Eisenhowerova matica je v prvom rade plánovacím nástrojom, až potom by som ju klasifikoval ako „techniku“ time managementu. Nie žeby na mojom názore až tak záležalo, ale neodpustil som si. O čom je teda reč?
Pomocou Eisenhowerovej matice dokážete vniesť systém a poriadok do svojich úloh. Rozdelíte ich podľa toho, nakoľko sú alebo nie sú urgentné či dôležité. Princíp tohto nástroja je mimoriadne jednoduchý, rovnako ako jeho používanie. To však nedevalvuje jeho prínos. Práve naopak, Eisenhowerova matica je príkladom starého známeho: v jednoduchosti je krása. A naozaj, keď si ju zvizualizujete, je krásna. Fakt, fakt veľmi pekne to vyzerá. Ale nie o tom som chcel…
Eisenhowerova matica – obsah článku
Kliknite na názov časti článku, ktorá vás zaujíma, alebo čítajte zaradom. Verím, že si niečo odnesiete pri jednom aj druhom spôsobe.
- Čo to je Eisenhowerova matica?
- Ako ju používať?
- Príklady na vyplnenie kvadrantov
- Čo je dôležité a čo urgentné?
- Výhody Eisenhowerovej matice
- Riziká Eisenhowerovej matice
- Slovo záverom
Eisenhowerova matica – čo to je a prečo sa to tak volá?
Predtým, než sa začítame do „návodu na použitie“ mi dovoľte trochu tej teórie a názvoslovia. Eisenhowerova matica (v angl. Eisenhower Matrix) totiž nie je jediný názov, pod ktorým tento nástroj nájdete. Stretnúť sa môžete aj s označením Eisenhowerova metóda, Eisenhower princíp a Eisenhowerovo neviem čo ešte. Aby toho nebolo málo, narazíte aj na Coveyho maticu (angl. Covey’s Matrix).
Áno, áno, to je ten Stephen Covey, ktorý napísal jednu z najpopulárnejších kníh v oblasti osobného rozvoja a motivácie – 7 návykov skutočne efektívnych ľudí. Práve tento pán sa podľa všetkého zaslúžil o popularizáciu a zdokonalenie tohto nástroja. Dokonca natoľko, že niektorí ani nepoznajú jeho pôvodný názov, ale používajú spojenie Coveyho matica.
Keď už sme pri tom, kto to vlastne bol Dwight D. Eisenhower?
Vo voľnom poradí: americký armádny generál, „otec“ vylodenia v Normandii (Deň D druhej svetovej vojny), 34. prezident USA a žijúci dôkaz toho, že k štýlu, efektivite a náklonnosti dejín nepotrebujete vlasy.
9 z 10 predajcov hrebeňov ho nenávidí! (zdroj obrázku: Wikimedia Commons)
Internetové zdroje sa rozchádzajú v tom, že či bol sám Eisenhower „autorom“ matice v jej súčasnej podobe. Wikipédia uvádza (môže sa mýliť platforma, ktorú voľne upravujú milióny ľudí po celom svete?), že metóda plynie z jeho výroku: „Mám dva typy problémov: urgentné a dôležité. Urgentné nie sú dôležité a tie dôležité nikdy nie sú urgentné.“ To je v miernom rozpore s podstatou matice, ako sa dočítate nižšie.
Na druhej strane taký Business Insider uvádza (môže sa mýliť platforma, ktorá opakovane odmieta uviesť zdroje svojich informácií?), že Eisenhower nielenže využíval túto metódu, ale dokonca nosil vreckovku, kde ju mal naskicovanú. Používal túto vreckovku aj iné, biologické potreby? To sa nikdy nedozvieme.
Nech už je pravda akákoľvek, princípom Eisenhowerovej matice naozaj je delenie úloh podľa ich dôležitosti a urgencie. Poďme si povedať, aký je kľúč.
Eisenhowerova matica – ako ju používať?
Teraz mi snáď uveríte, že Eisenhowerova matica naozaj pekne vyzerá, keď ju zvizualizujeme.
Ako na to? Základom je rozdeliť úlohy do štyroch kvadrantov. Predstavte si štvorec, ktorý rozdelíte na štyri ďalšie štvorce. To sú tie kvadranty. Ospravedlňujem sa všetkým, ktorí vedeli, čo to kvadranty sú a aj tak si museli prečítať tieto vety.
