Kaizen – malé kroky, veľké veci

Kaizen mi dovoľte predstaviť vám na riadkoch príbehu spoza oceánu, konkrétne z National Football League (NFL).

Áno, to je tá prestížna súťaž v americkom futbale, ktorý je o poznanie horší a omnoho menej záživný, ako ten náš.

Ale, dámy a páni (najmä dámy), prečkajte, prosím, túto nudu – pointa stojí za to.

Sila malých krokov

V súťaži pôsobí tím s názvom New England Patriots. Vznikol ešte dávno, v 1960-om, a za prvých 40 rokov existencie v podstate nevybočil zo šedého priemeru. Do play-off (záverečnej fázy ligy, do ktorej postúpi iba najlepších 14 tímov z celkových 32) sa prebojoval 10-krát. Málokedy sa však dostal cez prvé kolo, nieto ešte aby vyhral celú súťaž. Tím naozaj nebol ničím výnimočný. Práve naopak, môžeme povedať, že v lige bolo viac tých lepších a menej horších, než New England Patriots.

Až prišiel kľúčový deň – 27. január 2000 – kedy sa ich trénerom stal pán Bill Belichick. Poznámka bokom – deň predtým prijal rovnakú pozíciu v konkurenčnom tíme s názvom New York Jets, no po menej ako 24 hodinách dal výpoveď. To je ale loajalita, čo? Na takýto lapsus však každý zabudne, pretože to, čo sa začalo diať potom, je už dnes opradené legendou.

New England Patriots získali v priebehu ďalších piatich rokov 3-krát víťazstvo v Super Bowl (ináč povedané titul v NFL, víťazstvo v celej súťaži). Do dnešného dňa pridali ešte 3 takéto triumfy. Ešte v roku 2000 si v drafte vybrali istého Toma Bradyho. Ten je dnes laickou aj odbornou verejnosťou považovaný za jedného z najlepších hráčov, akí kedy hrali americký futbal a vo všeobecnosti za jedného z naj-atlétov sveta.

New England Patriots sú dnes druhým najcennejším športovým mužstvom na svete, ďaleko pred inými zvučnými menami typu Real Madrid, Manchester United či Tatran Prešov.

Čo sa stalo? Ako?

Ako to Bill Belichick dokázal?

Určiť jeden dôvod, ktorý stojí za týmito úspechmi, je nemožné. A to preto, lebo tých dôvodov bolo veľmi, veľmi, veľmi veľa. Často aj malých, na prvý pohľad málo významných krokov a zlepšení. Čo také, okrem iného, urobil Bill Belichick?

Napríklad toto:

• vyžaduje od hráčov aj ďalšieho personálu, aby na mítingy chodili vždy načas, ani o sekundu neskôr,
• v tíme zaviedol denné „kvízy“, v ktorých sa náhodne hráčov pýta otázky týkajúce sa najbližšieho súpera, jeho silných a slabých stránok, taktiky a podobne,
• do hráčskej šatne umiestnil nápis „Každá bitka je rozhodnutá ešte predtým, než sa začne bojovať.“,
• na tlačovkách zo zásady nehodnotí predošlé víťazstvá a prehry a neodpovedá na otázky týkajúce sa minulosti,
• každého zamestnanca New England Patriots (od účtovníkov až po hráčov) nazýva akcionárom klubu,
• počas týždňa si vyhradil konkrétne časové bloky na stretnutia s jednotlivými hráčmi a členmi tímu,
• na každý stôl v kanceláriách trénerov umiestnil rovnaký poznámkový blok, rovnakú ceruzu, gumu na gumovanie a nožnice,
• každú taktiku, ktorú s tímom vymyslel (a nebolo ich málo) pomenoval, nechal nakresliť a umiestnil do zakladača, ktorý si môže ktokoľvek pozrieť,
• zápas od zápasu používa iný prístup k hre, hoci aj len o drobný kúsok zmenený od toho predchádzajúceho,
• vtláča do hláv ľuďom okolo seba, že zlepšovať sa je nevyhnutné na dennej báze

… a tisíce ďalších zmien. Treba podotknúť, že Bill Belichick je považovaný za strategického majstra, detailne analyzuje hráčov, zápasy a tímy a má okolo seba podobne talentovaných ľudí. Víťazná kultúra, ktorú priniesol do priemerného tímu, však stojí na iných pilieroch.

Viete, ktoré to sú?

