuť,
- zodpovedné osoby – KTO má pomôcť to dosiahnuť.
Toto je absolútne minimum, ktoré musí obsahovať dobrý plán. Čokoľvek navyše je dobrovoľné, ale bez týchto štyroch oporných bodov nemáte v ruke skutočný pracovný či projektový plán.
Dobrá správa – plánovanie už robíte
Ak ste sa nikdy nevenovali projektovému manažmentu, nepracovali ste v tímoch, prípadne sa venujete iba drobnej operatíve, alebo máte rutinnú prácu, tak plánovanie sa môže zdať zbytočné, zložité, až strašidelné. Pritom to vôbec nie je pravda. Pretože ho už nepochybne robíte vo svojom živote, ale možno to tak ani nevoláte.
Idete do potravín a máte spísaný zoznam všetkých dobrôt, ktoré chcete kúpiť? Bingo, aj to je plán. Študujete si cestovný poriadok lebo ráno vám treba ísť k zubárovi? Plánujete. Vlastníte futbalový klub, nakúpili ste predražené posily, rozšírili sektor hostí a chcete v ďalšej sezóne byť na čele rebríčka, aby ste sa kvalifikovali do Ligy majstrov? Plán, plán, plán.
Plánovanie je chtiac či nechtiac súčasťou našich životov. Pri jeho úplnej absencii by všade vládol chaos. A ak práve neplánujete vy, tak plánuje niekto iný. Takmer všetko, s čím sa denne stretávame, je výsledkom plánovania. To, ako chodia autobusy, otvárajú obchody, svietia lampy či dávajú futbal v telke.
Samozrejme, plánovanie v práci je spravidla komplexnejšie, než vyššie uvedené príklady zo života. Cestu k zubárovi nepotrebujete mať zmapovanú na papieri. Obývačku vymaľujete aj bez podrobného súpisu krokov. V práci a predovšetkým pri dosahovaní ambicióznych cieľov a v rámci projektov je plán východiskovým dokumentom, okolo ktorého sa všetko točí. Musí teda mať isté vlastnosti a štruktúru. Tomu sa budem venovať v jednej z ďalších častí.
Prečo je plánovanie dôležité?
Prejdime k jednotlivým argumentom v prospech plánov a plánovania. Je ich naozaj dosť a nejde o všeobecné, neuchopiteľné benefity z marketingovej brožúry. Plánovanie je preukázateľne efektívne a akonáhle ho zavediete do aktívnej praxe, všetky tézy z tohto článku zažijete na vlastnej koži. Dovolím si povedať, že s najväčšou pravdepodobnosťou ide o najdôležitejší predpoklad úspechu v práci.
Jasné, keď idete umývať záchod, plán vám až tak netreba. Sú činnosti (aj pracovné), ktorých povaha je natoľko jednoduchá či priamočiara, že akékoľvek podrobnejšie plánovanie by bolo zbytočnou stratou času. Ale akonáhle čelíte väčším výzvam, projektom, úlohám, prípadne si stanovujete ciele (pracovné či osobné), plán je zbraňou, ktorú vo svojom arzenáli potrebujete.
Prečo? Lebo:
1. Zvyšuje produktivitu
Ak nemáte plán a riešite veci za chodu, ste v podstate odkázaní na svoju intuíciu a schopnosť improvizovať. Žiaľ, ani keby ste v týchto dvoch aspektoch boli neviem aký macher, poctivú prípravu vám nenahradia. Váš úsudok ohľadom toho, čo je v danej chvíli dôležité alebo urgentné, nie je ani zďaleka stopercentný. Určite ste sa už niekedy vrátili spätne k nejakým pracovným rozhodnutiam a povedali ste: toto by som urobil ináč. Plánovanie pomáha týmto momentom predchádzať.
Sú isté „suroviny“, ktoré máte iba v obmedzenom množstve: peniaze, čas, energiu, schopnosť sústrediť sa. Dobrý plán vám napovie, ako ich efektívne rozdeliť medzi potrebné kroky takým spôsobom, aby ste dosiahli svoj cieľ.
2. Ukazuje vám cestu
Na začiatku plánovania spravidla stojí určenie si cieľov. V práci môže ísť o dosiahnutie rôznych ekonomických ukazovateľov, získavanie klientov, dokončenie vývoja appky/produktu, napísanie knihy, článku a tak ďalej. Cieľ je to, ČO chceme dosiahnuť. Ale to nestačí, to by bolo príliš jednoduché. Potrebujete vedieť AKO sa k cieľu dopracovať. A návod k tomu vám dá práve kvalitný plán. Vidíte v ňom kroky a míľniky rozbité do jednotlivých aktivít, ďalej termíny a zodpovedné osoby.
