Ako si pracujem ja? je rubrika o inšpiratívnych a cieľavedomých ľudoch. V rámci nej nám umožňujú nazrieť pod pokrievku svojho pracovného dňa a zdieľajú svoj pohľad na time management a zdravú produktivitu. Naposledy sme sa rozprávali s Mikim Plichtom®.
Druhým tohtoročným respondentom je Julian Gerhart, spoluzakladateľ a súčasný riaditeľ edu-platformy zmudri.sk, marketér, tvorca inšpiratívneho obsahu, školiteľ, spolu so svojím tímom člen Forbes 30pod30 2020 v kategórii Veda a vzdelávanie. O portáli zmudri.sk (a sesterskom projekte zmudrig.sk) ste mohli počuť na Rádiu Expres, v TV JOJ, Markíza, prípadne o tejto iniciatíve čítať v Denníku N, Trende, .týždni alebo spomínanom Forbes.
Právom, ide o jednu z najzaujímavejších a najcnostnejších iniciatív pod Tatrami.
Ako je na tom s prácou a produktivitou jeden z novodobých učiteľov národa? Čo by poradil svojmu mladšiemu alter-egu? A odkiaľ, prepána, pozná toľko techník a pravidiel time managementu?
Aký vzťah (ak vôbec) máš k time managementu?
Začnem asi takto – time management je podľa mňa mimoriadne dôležitá vec v pracovnom živote. Myslím si, aj vzhľadom na to, že sa venujem vzdelávaniu, že by to mala byť zručnosť, ktorá by mala byť pokrytá aj na školách a tí mladí ľudia by sa mali o time managemente učiť.
Lebo naozaj, keď to človek vie využívať, tak jeho produktivita je výrazne vyššia a myslím si, že celkovo ten život kvalitnejší. Ten pracovný, ale aj ten osobný.
Takže snažím sa ho mať čo najlepší. Nehovorím, že ho samozrejme mám nejaký veľmi dobrý, alebo, že by som s ním bol spokojný, ale je to pre mňa téma, ktorú sa snažím nejakým spôsobom pokryť a venovať sa jej.
Máte medzi kurzami na zmudri.sk aj niečo o time managemente?
Z tejto oblasti tam máme niečo v duchu, že keď má mladý človek nával povinnosti a má toho naozaj veľmi veľa, tak skôr nejaké také základné techniky, ako napríklad pomodoro.
V tých kurzoch sa nevenujeme pokročilým technikám alebo niečomu veľmi náročnému. Je to skôr taký basic vstup pre mladého človeka, ktorý v živote nepočul spojenie time management, alebo sa nezamýšľa nad tým, že ako sa môže učiť a pracovať efektívnejšie.
Používaš na organizovanie svojho času alebo plánovanie práce nejaké appky alebo nejaké nástroje?
Ja som v tomto úplne konzervatívny, taký akože „neinovatívny“ človek.
Skúšal som všeličo možné, napríklad takú Asanu na projekt manažment aj na organizáciu vlastnej práce a na organizáciu tímovej práce a nejakým spôsobom som zistil, že mne tieto appky extra nevyhovujú. Človek musí mať login niekde, musí nad tým rozmýšľať, musí to stále updatovať, prišlo mi to také ako otravné.
Pristúpil som k tomu, že na veci idem jednoduchým to-do listom, ktorý mám v Evernote. Mám tam absolútne všetko, hlavne ten to-do list, ktorý si updatujem v podstate každý deň. Väčšinou v piatok si ho updatujem na ďalší týždeň a takisto mám aj nejaký backlog, kde mám dlhodobejšie veci, ktoré chcem spraviť alebo ktoré odkladám, keďže viem, že sú dôležité, ale nie urgentné.
Potom mám v Evernote aj zložku s dlhodobejšími, kvartálnymi alebo polročnými vecami. Viem, že ma neminú a treba ich riešiť, ale nejdú do toho operatívneho to-do listu.
Čiže skôr takto veľmi zjednodušene pracujem so zoznamami a bullet-pointami a potom si to tak rád odškrtávam a mám rád ten pocit, keď si proste odškrtnem tú danú úlohu.
Nejaké hardcore aplikácie alebo niečo také nepoužívam.
Čo taká old-schoolová klasika, ako pero a papier, či pero a zápisník?
Myslím, že som to robil niekedy ešte v prvom ročníku na výške, ale ono to potom začne zavadzať na tom stole, začne sa to strácať, musíš to všade so sebou nosiť.