Kontinuálne zlepšovanie. Neustály progres. Malé kroky, veľké veci.

Kaizen – obsah článku

Kliknite na „kapitolu“, ktorá vás zaujíma, alebo, čo je lepšie, prečítajte si celý text.

1. Čo je to kaizen?
2. Kaizen pri plnení dlhodobých cieľov
3. Kaizen pri zvládaní veľkých úloh
4. Kaizen a prokrastinácia
5. Kaizen pri budovaní zvykov
6. Kaizen ako transformačný nástroj
7. Čo si vziať z tohto textu?

Čo je to teda ten kaizen?

Na spomínaných pilieroch – kontinuálne zlepšovanie prostredníctvom malých krokov – stojí samotný kaizen. Čo to vlastne je?

Ide o slovo japonského pôvodu, ktoré preložíme ako zmena (kai) k lepšiemu (zen), ľudovo povedané – zlepšenie. Kaizen má svoje korene v biznise a táto koncepcia vznikla krátko po druhej svetovej vojne. Aj napriek japonskému názvu a všeobecnému povedomiu, nejde o čistokrvný „vynález“ z krajiny vychádzajúceho slnka. Koncept malých krokov a kontinuálneho zlepšovania sa „zrodil“ v USA a do Japonska ho priviezli práve americkí špecialisti a manažéri. Tí chceli miestnej ekonomike pomôcť v zotavovaní sa po vojne (a po tom, ako na nich na jej konci zhodili dve atómové bomby).

Môžeme však povedať, že kaizen vďačí za svoju popularitu a najmä renomé práve Japonsku. Ako jednu zo svojich zlepšovacích filozofií si ho „adoptovali“ v spoločnosti Toyota, ktorá je dodnes považovaná za symbol efektivity a inovácie.

Toľko by aj stačilo k historickému okienku.

Kaizen môžeme pokojne označiť ako filozofiu neustáleho (kontinuálneho) zlepšovania sa, ktoré však nestojí primárne na veľkých, radikálnych zmenách, ale na malých krokoch. Tie však kumulatívne majú obrovský efekt.

Poznámka: v biznis žargóne dochádza k prelínaniu pojmov kaizen, lean management, six sigma a podobných buzzwordov. Tento článok nie je o kaizene v riadení podniku či menežérstve. Filozofiu kontinuálneho zlepšovania môžeme aplikovať aj v osobnom živote či práci. A o tom budem písať na ďalších riadkoch.

Poznámka 2: kaizen nestojí iba na malých krokoch. Spočíva aj v odstraňovaní plytvania, spätnej kontrole, štandardizácii a podobne. Opäť – toto nie je niečo, čo nájdete v tomto texte. Tu sa bavíme o tom, ako spomínané zlepšenie dosiahnuť malými krokmi.

Kaizen pri plnení dlhodobých cieľov

Hovorí vám niečo zložené úročenie? Nie, ostaňte bez obáv, nejdem vám ponúkať hypervýhodný investičný produkt. Veľmi zjednodušene ho môžeme opísať ako kontinuálne zhodnocovanie prostriedkov – pričom platí, že sa nezhodnocuje iba počiatočný vklad (istina), ale zároveň už aj dosiahnuté úroky. Kaizen spočíva v tom istom. Efekt malých krokov, ak ich robíme pravidelne, je kumulatívny.

Sme rôzni a máme rôzne ciele. Či už hovoríme o pracovných, alebo osobných, každý z nás spravidla kráča k nejakému želanému stavu. Schudnúť na ideálnu váhu, našetriť na auto, stať sa spisovateľom, mať najčítanejší time management blog na Slovensku (posledný cieľ som už dosiahol, ale najmä preto, že u nás neexistuje žiaden iný). A tieto ciele sa môžu miestami zdať strašidelné, nedosiahnuteľné, alebo príliš vzdialené.

Často mám pocit, že my, ľudia rodu homo sapiens sapiens, chceme výsledky hneď a chceme aby boli veľké. Dvakrát navštíviť posilňovňu a mať postavu ako Schwarzenegger v najlepších rokoch. Vyskúšať jednu techniku time managementu a mať odrazu 25-hodinový deň. Takto to nefunguje.

Cesta býva tŕnistá a dlhá, ale to neznamená, že to musí bolieť. Práve malé kroky, vedené správnym smerom, nám pri dosahovaní cieľov pomáhajú vytrvať.

