Tipy k šťastnejšej a efektívnejšej práci.
Každý štvrtok. O 7:30. Bezplatne. Navždy.


Odoberajte newsletter Čítajte blogSpoznajte autora


Multitasking – ako robiť viacero vecí naraz a neurobiť nič

multitasking co to je pracujem si

Multitasking je ďalší z čudesných anglicizmov týkajúcich sa práce. V preklade znamená vykonávanie viacerých činností súčasne. Na prvé počutie paráda, však?

Multitasking – keď viac je vlastne menej

Príklad z praxe – jedným uchom počúvate kolegov na videokonferencii cez Google Meet, zároveň upravujete tabuľku pre šéfa a popritom sa nezabudnete pozrieť do telefónu, či vám niečo neuniklo (prezradím vám: neuniklo). Prípadne patríte do skupiny ľudí, ktorá má otvorených 78 záložiek v prehliadači. Robíte XY vecí naraz a cítite sa skvelo a efektívne.

Veď predsa time management nás učí, ako s naším časom naložiť čo najefektívnejšie. Ako stihnúť čo najviac. A vy robíte kvantum vecí naraz, niekedy dokonca popri nich ešte aj debatujete s kolegom.

To znamená, že multitasking je super. Tak je?

V žiadnom prípade.

Multitasking je preukázateľne neefektívny. Ľudský mozog nedokáže adekvátne roztrieštiť svoju pozornosť medzi viacero vecí činností tak, aby žiadna nebola ochudobnená. Nielenže tak robíte veci neefektívne, ale navyše aj pomalšie, ťažkopádnejšie a s väčšou chybovosťou. Slovami klasika – celé zle.

Jasné, niektoré činnosti je možné vykonávať súčasne. Asi každý z nás už popri rannej káve surfoval po internete, alebo čítal noviny a prežil to. Rovnako vieme žuvať žuvačku a popritom debatovať s kolegom a nie je to katastrofa (aj keď pri tom vyzeráme ako sedliaci).

Multitasking sa však stáva problémom vtedy, keď vykonávame súčasne dve „kognitívne“ činnosti, ktoré si vyžadujú zapojenie hlavy a sústredenia. Napríklad písanie mailu a telefonovanie. Debata s kolegom a šoférovanie. Pozeranie webinára a návšteva Instagramu (tu by sme mohli diskutovať o tom, či ide o činnosť kde zapájate hlavu). Preklikávanie medzi záložkami. A podobne.

Prečo je multitasking neefektívny?

Uveďme veci na pravú mieru. Veľmi malá skupina ľudí VIE multitaskovať. Podľa článku vo vedeckom časopise PB&R ide zhruba o 2,5% populácie. Tí môžu robiť aj viacero „kognitívnych“ vecí naraz a nepociťujú negatívny vplyv na výkon. S najväčšou pravdepodobnosťou to nie ste vy a z vlastnej skúsenosti viem, že ani ja.

multitasking meme pracujem si

aj Batman vie, že bojovať so zloduchmi musí individuálne, nie naraz.

My bežní smrteľníci sa musíme zmieriť s tým, že multitasking nie je pre nás. Má jednoducho priveľa nevýhod. Z nich všetky znižujú efektivitu a kvalitu odvedenej práce. Posúďte sami, zoznam nie je krátky:

1. Bráni sústredeniu

Keď naša pozornosť skáče z jednej činnosti na druhú, na žiadnu sa plne nedokážeme sústrediť. Predstavte si mozog ako motor a naše sústredenie ako palivo. Multitasking je jazda systémom brzda-plyn. Spotreba je zbytočne vysoká. Motor sa opotrebúva. Rovnako ako jazda štýlom brzda-plyn, aj multitasking je začiatočnícka chyba. Myslíme si, že sme efektívni, ale starí harcovníci pri pohľade na nás iba krútia hlavou.

Náš mozog je „naprogramovaný“ na plné sústredenie sa na jednu vec. Akonáhle robíme dve a viac činností súčasne, naša efektivita klesá. Mozog sa vyčerpáva. Možno sa vám zdá, že prechod od jednej ku druhej je plynulý, ale opak je pravdou. Sú medzi nimi maličké, ale významné prechody (v rámci pokračovania motoristickej metafory si predstavte preraďovanie rýchlostných stupňov) a toto prepínanie pozornosti je pre mozog únavné. Nasleduje slabší výkon a pokles pozornosti.

2. Predĺžuje prácu

Nuž a keďže náš mozog potrebuje vykonávanie viacero činností naraz vynaložiť viac šťavy, nie je prekvapením, že nám to celé potrvá dlhšie. To je práve to čaro sebaklamu multitaskerov. Myslia si, že robením viacerých vecí naraz čas šetria, ale kdeže.