Takže som si rýchlo zvykol na digitálnu formu a viac mi vyhovuje, vieš si v nej aj rýchlo niečo vyhľadať. Môžeš tam mať ďaleko viac vecí, vkladáš to do rôznych priečinkov, pod-priečinkov, pod-pod-priečinkov a proste to nejako systematizuješ.
Papierový zápisník je v tomto pre mňa oveľa menej praktický a menej štruktúrovaný.
Asi každý z nás má raz za čas taký ten „deň blbec“. Čo robíš vtedy, ako sa nakopneš?
Dobrá otázka.
Odpoviem na to asi takým štýlom, že sa snažím uvedomovať si, ktoré z tých mojich úloh sú urgentné, ktoré dôležité – táto klasifikácia toho legendárneho Eisenhowerovho „okna“ mi veľmi pomáha.
Beriem to tak, že keď mám niečo, čo nie je až také dôležité, alebo až tak urgentné a mám to naplánované na teraz, tak je úplne v pohode to skrátka teraz nerobiť, alebo to odložiť na neskôr. Alebo sa venovať niečomu, čo viem, že v tejto mojej „blbej“ nálade som schopnejší urobiť.
Napríklad sú úlohy, ktoré robí človek strašne rád a je vlastne úplne jedno, že či má zlý deň alebo nie. Vždy ich urobí s radosťou. Tak vtedy je na to ideálny čas, tieto činnosti vytiahnuť a robiť ich.
Alebo sú potom úlohy, väčšinou administratívneho charakteru, alebo takého nejakého „ťukacieho“, že Ctrl-C a Ctrl-V, skrátka také, kde používaš 1% mozgu a niečo niekde nahadzuješ. To je podľa mňa tiež dobrý čas práve tieto veci vytiahnuť a urobiť ich.
Keď je človek kreatívne vyčerpaný, ale je schopný aspoň ťukať do počítača, tak presne vtedy môže tieto typy úloh robiť.
Prejdime na tému pracovné zlozvyky. Ktorý, ak nejaký, považuješ za svoj najvýraznejší alebo najhorší?
(smiech)
Mám taký jeden a to je taký zaujímavý paradox, že som ho spoznal vďaka nášmu Instagramu Zmudri G. Ja obsah naň väčšinou netvorím, tvoria ho iní ľudia a keď som si ho pozeral, tak tam bolo spomenuté to Parkinsonovo pravidlo, neviem, či ho poznáš.
To bol taký super „aha!“ moment pre mňa. Ja som si ani neuvedomil, že toto presne robím a na tom častokrát zhorím.
To pravidlo hovorí jednoducho o tom, že človek si niekedy naplánuje tú prácu na oveľa dlhší čas, ako by mal. Ona reálne trvá kratšie, ale on už tým, že si to naplánoval, tak to umelo akoby natiahne. Toto často robím, že podvedome si nechtiac tú úlohu natiahnem alebo jej venujem príliš veľa času.
Vďaka tomu Instagram postu si to aj viac snažím uvedomovať, takže to už nejak aj minimalizujem, ale stále by som povedal, že je to zlozvyk.
Potom samozrejme tá prokrastinácia, na ktorú trpíme všetci. Ale u mňa je skôr taká, keď mám urobiť niečo, možno ani nie náročné z hľadiska zložitosti, ale možno z nejakého emočného hľadiska. Že neviem absolvovať nejaký náročnejší rozhovor s niekým, alebo dať niekomu feedback, alebo nejaký určitý typ telefonátov nemám rád. Vtedy ich odkladám a to je dosť neproduktívne.
Ako bojuješ s prokrastináciou a s akou úspešnosťou?
Bojujem a myslím, že prehrávam v tomto boji. Ale jedna taká klasika je to „zjedenie žaby“, čo sa aj mne často ukazuje. Že keď človek urobí nejakú nepríjemnú úlohu hneď z rána, tak má oveľa krajší deň. Spadne mu ten kameň zo srdca, zistí, že to nebolo také hrozné. Že ten telefonát bol náhodou celkom príjemný. Alebo bol nepríjemný, ale trval iba 3 minúty a ten deň je potom taký jasnejší.
Zatiaľčo keď to človek odkladá na tú tretiu, piatu, tak celý deň sa kvôli tomu stresuje, má to na pozadí v hlave, visí to nad ním ako Damoklov meč. Takže to „zjedenie žaby“ je veľmi, veľmi fajn, ale zase je aj veľmi náročné.