Matica pozostáva z týchto štyroch kategórií:
- 1. kvadrant (zelený) – úlohy dôležité a urgentné,
- 2. kvadrant (modrý) – úlohy dôležité a neurgentné,
- 3. kvadrant (žltý) – úlohy nedôležité a urgentné,
- 4. kvadrant (červený) – úlohy nedôležité a neurgentné.
Vyzerá to asi takto:
(autor grafiky: Š. Briatka)
Pekné, však? Ďakujem.
Čo patrí do ktorého kvadrantu? Perfektná otázka. Poďme sa na nich spoločne pozrieť:
- 1. kvadrant – tu patria všetky úlohy a činnosti, ktoré majú presne zadefinované termíny a časové rámce (deadliny). Tiež také, ktoré keď nevykonáte v danom, spravidla obmedzenom, urgentnom časovom rámci, tak vedú k negatívnym následkom. Tieto aktivity je potrebné čo najskôr UROBIŤ.
- 2. kvadrant – činnosti, ktoré síce nemajú na sebe nalepený žiaden konkrétny termín (alebo iba nejasne definovaný, prípadne vzdialený), ale ich dokončenie nás posúva k dosiahnutiu cieľa. Tieto aktivity je potrebné NAPLÁNOVAŤ.
- 3. kvadrant – tú sú aktivity, ktoré je síce potrebné dokončiť ideálne čo najskôr, ale pre vás osobne nie sú mimoriadne dôležité, alebo na ich vykonanie nie sú potrebné práve vaše schopnosti či čas. Tieto aktivity je potrebné DELEGOVAŤ.
- 4. kvadrant – činnosti a aktivity, ktorým by ste sa mali vyhýbať, nakoľko nie sú ani urgentné, ani dôležité pre dosahovanie cieľov, práve naopak, žerú vám čas a nemajú žiadnu pridanú hodnotu. Týchto aktivít je potrebné ZBAVIŤ SA.
Všetky úlohy, ktoré máte vo svojom kalendári či plánovacom softvéri (alebo voľne pohodené vo vesmíre pracovného priestoru) patria do jedného z kvadrantov. Tak znie teória. Ale v praxi sú hranice medzi kvadrantami pomerne rozmazané. A čo robiť, keď nemám aktivity na koho delegovať? Áno, na prvý pohľad sa Eisenhowerova matica môže zdať ako nástroj výhradne pre manažérov s podriadenými.
Ale nezúfajte, použiť ju môže každý. Ukážeme si, ako.
Poďme na príklady z praxe. Tie sú viac sexy.
Eisenhowerova matica – príklady a správne použitie kvadrantov
Kvadranty, matice, urgencie, erekcie, kto sa v tom má vyznať? Priveľa teórie, že? Eisenhowerova matica je nástroj na určovanie priorít a plánovanie, ale čo keď je človek v týchto činnostiach úplne na h… na hovno? Najlepšie sa učí na príkladoch.
Aspoň mám o dôvod viac opäť tu použiť krásny obrázok matice, tentokrát vyplnenej:
(autor grafiky: Š. Briatka)
Na tomto odkaze si môžete prázdnu maticu stiahnuť vo veľkom formáte, vhodnom aj na tlač.
Čo teda patrí do jednotlivých kvadrantov? Môžu činnosti medzi nimi „cestovať“?
1. kvadrant – urgentné a dôležité
Tieto činnosti si vyžadujú rýchlu akciu. Majú deadliny a spravidla aj negatívne následky, ktoré pocítite, ak ich neurobíte, resp. nestihnete urobiť včas. Môže ísť o úlohy, ktoré vznikli neplánovane, teda krízy, požiare, veci, ktoré si vyžadujú okamžitú pozornosť. Alebo sa do tohto kvadrantu presťahovali z vedľajšieho: z dôležitých, ale (doposiaľ) neurgentných činností.
Príklady činností 1. kvadrantu:
- zastupovanie kolegu, ktorý náhle ochorel,
- oprava kritickej softvérovej či systémovej chyby (ajťáci vedia svoje…),
- vyriešenie sťažnosti od kľúčového klienta,
- riešenie kríz, hasenie požiarov (skutočných či pracovných),
- podanie daňového priznania (keďže ste zabudli a termín je zajtra).