Príklad

Ostaňme pri tom cvičení. Schudnúť dvadsaťpäť kíl je mimoriadne ambiciózny cieľ. A možno práve nemáme čas každý deň potiť krv v posilňovni – ako ho teda dosiahnuť? S dávkou disciplíny a vytrvalosti je to možné aj malými krokmi.

Cvičiť večer 5 minút pred televíziou. Potom 6 minút, 7 minút. Cestou domov z práce vystúpiť o zástavku skôr (alebo zaparkovať auto ďalej) a zvyšok prejsť po vlastných. Dať si na tanier pri večeri o jeden jediný kúsok mäsa menej a vymeniť ho za zeleninu. Vstať o päť minút skôr a dať si úplne jednoduchú rozcvičku. Zmeniť trasu z práce a nechodiť okolo tej super cukrárne.

Tieto malé kroky sú dostatočne zvládnuteľné na to, aby nezlomili naše odhodlanie. Avšak ak ich robíme pravidelne a ideálne postupne pridávame, tak ich kumulatívny efekt vôbec nie je malý.

Poznámka: pozor, netvrdím, že veľké kroky a zmeny, drina a pot, neprinášajú výsledky. To v žiadnom prípade nespochybňujem. Ide však o to, že malé kroky nás vytrhnú z komfortnej zóny iba kúsok a tým znižujú pravdepodobnosť, že sa vzdáme.

Kaizen pri zvládaní veľkých úloh

Náš mozog z času na čas bojuje proti nám.

Čelili ste už niekedy veľkej, ba na prvý pohľad až nemožnej úlohe? Existuje fenomén, ktorý múdre hlavy z University of Boston nazvali „paralýza z úloh“ (z angl. task paralysis). Keď je náš mozog konfrontovaný s nepríjemným, obtiažnym, rozsiahlym, nesprávne zadefinovaným, či nejasným zadaním, prepne do pohotovostného režimu. Motivácia klesá prudko nadol, hladina stresového hormónu kortizolu stúpa.

Vo viacerých textoch na tomto webe ponúkam radu, čo robiť v takej situácii. Jednoducho rozbite veľkú úlohu na menšie, stráviteľnejšie kúsky. Na postupnosť krokov. Písanie knihy začína otvorením textového editora a vymyslením nadpisu prvej kapitoly.

Nie nadarmo sa za veľkou mlákou hovorí: „Ako zjesť slona? Po malých kúskoch.„.

Náš mozog miluje dokončovanie malých úloh, krokov. Odmeňuje nás za to dopamínom, ktorý zasa slúži ako štartér motivácie. OK, nie úplne vždy, ale dosť často na to, aby bol tento neurotransmiter návykový.

Tento postup je plne kompatibilný s kaizenom. Ono vám to možno príde banálne, ale takýto spôsob „heknutia“ mozgu naozaj funguje. Predstavte si naše riadiace centrum ako skartovací prístroj. Ak doň ideme vopchať celý šanón, zablokujeme ho, zasekne sa. Avšak ak ničíme dôkazový materiál list po liste, ide to hravo.

Kaizen a prokrastinácia

Odkladanie vecí na neskôr. Obsedantno-kompulzívna kontrola mailov sedemkrát po sebe, namiesto toho, aby sme sa pustili do tej hnusnej úlohy. Prokrastinácia. Pliaga našich kancelárií. Alebo, ináč povedané:

„Milujem deadliny. Milujem ten svištiaci zvuk, keď ich míňam.“ Douglas Adams

Ako nám môže kaizen pomôcť s prokrastináciou, pýtate sa? Nuž, veľmi jednoducho. Spravidla ten prvý malý krôčik je všetko, čo potrebujeme k tomu, aby sme naštartovali produktívny motor.

