Metóda ABCDE nie je pomôckou pre nadšených prvákov, učiacich sa abecedu, ale skôr záchranným kolesom manažérov a pracantov. Najmä tých zavalených úlohami, ktorí nevedia, čo skôr. Pomocou tejto jednoduchej techniky každej z nich pridelíte prioritu – od najvyššej po najnižšiu a ešte čosi navyše.
Táto technika time managementu patrí do kategórie plánovacích. Rovnako, ako napríklad taká Eisenhowerova matica. Obe totiž slúžia na vnesenie systému do vášho bordelu zoznamu úloh a v tom pramení aj ich vzájomná podobnosť. Z toho dôvodu odporúčam používať buď jednu, alebo druhú, nie obe naraz. To by vám vznikol prekombinovaný guľáš, čo ide proti jednoduchej podstate time managementu.
Pre zaujímavosť: metóda ABCDE je tiež názov diagnostickej metódy z dermatológie. Ak máte na ľavom predlaktí či pravom semenníku (páni) podozrivé znamienko a hypochonder vo vás nemá pokoja, ste na nesprávnej adrese. Ale čítajte ďalej, prídete na iné myšlienky (a potom hneď utekajte k reálnemu dermatológovi, nesamodiagnostikujte!).
Metóda ABCDE – obsah článku
Toto sú „kapitoly“ textu. Prejdite na tú, ktorá vás zaujíma, alebo čítajte zaradom:
- Čo to je ABCDE metóda?
- Ako ju používať?
- Čo patrí ku ktorému písmenu?
- Príklad použitia ABCDE metódy
- Výhody ABCDE metódy
- Riziká ABCDE metódy
Metóda ABCDE – čo to je?
Viaceré internetové zdroje prisudzujú „vynález“ tejto metódy Brianovi Tracymu. Tento pán je autorom kníh o osobnom rozvoji a time managementu, pričom najznámejšia sa týka techniky eat the frog first, o ktorej som napísal článok pred niekoľkými týždňami. Vzhľadom na podobnosť metódy ABCDE a Eisenhowerovej matice usudzujem, že prvá menovaná vychádza z druhej, alebo je ňou minimálne inšpirovaná. Obe dokonca majú, podľa mňa, tú istú chybu. O tom neskôr.
Metóda ABCDE je plnohodnotnou náhradou, alebo aspoň vylepšením klasického to-do listu. Veď viete, to je ten zoznam úloh, z ktorého nikdy neubúda, práve naopak.
Ale tieto kecy vás príliš nezaujímajú, že?
Chcete vedieť, ako, dočerta, metódu používať a čo skrývajú jednotlivé písmenka. Tak vás nebudem ďalej napínať.
Metóda ABCDE – návod na použitie
Funguje to takto:
- spíšte zoznam všetkých pracovných úloh, ktoré vás v daný deň čakajú (ideálne to urobte večer predtým),
- každej z nich priraďte jednu z kategórií – písmen A, B, C, D alebo E – podľa tohto kľúča:
- A – najdôležitejšie úlohy, ktorých dokončenie vás najviac posunie k cieľu, resp. nedokončenie má najvýraznejšie negatívne následky.
- B – úlohy, ktoré významovo radíte na druhú koľaj. Sú dôležité a spravidla aj potrebné, ale výrazne menej, ako tie z kategórie A. Ich dokončenie/nedokončenie má menej výrazné následky.
- C – úlohy z kategórie „pekné“, ktoré vás reálne neposúvajú k dosiahnutiu cieľov, ale radi sa im venujete. Ich nedokončenie vám možno uberie z nálady, ale nemá negatívny vplyv na prácu.
- D – tu patria úlohy, ktoré môžete na niekoho delegovať, zautomatizovať ich, či zaplatiť niekomu za ich vykonanie.
- E – všetky úlohy, ktoré je najlepšie eliminovať. Sú to také, na ktorých strácate čas (prokrastinácia…), no reálne vás nikam neposúvajú. Ak ich neurobíte, nijak to ani nepocítite.
- ako prvé v pracovnom dni urobte všetky A-úlohy a, ak vám zvýši čas, dokončite B-úlohy,
- nezačnite pracovať na B úlohách, kým nie sú dokončené všetky A-úlohy,
- nezačnite pracovať na C úlohách, kým nie sú dokončené všetky B úlohy.
Jednoduché a priamočiare. Poďme si povedať viac o tom, čo patrí do ktorej kategórie.
Metóda ABCDE – čo patrí do ktorej kategórie?