Ako ťa počúvam, tak máš veľmi dobrý prehľad o technikách time managementu. Klobúk dole. Nože, absolvoval si nejaký kurz?
(smiech)
Ja len tie buzzwordy poznám.
Ale to sú také tie klasiky. Možno som o nich niekde čítal, urobili sme k ním aj pár videí, čiže som si to zapamätal.
Neabsolvoval som žiadny kurz a mám o sebe pocit, že o tejto téme viem celkom málo. Poznám nejaké základné veci, ale určite je ich ešte milión a ja o nich nemám šajnu.
Keď sa vrátime k tomu pracovnému dňu, čo ťa počas neho dokáže vytočiť? Pôsobíš ako „kľuďas“, máš aj ty svoj spúšťač? Svoje červené tlačidlo?
Som rád, že tak pôsobím, lebo si nemyslím, že taký aj som a možno by to aj moji kolegovia vedeli potvrdiť (smiech).
Tých vecí je veľmi veľa. Myslím si, že mám krátku zápalnú šnúru. Možno to až tak nedávam na sebe vidieť, ale mňa vie pracovne veľa vecí nahnevať.
Najviac asi to, keď ľudia nedodržiavajú svoje záväzky. Keď neplatí to, na čom sa dohodneme. A je jedno, o čo ide, či o poslanie niečoho do termínu, vypracovanie niečoho, alebo odpoveď na niečo. Skrátka to dodržanie slova.
To mi veľmi, veľmi chýba. Keď som vychádzal zo školy tak som mal taký naivný pohľad na tento náš pracovný svet, že je to skôr zriedkavé, že ľudia nedodržiavajú termíny. Bol som však veľmi nepríjemne prekvapený tým, ako to funguje. Ako je to svojim spôsobom tolerované, že bežne sa veci nedodržiavajú, nedodávajú načas, bežne sa nevyplácajú faktúry medzi firmami. Pre mňa je to absolútne nepochopiteľné.
Tým nechcem povedať, že ja som v tomto 100%-ný a vždy som všetko urobil ako som mal a dodal, ako sľúbil, aj ja robím v tomto, samozrejme, chyby. Ale veľmi sa snažím byť zásadový.
Toto ma však vie veľmi nahnevať a musím sa učiť s tým žiť, lebo je to veľmi rozšírený fenomén. Niekedy mám pocit, že je skôr výnimkou ako pravidlom nájsť ľudí, ktorí vedia dodržať to, čo povedia.
Prejdime teraz na pozitívnejšiu nôtu. Bez čoho si nevieš predstaviť pracovný deň?
Asi bez kávy. Takej tej poobednej. Ja kávičkujem raz denne, okolo tej tretej. Pracujem v Bratislave a mám to šťastie, že je veľmi bohatá na dobré kaviarne. To je niečo, čo si veľmi rád doprajem a sa na to podvedome aj celý deň teším.
Že aj keď má človek ten blbý deň, o ktorom sme sa bavili, že príde o tretej ten svetlý moment. A keď sa človek cíti ešte horšie, tak si dá k tomu ešte aj nejaký ten koláč.
Ak by si niekomu teraz mal dať tip pre šťastne strávený pracovný deň, čo by si odporučil?
Fúha, to sa musím trošku aj zamyslieť.
Asi budem nejakým spôsobom generický, ale ja som veľmi spokojný keď urobím, čo som si zaumienil, keď dodržím ten plán, ktorý mám. Alebo robím úlohy a činnosti, ktoré mi robia radosť. To robí mňa šťastným.
Samozrejme, ten náš pracovný život sa skladá z úloh všelijakého druhu a neexistuje asi žiadna pozícia, ktorá by obsahovala iba tie príjemné. Je teda nemožné vyskladať si každý jeden pracovný deň tak, aby bol ideálny a šťastný.
Keď sa teraz vrátiš k Julianovi spred troch, piatich rokov, akú radu by si mu dal?
U mňa bolo takým zlomovým momentom to, keď sme spoluzaložili zmudri.sk. Odrazu som sa ocitol v roli kvázi lídra tohto projektu a potom aj vlastne organizácie, kde sú ľudia zamestnaní. To je pre mňa veľký pocit záväzku.
Toto vo mne veľa zmenilo a snažil som sa k tomu pristúpiť čo najzodpovednejšie a možno aj nejakým spôsobom ísť príkladom. Aj keď si nemyslím, že vždy ním idem, hoci je to podľa mňa najlepšia forma leadershipu – nielen hovoriť o veciach, ale sám ich robiť.