Dovoľte mi vykradnúť samého seba a prilepiť sem časť z môjho predošlého textu 5-minútové pravidlo (čo je v podstate technika time managementu s výraznou príchuťou kaizenu):

„Lebo tým, že sa na nezdolateľnú/otravnú/odkladanú úlohu vrhneme, prekonáme významnú psychologickú bariéru. … Keď sa teda už na úlohu vrhneme, prepíname do pracovného, produktívnejšieho režimu. A častokrát zistíme, že to vôbec nie je také zlé. Veď to poznáte, poviete si: „Urobím iba toto a končím.“ a potom nasleduje „Keď už som pritom, tak ešte toto.“

Viete, čo je najlepšie na dokončení prvého kroku? Hoci aj malého? Že po ňom spravidla nasleduje ďalší krok. A ďalší. A ďalší…

Kaizen pri budovaní zvykov

Viete, ako dlho trvá osvojiť si nový zvyk? Podľa Philippy Lally z University College of London, resp. jej štúdie z roku 2009, 18 až 254 dní. V závislosti od rôznych faktorov: disciplíny, objektívnej náročnosti, okolností a podobne. Ale žiaden zvyk si nevybudujete, ak ho pravidelne nepraktizujete. Ťažko si osvojiť studenú rannú sprchu, ak o nej iba čítame zababušení do deky a s hrnčekom horúceho čaju v ruke.

Áno, kaizen dokáže pomôcť aj pri formovaní zvykov. To nie je žiadna novinka. O sile pravidelne opakovaných malých krokov a ich vplyve na budovanie zvykov (ale aj zbavovanie sa zlozvykov) vyšlo kvantum štúdií a minimálne dva knižné bestsellery: Tiny Habits od BJ Fogga a Atomic Habits od Jamesa Cleara.

Zjednodušene povedané – formovanie zvykov v našom mozgu funguje na základe „algoritmu“. Čím častejšie opakujeme nejakú činnosť, hoci aj v menšom rozsahu, tým viac v nás zanecháva odtlačok. Postupne dochádza k prelomeniu psychologických bariér (odporu, strachu z neznáma) a automatizácii.

Príklad

Pravidelné čítanie je jeden z najkrajších zvykov, aké človek môže mať. Máloktorá iná činnosť prináša toľko inšpirácie a odmien za, v podstate, minimálnu snahu. Aha, jasné, ale vy na to nemáte čas?

Dajte si záväzok prečítať denne 2 strany – ráno, počas obednej prestávky, pred spaním, skrátka kedykoľvek. Ak ho splníte, odčiarknite si to. Naozaj tak urobte, monitorovanie budovania zvyku – či už v Exceli, alebo jednoducho na papieri, pomáha. Po prelúskaní sa dvoma stranami môžete knihu odložiť. Podstatné je túto métu dosiahnuť. Snažte sa robiť tak každý deň, nepretrhnite šnúru. Po týždni zvýšte hranicu na štyri strany. Nie je to tak veľa, či?

Po každom ďalšom týždni pridávajte, až kým nedosiahnete métu, čo ja viem, 20-30 strán na deň (s akýmkoľvek číslom budete spokojní). A potom to už iba udržiavajte, udržiavajte, udržiavajte. Ono to časom bude jednoduchšie, automatickejšie a jedného dňa zistíte, že bez tej knihy by to už nebolo ono.

Veľmi zjednodušene, ale funkčný princíp vám je snáď jasný. Hoci aj malé kroky, ak sú opakované pravidelne, z dlhodobého hľadiska majú veľký efekt.

Kaizen ako transformačný nástroj

Na záver ešte jeden príbeh. Tento býva v súvislosti s aplikáciou kaizenu spomínaný pomerne často. Možno som teda mal začať ním a nie nejakým rozprávaním o športe, ktorému na Slovensku rozumejú aj tak asi iba majitelia stávkových kancelárií. Čo už, stalo sa. Presadnime na bicykel.

Začiatkom tohto tisícročia bola britská cyklistika v pomerne smutnom stave. Posledné zlato z olympijských hier získal národný tím ešte v roku 1924 a pretekár z ostrovov v živote nevyhral hlavnú súťaž na Tour de France. Našťastie sa v roku 2002 šéfom britskej cyklistickej asociácie stal istý Dave Brailsford, človek s nadšením pre kaizen. Asi už tušíte, kam bude príbeh smerovať.

O dva roky neskôr sa konali Letné olympijské hry v Aténach. Reprezentácia Spojeného kráľovstva si z nich odniesla dva najcennejšie kovy. Nie zlý začiatok, čo poviete?

Na olympiáde v Pekingu 2008 získali Briti už 8 zlatých medailí (toľko, ako nasledujúcich 6 krajín dohromady). Rovnako o štyri roky neskôr v Londýne, tabuľku medailistov ovládli aj v Rio de Janeiro 2016 a aj v Tokiu 2020. Dnes sú Briti najúspešnejším cyklistickým národom v histórii olympijských hier. Podotýkam, že toto prvenstvo dosiahli vďaka úspechom za posledných 21 rokov.