Neurologické výskumy preukázali, že dokonca aj jednoduché činnosti, vykonávané súbežne s inými, nám trvajú dlhšie. Multitasking teda v žiadnom prípade neprináša úsporu času, práve naopak. Robíte viac a urobíte menej.

multitasking unitasking

zjednodušený model multitaskingu (autor grafiky: Š. Briatka)

 

3. Zvyšuje chybovosť

Čiže už vieme, že multitasking nám berie pozornosť a ešte aj kradne čas. Aby toho nebolo málo, ešte pritom aj robíme viac chýb. Áno, v niektorých prípadoch ide o pomerne nevinné, alebo skôr otravné omyly. Preklep v texte, nesprávny adresát e-mailu, dvakrát zadaný platobný príkaz na výplaty zamestnancom. Stáva sa.

Problém však vzniká, ak sa chyby kopia. Predstavte si všetok ten zbytočný čas, ktorý potom musíte vynaložiť na ich opravu či odstránenie. Čas, ktorý ste mohli stráviť produktívnejšie. To je však stále ten lepší prípad. Horší je, ak chybu urobíte, keď práve sedíte za volantom alebo v riadiacej veži na letisku. Tam už druhé šance nebývajú. Nemultitaskujte.

Nedostatočné sústredenie, strata času a chyby. Ten multitasking je teda naozaj otravný. Môžeme byť ešte vďační, že nám, čo ja viem, neznižuje IQ.

4. Znižuje IQ

Veru tak. Štúdia na University of London naznačuje, že počas multitaskingu sa u niektorých ľudí znížili hodnoty aktuálne nameraného IQ až o 15 bodov. Pre zaujímavosť, ide o rovnaký kongitívny deficit, ako keby ste do práce prišli nevyspatí, alebo zhúlení. Našťastie ide o dočasný pokles IQ, vzťahujúci sa práve na čas, počas ktorého robíte dve a viac vecí naraz.

Nezabúdajme však na to, že 15 bodov IQ môže byť rozdiel medzi priemerne a podpriemerne inteligentným človekom, resp. medzi dospelým a dieťaťom. Ak teda nabudúce plánujete žonglovať s viacerými činnosťami naraz, zverte ich radšej šikovnému žiakovi, alebo priemernému politikovi. Výsledok bude rovnaký.

5. Zhoršuje náladu

Keď si zoberieme kumulatívny efekt všetkých týchto nevýhod, tak niet sa čo čudovať, že naša nálada v práci je na bode mrazu. Nevieme sa sústrediť, strácame čas, robíme chyby, hlúpneme. Všetky tieto faktory prispievajú k tomu, že naša frustrácia stúpa, zatiaľčo nálada prudko klesá. Multitasking teda neútočí len na našu produktivitu, ale aj na duševnú rovnováhu.

Slovami správneho teleshopping marketéra – to však nie je všetko! Psychológovia z University of Michigan vo svojom výskume zistili, že multitasking môže viesť k rozvoju depresie a úzkosti. U niektorých tieto problémy môže vyvolať už len pondelkové ráno v práci, tak načo prilievať olej do ohňa?

lord chesterfield multitasking time management

Lord Chesterfield už v roku 1747 (!!) napísal, parafrázujem: „Venovať sústredenú pozornosť jednej veci je istou známkou bystrej mysle, zatiaľčo zhon, ruch a roztržitosť sú znaky ľahkomyselnosti a slabosti.“ (zdroj obrázka: Wikimedia Commons)

6. Kazí pamäť

Múdre hlavy zo Stanfordovej univerzity prišli na to, že multitasking a prepínanie pozornosti z činnosti na činnosť môžu zhoršiť pamäť. A to ako krátkodobú, tak dlhodobú. Opäť to súvisí s tým, že pri multitaskingu prepíname náš mozog medzi dvoma (a viacerými) aktivitami, čo je mimoriadne únavné a neefektívne. Jedným z negatívnych následkov je, že pamäť skrátka začne vynechávať. Zabúdame na to, čo sme ešte chceli urobiť, pripomienky nám vyšumia z hlavy. Mnoho z nás má problémy s pamäťou beztak, radšej ich teda nezhoršovať.

Ešte som vám chcel voľačo, ale som zabudol…

Ako sa vyhnúť multitaskingu? 5 tipov

Posolstvo tohto textu je teda jasné. Dovoľte mi ho naformulovať na mieste zbúchaným neologizmom: nemultitaskujte.

Naozaj, naozaj sa vyhýbajte v práci multitaskingu. To znamená, že venujete plnú pozornosť práve vykonávanej činnosti. Neťukáte pri tom do telefónu, ani po ňom nesiahate v pravidelných intervaloch. Nedebatujete s kolegom. Nekontrolujete e-mail. Robíte jednu činnosť a robíte ju poriadne.

To sa ale jednoduchšie povie, ako vykoná. Multitasking je ako osviežujúca oáza v smrtiacej púšti nabitého pracovného dňa (táto veta je dôkazom mimoriadneho básnického antitalentu autora). Je mimoriadne lákavý. Nie je ľahké sa mu ubrániť, pretože väčšina ľudí si myslí, že ho zvládne ľavou zadnou. A táto väčšina ľudí sa mýli.

Prinášam vám na vlastnej koži odskúšané tipy, ako si poradiť s multitaskingom.