Môže sa zdať, že činnosti 1. kvadrantu sú úplne najdôležitejšie. Nie vždy to však je pravda. Ak v tomto kvadrante strávite priveľa času, uniká vám práca, pri ktorej tvoríte pridanú hodnotu, zdokonaľujete seba či spoločnosť. To môže tiež viesť až k vyhoreniu.
Vždy sa objavia činnosti, ktoré musíte riešiť hneď, s tým sa, bohužiaľ, musíme všetci zmieriť. Ale veľakrát sa veci stanú urgentnými preto, lebo sme im dali priestor. Unikli z druhého kvadrantu.
2. kvadrant – dôležité a neurgentné
Najdôležitejší kvadrant. Tu vzniká pridaná hodnota. Zároveň tu dochádza k učeniu sa, zdokonaľovaniu, k postupnému posúvaniu sa k cieľu. Plánujete krásnu budúcnosť. Rastiete. Ideálne trávite najviac času v tomto kvadrante. Ak nie, tak z toho urobte svoju prioritu.
Príklady činností 2. kvadrantu:
- tvorba pridanej hodnoty pre zákazníka (programovanie, spracovanie daňového priznania, oprava chladničky…),
- osobný rozvoj (cvičenie, vzdelávanie sa, zdokonaľovanie schopností, starostlivosť o zdravie, čítanie všetkých textov na pracujem.si),
- budovanie vzťahov, pracovných aj súkromných,
- úlohy vedúce k dosahovaniu dlhodobých cieľov,
- plánovanie úloh a ich prioritizácia.
Úlohy, ktoré považujete za dôležité je nevyhnutné naplánovať a vyhradiť čas na ich dokončenie. Prvý kvadrant je nebezpečný aj tým, že keď vkuse hasíte požiare, nemáte čas vykonávať činnosti z tohto, z druhého. Nevenujete sa tvorbe pridanej hodnoty pre seba či zákazníka, neučíte sa, nezlepšujete sa.
Myslite však na to, že aj činnosti zo spektra neurgentné/dôležité sa presťahujú do prvého kvadrantu, ak ich zanedbáte. To nechcete.
3. kvadrant – nedôležité a urgentné
Prezývam ho manažérsky. Pretože autor matice akoby predpokladal, že každý má možnosť úlohy jednoducho delegovať. Ale pozrime sa na to z iného uhla. Do tohto kvadrantu patria činnosti, ktoré majú deadline, ale vo finále nás nikam neposunú. Exemplárnym príkladom sú niektoré telefonáty, maily a porady. Patria tu aj vyrušenia a rozptýlenia. Niektorým činnostiam z tohto kvadrantu je náročné sa vyhnúť a ak nemáte na koho, tak je nemožné ich delegovať.
Príklady činností 3. kvadrantu:
- odpovedanie na niektoré maily a telefonáty,
- vyrušenia od kolegov, klientov, rodiny,
- denná operatíva (volám to „klikanie a ťukanie“, teda vypisovanie rôznych tabuliek, reportov, mailovanie…)
- bohužiaľ veľké množstvo porád, najmä na Slovensku,
- činností, ktoré na nás delegoval niekto iný (hovädo!) a láskavosti.
V tomto kvadrante chcete tráviť čo najmenej času. Ak máte tieto činnosti na koho delegovať, paráda. Nemusí to byť len vaša sekretárka, ale môže ísť o kolegu, ktorý je na to lepšie vybavený (alebo má tieto činnosti v 1. či 2. kvadrante). Prípadne to môže byť rodinný príslušník, alebo poskytovateľ služby (upratovacia služba, kuriér a podobne).
Delegovanie môže v prenesenom zmysle tiež znamenať automatizáciu. Niektoré veci nemusíte vykonávať ručne, ale môžete ich prenechať softvéru alebo iným výdobytkom technológie.
Nuž a čo teda, ak nemôžete ani delegovať ani automatizovať? Ja osobne to robím tak, že na tieto činnosti si vyhradím časový blok a snažím sa ich v ňom dokončiť všetky. Systematicky sa ich zbaviť. Ideálne na konci dňa, aby som neplytval produktivitou, ktorá je u mňa najvyššia doobeda.
Ešte jeden tip (ok, dva): úplne najlepšie je predchádzať vzniku činností z tohto kvadrantu. Nie vždy je to jednoduché, teda skôr, takmer nikdy to nie je ľahké. Skúste sa však pobaviť so šéfom či kolegami, otvorene diskutovať o tom, či vám niektoré úlohy musia pristávať na stole. Či sú všetky porady nevyhnutné. A naučte sa hovoriť nie. Slušné, ale záväzné nie.