Trochu som ale odbočil.
Čo by som odporučil svojmu mladšiemu ja? Keď sa vrátim k tomu Parkinsonovmu pravidlu, tak to bolo pre mňa také „odhalenie“. Keď sa vrátim na vysokú školu, tak som naozaj veľmi veľa času neefektívne strávil práve kvôli tomu, že som si niečo rozplánoval na veľmi dlhú dobu a potom som to aj zbytočne robil veľmi dlho.
Takže asi v tomto by som si poradil.
Ak by si mal identifikovať jednu-dve veci, ktoré ťa na zmudri.sk najviac tešia, ktoré by to boli?
Je toho strašne veľa. Keď mám ale vybrať dva najpodstatnejšie momenty, tak jeden je určite, keď nám napíše nejaký študent alebo učiteľ, že sme pre nich veľkým prínosom a pomáhame im. To je pre mňa vždy príjemné a takým potvrdením, že naozaj niekomu pomáhame.
Druhým je, možno z hľadiska toho leadershipu, keď vidím, že kolegovia sú spokojní, že v tíme je dobrá nálada. Že ich to baví, cítia vzájomnosť. To je pre mňa tiež veľmi dôležité.
Vieme, že na internete a v spoločnosti je dnes veľa hejtu. Ako ho zvládaš, alebo vo všeobecnosti negatívnu spätnú väzbu, možno ani nie konštruktívnu?
Nečítam to. Ja jednoducho tie komentáre nečítam.
Keď príde nejaká správa, tak si ju prečítam, pretože musím zistiť, čo je jej obsah. Stane sa, že tam je nejaký hejt, aj keď nie až tak často tam niekto nadáva. A v tých komentároch tiež nemusí byť práve hejt, že by mi niekto nadával, ale taká tá nekonštruktívna kritika typu: „A to načo ste urobili post o tom, prečo nie o niečom inom?“ a to mi tiež príde ako taký „šplech“, namiesto toho, aby ten človek napísal, čo sa mu na tom poste páči alebo nepáči, ako by ho zlepšil.
Toho je tiež napríklad veľmi, veľmi veľa a je to možno niekedy ešte nepríjemnejšie, ako keby mi tam niekto nadával do neviem čoho vulgárneho. Lebo vtedy sa skôr zasmejem, lebo niekedy je to naozaj originálne a smiešne, ako tí ľudia vedia nadávať.
Ja to teda nečítam. Ale číta to kolegyňa, ktorá to má na starosti a vtedy to chcem ustriehnuť a povzbudiť ju, keďže niekedy je toho fakt dosť a ide to v takých vlnách.
Na internete je však, vďakabohu, aj produktívny obsah. Ak by si mal dať tri tipy na inšpiratívne čítanie, počúvanie, pozeranie, čo by to bolo? Aj mimo internetu, samozrejme.
Ja som dostal od „Ježiška“ pred pár rokmi Alexu a ja jej rád poviem: „Alexa, tell me the news from CNN!“. Oni každý deň produkujú zhrnutia toho, čo sa deje, majú aj podcast, kde rozoberajú desať minút nejakú hlavnú tému. To je pre mňa osobne veľmi zaujímavé, ako vysvetľujú a spracúvajú pomerne komplikovaný aj nudný obsah do niečoho zaujímavého a stráviteľného.
To je pre mňa inšpiráciou aj do nášho pracovného života, lebo my tiež spracúvame zložité, alebo nudné, alebo nepríjemné témy a snažíme sa to robiť stráviteľne. Toto je teda pre mňa taká vysoká škola spracúvania obsahu.
Rád si pozriem aj videá od Voxu, teda Vox News, alebo TED Ed, oni tiež produkujú také tie animované „explainery“.
Čo sa týka kníh, tak taká Radikálna otvorenosť (Radical Candor od Kim Scottovej) je pre mňa must-read pre každého človeka, ktorý chce viesť nejaký tím. Keď som ju čítal, tak každá druhá veta bola pre mňa taká, že chápem, cítim, vžil som sa do toho, pociťujem to a som rád, že o tom niekto takto hovorí.
Robím, čo robím, lebo…
Lebo mám to šťastie, že môžem robiť, čo ma baví, napĺňa a verím, že je to aj prínosom pre ostatných.
O zmudri.sk si určite prečítajte aj na ich webe a láskavosť si urobíte aj návštevou Zmudri G.