Priority
- A – ako som už uviedol, ide o tie najdôležitejšie, alebo najnáročnejšie úlohy, ktoré vás v danom dni čakajú. Ak ste čítali text o technike eat the frog first, tak do tejto kategórie patria všetky žaby. Týmto písmenom označte úlohy, ktorých dokončenie je zásadné pre dosiahnutie vašich cieľov. Ale aj také, ktoré keď neurobíte, tak pocítite negatívne následky (lebo vám ich dal šéf – cholerik). Do tejto kategórie môže spadnúť viacero činností. Označujte ich, počnúc najdôležitejšou, A1, A2, A3 a tak ďalej. Tieto úlohy robte v danom pracovnom dni ako prvé.
- B – tu zaraďte všetky úlohy a činnosti, ktoré aj keď sú dôležité, v porovnaní s predošlou kategóriou hrajú druhé husle. Kedy sa do nich pustiť? Až potom, keď dokončíte všetky úlohy označené prioritou A. Niekedy môže byť náročné rozlíšiť, ktoré činnosti označiť „áčkom“, a ktoré „béčkom“. Ja sa zvyknem riadiť jednoduchým kľúčom – ak nedokončenie úlohy naserie okrem iných ľudí aj mňa, alebo sa ma negatívne dotkne, ide o jednoznačné A. Prioritou B označujem také, ktoré je možné preplánovať.
- C – zrádna kategória, obsahujúca spravidla príjemné činnosti a úlohy. Tu na seba musíte byť prísni a dať emócie bokom. Ak dokončenie nejakej úlohy nemá praktický prínos, resp. vás neposúva k dosiahnutiu cieľa, tak patrí sem. Do komfortnej zóny. Pozor, tieto úlohy nemusíte ignorovať a odopierať si pôžitky. Ale venujte im pozornosť až vtedy, keď dokončíte „áčka“ a „béčka“.
Delegácia a eliminácia
- D – kategória označená písmenom D, lebo v nej úlohy delegujeme. Ja ju zvyknem označovať aj ako „debilnú“, lebo prečo si autori týchto time management techník myslia, že každý má túto možnosť k dispozícii? Dobre, dobre, pod delegovaním môžeme rozumieť aj automatizáciu, alebo to, že niekomu za vykonanie činnosti zaplatíme (kúpime službu), viac v príkladoch. U mňa osobne ide o najmenej používanú kategóriu. Úlohy, ktoré by sem mohli teoreticky spadnúť, presmerujem do priorít B, alebo E-liminujem.
- E – činnosti a úlohy bez akéhokoľvek prínosu. Také, ktorými iba strácame čas a nikam, ale vôbec nikam nás neposúvajú. Často ide o prokrastinačné činnosti, blbnutie na smartfóne a podobne – viac príkladov uvediem nižšie. Pamätajte, tieto činnosti sú „travičmi studní“ a kým ich neidentifikujete a neodstránite, nezískate ozajstnú kontrolu nad svojím časom.
Metóda ABCDE – príklady použitia
Fúú, kopec teórie. Čas na nejaké príklady.
Najprv príklad, ako vyzerá také klasické „túdúčko“, zoznam úloh dňa bez nejakého systému:
Nič moc, že? Aplikujme ABCDE metódu:
Určite ste si všimli, že iba pri A- a B-úlohách som jednotlivé položky očísloval. Je to moja osobná preferencie, nakoľko iba činnosti z týchto kategórií majú reálny prínos pre mňa či moju prácu. Pri nich teda vidím zmysel určiť poradie, v akom ich ich budem vykonávať. Odporúčam to robiť minimálne pri A-prioritách.
Metóda ABCDE – výhody
1. Učí prioritizovať
Niečo je dôležitejšie, niečo menej. Vedieť povedať, ktorá úloha má väčší prínos a sústrediť naše sily a pozornosť na ňu, je kľúčom k efektivite. Žiaľ, bez organizácie a systému – pri improvizovanom chaose a ad-hoc práci – ju nikdy nedosiahneme. Aj preto je dôležité vedieť priotizovať. V kontexte ABCDE metódy to znamená vedieť, ktorým úlohám dám „áčko“, ktoré poputujú do „béčka“, alebo spadnú nemilosrdne do „éčka“ a zľahne sa po nich zem.
Samozrejme, len samotný fakt, že svoj to-do list pretransformujete pomocou tejto techniky nestačí. Ale robíte krok správnym smerom. Učíte sa triediť úlohy podľa priorít. Áno, z času na čas to je metóda pokus-omyl („hups, asi som tie odvody mal zaplatiť skôr, než som si kúpil tie parádne bezdrôtové slúchádla„), ale bez chýb nie je nik. Toto je výhoda, ktorú má aj Eisenhowerova matica, ak s prioritizáciou teda máte problém, odporúčam použiť jednu z týchto dvoch techník.