Hm, príklad z praxe? Chcem získať nových čitateľov pracujem.si prostredníctvom online kampane! OK, potrebujem si kvantifikovať cieľ, vhodne zvoliť platformy, určiť cieľovú skupinu, prideliť rozpočet, pripraviť grafiku, text, vybrať čas spustenia a trvania… a mnoho ďalšieho. Kebyže do toho idem po hlave a bez plánu, výsledkom by bol možno bezduchý post na Facebooku s nulovou odozvou. Ale vás sa mi tu predsa podarilo dostať, či?
Ak by som túto časť článku efektívnejšie naplánoval, uvediem lepší a vtipnejší príklad. Ale aspoň v praxi vidíme nedokonalosť improvizácie.
3. Z dlhodobého hľadiska šetrí čas
Voľakto múdry raz povedal, že každou minútou plánovania ušetríte desať minút práce. Nebudem teraz skúmať matematiku za týmto výrokom, aj keď by ma zaujímalo, koľko musím plánovať, aby som nemusel robiť nič. Možno na to raz prídem. Ale pravda je taká, že poctivé plánovanie na začiatku nám v budúcnosti ušetrí čas.
Nechcem sa opäť točiť okolo toho, čo som už napísal pri predošlých výhodách. Ale tú logiku vidíte aj vy, však? Ak si vopred zadefinujeme konkrétne kroky, určíme priority a nevyhnutnosti, stanovíme termíny, zmapujeme riziká tak… zabijeme kopec času, ale ešte viac ho ušetríme. Vyhneme sa totiž nejasnostiam, nerozhodnosti, improvizácii, prekvapeniam, zaseknutiu sa.
A. Lincoln: „Dajte mi šesť hodín na rúbanie stromu a prvé štyri budem brúsiť sekeru.“ Chlapík rozumel tomu, že prípravu nič nenahradí. Už len keby viac rúbal stromy a menej chodil do divadla… (zdroj obrázka: Wikimedia Commons)
4. Veľa sa pri ňom naučíte
Plánovanie je úplne parádnou školou. Ja osobne som sa pri ňom naučil veľa vecí, napríklad:
- myslieť dlhodobo, nie iba krátkodobo,
- predvídať problémy a identifikovať prekážky,
- využívať kreativitu v praxi,
- stanovovať si ciele,
- spájať veci do celkov,
- z chaosu vytvárať systém,
spoliehať sa iba sám na seba, všetci sú leniví.
Nejde vôbec o nadsadenie keď poviem, že plánovaním som ušetril nielen veľa času (pozri bod 3), ale aj peňazí a nervov. Okrem toho som získal mnoho skúseností a schopností, ktoré v živote aktívne používam.
5. Potláča vedľajšie účinky práce
No a nakoniec to najkrajšie. Frustrácia a podráždenosť sú dnes už, žiaľ, pričasté symptómy pracujúceho človeka. Asi každý z nás sa už stretol s nechuťou, ktorá vyplynula z nepresne a ledabolo zadefinovaných úloh a cieľov. Nikto nemá rad prácu s nejasným výsledkom, ktorej zmysel je v nedohľadne. Plánovanie je účinným protijedom na tieto negatívne pocity.
Spojitosť medzi upratovaním a duševným zdravím je známa. Plánovanie od toho nemá veľmi ďaleko. Ide v podstate o upratovanie v prioritách a úlohách. Náš mozog má rád, keď sú veci organizované, keď je v nich systém a poriadok. Ak vďaka plánu viete, čo vás čaká (minimálne z hľadiska úloh, ktoré je potrebné dokončiť), tak získavate pocit istoty a akýsi vnútorný pokoj. Toto potvrdzujem z vlastnej skúsenosti.
Na úvod k plánovaniu by to hádam aj stačilo. Ale iba sa rozbiehame.
Nabudúce si povieme niečo o tom, prečo základom plánovania je nenosiť veci v hlave.
Kam ďalej?
Vaša túžba po efektívnejšej práci ešte nebola uspokojená? Super, to ma teší:
- prečítajte si o prokrastinácii, s ktorou plánovanie zvádza boj,
- zistite, ktoré ďalšie piliere time managementu poznáme,
- odoberajte profil pracujem.si na Facebooku, tam je skrátka všetko.
Našli ste v texte chybu? Máte otázku? Chcete sa len tak pohádať o nejakej časti (hádať sa na internete je pre time management obrovským prínosom, verte mi)? Napíšte mi na kontakt@pracujem.si a garantujem vám, že neostanete bez odpovede.