1. Pristihnite sa

Zrejme aj vy multitaskujete častejšie, než si myslíte. Teraz, keď už viete, že to nie je fajn, máte výhodu. Dôležité je sa pri multitaskingu pristihnúť. Kontrolujete e-mail pri telefonáte? Debatujete s kolegom pri písaní reportu? OK, stalo sa. Povedzte si v duchu – multitaskujem. A prestaňte. Jednu činnosť prestaňte robiť a sústreďte svoju pozornosť na druhú.

Uvedomelé zastavenie multitaskingu funguje. Čím častejšie sa pristihnete, tým väčšia šanca je, že váš mozog si uvedomí – tadiaľto cesta nevedie – a vybudujete si správny návyk.

2. Vyskúšajte techniku pomodoro

Ak patríte do skupiny ľudí, ktorá má z času na čas problém sústrediť sa dlhšie na jednu vec (patrím sem aj ja), multitasking je pre vás ako droga. Mozog je roztržitý, priam si pýta stimuly. Skáčeme z jednej činnosti na druhú, otvárame ďalšiu záložku, opäť siahame po smartfóne. Jedným z riešení, ako s týmto bojovať, je aj takzvaná pomodoro metóda, resp. technika.

V rámci nej kúskujete svoju prácu na časové úseky, tzv. pomodorá (z talianskeho pomodoro – paradajka). Funguje to asi takto:

  1. nastavíte si časovač na 20-25 minút,
  2. počas tohto času robíte na jednej veci s maximálnym sústredením,
  3. po dokončení pomodora si dáte 5-10 minút pauzu, venujete sa pre mozog nenáročnej činnosti (prechádzka, ľahký strečing, smalltalk s kolegami, pitie vody a podobne),
  4. po skončení prestávky sa opäť sústredne vrhnete na rozpracovanú vec,
  5. ak úlohu nedokončíte po troch pomodorách, dáte si dlhšiu prestávku, 20-30 minút a opakujte od kroku 2.

Pomodoro technika je mimoriadne efektívna. Vychádza z princípu, že svoj mozog trénujete sústrediť sa a ignorovať vyrušenia. A práve tých 20-25 minút je akurátny čas na to, aby to bolo zvládnuteľné.

pomodoro technika pomodoro metoda time management

vizualizovaná pomodoro technika (autor grafiky: Š. Briatka)

 

3. Odstráňte vyrušenia a minimalizujte riziká

Viete, kedy nebudete pri práci siahať po mobile? Keď ho vôbec nebudete mať na stole ani v dosahu ruky. Platí, že pripraveným šťastie praje. Buďte jedným z nich.

V praxi to znamená, že odstránite potenciálne vyrušenia a priestor na multitasking ešte predtým, než vzniknú. Mobil dajte do šuflíka, alebo ho nechajte v kabelke. Alebo aspoň vypnite zvuky a vibrácie. Vyčistite si stôl od nepotrebných papierov a rozptýlení. Majte v prehliadači otvorené naozaj iba tie záložky, ktoré potrebujete. Zatvorte mail, Slack, prelepte ústa ukecanému kolegovi.

Pokušeniu je niekedy ťažké odolať, no šance na zlyhanie znižujete, ak minimalizujete riziká.

4. Zgrupujte aktivity podľa kontextu

Multitasking je taký, že z každého rožka troška. To je na ňom najhoršie, lebo v praxi to znamená, že robíme súčasne aj nesúvisiace činnosti. Odpisujeme na mail klientovi a zároveň telefonujeme s kolegom o jeho dovolenke. Mozog tak rieši naraz dva odlišné problémy a márne medzi nimi hľadá prienik.

Protijedom je v tomto prípade zgrupovanie činností, ktoré spolu významovo súvisia. Napríklad sú súčasťou jedného projektu. Píšem článok? OK, najprv si o problematike niečo prečítam, potom si napíšem osnovu, následne zhotovím prvý draft a potom si to po sebe celé prečítam a vyznačím miesta na opravu/zlepšenie. Nesnažím sa robiť všetko naraz, idem postupne, krok po kroku.

Keď už musíte robiť činnosti, ktoré spolu navzájom nesúvisia, robte ich zaradom. Nie súčasne.

5. Plánujte

O význame plánovania pre time management som sa zmienil už v úvodnom texte na tomto webe. Plán nám dáva štruktúru. Ukazuje cestu, po ktorej sa musíme vydať, aby sme dosiahli cieľ. A, čuduj sa svete, pomáha nám viac sa sústrediť.

Keď máme plán, tak máme systém. Multitasking často vyviera z chaosu. Keď improvizujeme a pristupujeme k veciam ad hoc, často netušíme, čo skôr. Tak sa snažíme robiť všetko naraz. A vo finále naozaj neurobíme nič.

O plánovaní som sa pekne rozpísal aj v texte: Plánovanie I – čo to je a prečo je v práci dôležité?. Pozrite sa naň.

Kam ďalej?

Paráda, ste na konci. Čo takto si prečítať ešte niečo? Moje tipy:

Našli ste v texte chybu? Máte otázku? Chcete sa len tak pohádať o nejakej časti (hádať sa na internete je pre time management obrovským prínosom, verte mi)? Napíšte mi na kontakt@pracujem.si a garantujem vám, že neostanete bez odpovede.