2. Trávite čas zmysluplne
Úzko nadviažem na predošlý bod. Ak si predstavíme svet, v ktorom neexistujú priority, ako v tomto imaginárnom kozme trávime náš čas? Zrejme nie práve najefektívnejšie. Robíme, čo sa nám hodí v danej chvíli, čo ad hoc vyhodnotíme ako momentálnu prioritu. Recept na pohromu, čo poviete? Skutočnou pohromou však je skutočnosť, že mnoho ľudí, ktorých som v živote a na pracoviskách stretol, takto naozaj funguje. Majú nejaký vágny to-do list (plný úloh od šéfa) a prebíjajú sa deň po dni. Žiadne plánovanie, systém, vyhodnocovanie.
Oukej, niekomu to takto vyhovuje, iný to možno zasa ani nepotrebuje (malé percento ľudí, ale nájdu sa aj takí). Ale značná časť pracantov na to dopláca, nakoľko ich takýto ne-systém spomaľuje, znižuje ich efektivitu. Trávia čas nad „béčkami“, „céčkami“ (nie tými nostalgicko-socialistickými) a „déčkami“, zatiaľčo „áčka“ ležia ladom, hnijú a nedajbože časom vzbĺknu (lebo deadline). ABCDE metóda je jedným z nástrojov, pomocou ktorých vieme získať späť čiastočnú kontrolu. A dať ten čas správnym, zmysuplným aktivitám.
3. Je jednoduchá a rýchla (relatívne)
Vezmem papier, napíšem úlohy, priradím písmená. Nič komplikované, nepotrebujem žiadne tech-hračičky za stovky eur, veď platím hypotéku (alebo mám iný drahý „koníček“ – auto, fotoaparát, gitary či deti). Áno, čaro ABCDE metódy je, ako aj pri iných technikách time managementu, v jej jednoduchosti. A tiež rýchlosti. Aspoň teda v porovnaní s Eisenhowerovou metódou, ktorá predsa len vyžaduje o čosi dôkladnejší prístup.
Metóda ABCDE – riziká
1. Neviete prioritizovať? Smola
Riziko, ktoré dokážete uplne potlačiť a neskôr úplne eliminovať pravidelným využívaním tejto (a/alebo iných) time management metód. Aj tak ho však spomeniem.
Problém totiž môže nastať vtedy, ak vôbec neviete prioritizovať. Ináč povedané, úlohám priradíte nesprávne „písmenká“ a energiu s časom miniete neefektívne. Niekto aj o polnoci vie, čo je dôležité, čo menej a čo vôbec. A iný to zasa nevie ani keď je manažérom so štvorciferným príjmom. Všakovakí sú ľudia našej planéty.
Čo hrozí, ak nesprávne určíme priority? Čo ak podľahneme emóciám a príjemné („céčkové“) činnosti povýšime do hodnosti A-priorít?
V drvivej väčšine strácame drahocenný čas, ale môže to mať aj hmatateľnejšie následky – stratu klienta, financií, nedajbože práce či zdravia. Ale to sú apokalyptické scenáre. Vo väčšine prípadov je následkom nesprávnej prioritizácie najmä duplicitná práca a frustrácia. Jedine, že by nie.
Ako som uviedol v prvej vete – protilátkou je učenie robením. Používajte ABCDE metódu a iné nástroje na prioritizáciu a časom túto dôležitú vlastnosť máte pod palcom.
2. Tenká čiara medzi „áčkami“ a „béčkami“
Opäť sa vrátim k prioritizácii. Aj tí najostrieľanejší plánovači totiž z času na čas nalepia na „áčkovú“ úlohu „béčko“ a naopak. Hranica medzi nimi je niekedy tenká. Vtedy musíme nevyhnutne dať emócie bokom (pretože práve ony vedia skresliť úsudok) a na orientáciu používame objektívne faktory. Dôležitejšiu úlohu spoznáme podľa toho, že:
- bez jej dokončenia nemôžeme pracovať na iných,
- má skorší termín, najmä taký, ktorý sme dali ako záväzok iným,
- jej nedokončením hrozí priama strata klienta, peňazí, či reputačná škoda,
- je to hnusná žaba (pozri text metóda Eat the frog first).
Kam ďalej?
Čože, už sme na konci? Áno, ale vaša cesta nekončí, odporúčam tieto texty:
- Time management techniky na každý deň,
- Plánovanie – čo to vlastne je? (1. text série),
- Pracovné zlozvky – 6 spôsobov, ktorými si kazíte náladu,
- pozrite si aj pracujem.si na Facebooku, je tam toho dosť.
Našli ste v texte chybu? Máte otázku? Chcete sa len tak pohádať o nejakej časti (hádať sa na internete je pre time management obrovským prínosom, verte mi)? Napíšte mi na kontakt@pracujem.si a garantujem vám, že neostanete bez odpovede.