V duchu nesmrteľných teleshoppingov: to nie je všetko! Za posledných 21 rokov zvíťazil britský jazdec v hlavnej súťaži na Tour de France 6-krát. Pripomeniem, že za predošlých 98 to bolo presných 0.

A to tu ešte nepočítam víťazstvá na majstrovstvách sveta, lebo sa mi nechce…

Ako to dokázal Dave Brailsford?

Odpoveď už viete. Malými krokmi. Filozofiou Sira Brailsforda (za svoje úspechy bol povýšený do šľachtického stavu), vlastnými slovami, je (parafrázovane):

„Celý princíp spočíva v tom, že ak si rozbijete jazdenie na bicykli na menšie oblasti a v každej z nich sa zlepšíte o 1%, kumulatívne to predstavuje obrovský prínos.„

Uveďme si niekoľko príkladov na tieto malé kroky:

• nechal vymaľovať všetky interiéry kamiónov, v ktorých boli prevážané bicykle, na bielo, pretože s tímom prišiel na to, že hromadiaci sa prach znižuje ich výkon a takto ho lepšie mohli odstraňovať,
• poprosil profesionálneho chirurga, aby naučil cyklistov efektívne si umývať ruky, aby sa vyhli zdravotným komplikáciám počas súťaží,
• na jednotlivé súťaže nechal cyklistom dovážať ich vlastné vankúše a periny, aby im zaručil dokonalý odpočinok,
• spolu s tímom otestoval viacero masážnych gélov aby prišiel na to, ktorý urýchľuje regeneráciu svalov najviac.

Samy o sebe by tieto zmeny veľký efekt nepriniesli. Ale dohromady sa pretavili v desiatky zlatých medailí, titulov majstrov sveta a vavrínov z Tour de France.

Malé kroky, veľké veci.

Čo si z textu vziať?

Na záver osobná spoveď.

Aj ja som v živote veľakrát hľadal nepriestrelné riešenie, ktoré ma zo dňa na deň dostane do cieľovej rovinky. Najlepší cvik na hrudník, po ktorom budem búrať zárubne pri prechádzaní dverí. Overený marketingový trik, ktorý ma dostane na titulky novín (podľa možnosti nie v sekcii krimi). Zázraky na počkanie však neexistujú. Počiatočný entuziazmus tak často striedala demotivácia.

Kaizen filozofiu – postupné zlepšovanie malými krokmi – považujem za presne to, čo som celý čas hľadal. Zlepšiť sa každý deň, hoci aj len o  1 % percento. Priblížiť sa k dokončeniu úlohy o malý kúsok a potom o ďalší a ďalší. Najlepšie na tom je, že svoje tempo si každý dokáže určiť sám.

Takto pristupujem trebárs aj k správe webu www.pracujem.si – nie vždy mám motiváciu vymýšľať radikálne zmeny, ktoré tu prilákajú tisíce nadšencov (haha, kiežby). Ale pravidelne robím malé, 1% zmeny – tu pripravím novú šablónu na obrázok, tam pridám odsek, preformulujem nezrozumiteľné, k tomu pridám odkaz na lepšiu štúdiu, hento vyhodím z newslettra… a tak ďalej. A viete čo? Funguje to. Stránka pomaly, ale isto rastie, čo ma nesmierne teší (v súčasnosti 200 – 300 návštevníkov za týždeň, pred 3 mesiacmi ledva 100 – ďakujem!).

Áno, z času na čas treba z komfortnej zóny vyskročiť o čosi ďalej a poriadne zamakať, zapotiť sa. O tom ale možno niekedy inokedy. Podstatné je, že už som prestal čakať na zázrak a hľadať tu vybájnenú striebornú strelu.

Čiže, čo si vziať z tohto textu?

Dve veci:

• aj 1% zlepšenia majú zmysel,
• ak prichádzajú neustále, kontinuálne.

Kaizen s vami, priatelia.

Kam ďalej?

V rámci kontinuálneho zlepšovania si môžete prečítať aj ďalšie texty na tomto webe:

• Mýty o time managemente – 8 skvostov z praxe,
• Aký je ďalší krok – plánovacia technika – plne kompatibilná s kaizenom,
• Time management – techniky a tipy – jeden z najpopulárnejších textov tohto webu.