4. kvadrant – nedôležité a neurgentné
Tu naozaj nechcete stráviť ani sekundu. Tu žije prokrastinácia. V štvrtom kvadrante sú činnosti, ktoré bez ľútosti môžeme označiť ako stratu času. Nie sú urgentné, nie sú dôležité, sú jednoducho plytvaním. Ako v práci, tak v osobnom živote.
Príklady činností 4. kvadrantu:
- opakovaná kontrola mailov,
- bezmyšlienkovité surfovanie po internete,
- prokrastinácia pod maskou falošnej produktivity,
- väčšina času stráveného na sociálnych sieťach,
- hodiny strávené pred televízorom.
Pozor, niektoré z týchto činností robíme v rámci oddychu. Osobne by som ich vtedy neradil do štvrtého kvadrantu. Tam patria iba v prípadoch, keď ich vykonávate počas a namiesto práce. Aj keď stojí za zamyslenie, či hodiny pozerania televízie či čumenia do smartfónu sú adekvátnou formou oddychu…
Eisenhowerova matica – čo je dôležité a čo urgentné?
Otázka za milión.
Odpoveď za jeden cent: neviem.
Alebo takto: neviem, čo je dôležité a urgentné pre vás. Každý máme vlastnú prácu, priority, hodnoty, ciele, plány. Neexistuje teda univerzálny kľúč, ktorým sa môžu riadiť absolútne všetci. Veci je potrebné vyhodnocovať v kontexte.
Pomôže však, ak si svoje úlohy zapíšete. A dáte ich do kontrastu so svojimi krátkodobými a dlhodobými cieľmi. Potom sa pýtajte nasledujúce otázky:
- Ktoré činnosti bezpodmienečne musím urobiť, ináč bude zle-nedobre? -> patria do 1. kvadrantu
- Ktoré činnosti ma posúvajú hoci aj o krok bližšie k dosiahnutiu cieľov? -> patria do 2. kvadrantu
- Ktoré činnosti sú nemastné-neslané, ale je potrebné ich urobiť -> patria do 3. kvadrantu
- Ktoré činnosti ma v práci nikam neposúvajú, ale cítim sa pri ich vykonávaní fajn? -> patria do 4. kvadrantu
Toto berte orientačne.
Eisenhowerova matica – výhody
1. Učí prioritizovať
Ešte v prvom texte na tomto webe – Čo je to time management? – som spomenul, že jedným z pilierov organizácie času a práce je určovanie priorít. Ono je síce fajn byť efektívnou mašinou, ale čo z toho, keď produktívny potenciál investujeme do nesprávnej zvolenej činnosti? Preto je nesmierne dôležité vedieť úlohám priraďovať priority. Zmierte sa s tým, že nie všetko, čo máte v kalendári, má rovnakú váhu. Niečo je dôležitejšie, niečo menej.
Existuje viacero kľúčov, podľa ktorých môžete prioritizovať. Eisenhowerova matica to robí na osi urgentný vs. dôležitý. A funguje to. Zasadením svojich úloh do týchto rámcov hneď vidíte, čo má pre vás ozajstný význam. Čo vás posúva ďalej a čo je ukážkové plytvanie. Čo horí a čomu čas radšej nevenovať. Pretože ho máte veľmi, veľmi obmedzené množstvo. Vďaka prioritizácii budete dosahovať vyššiu produktivitu, akoby ste robili všetko zaradom. Alebo len tak, pocitovo.
2. Bráni vzniku požiarov
Viackrát v článku som spomenul, že úlohy medzi kvadrantami môžu migrovať. Azda najviditeľnejšia je zmena, keď sa z niečoho neurgentného stane urgentné. Inými slovami – začne to horieť. Vtedy je už spravidla neskoro na nejaké plánovanie, úlohu jednoducho musíme urobiť. Dá rozum, že takýmto stavom je vhodné predchádzať. Pomôcť s tým môže aj Eisenhowerova matica.
Zachytiť na nej totiž vieme aj úlohy, ktoré sú dôležité, ale ešte nie urgentné. Máme ich na radare. Ak sme šikovní, ich realizáciu naplánujeme tak, aby sa urgentnými ani nestali a dokončili sme ich predtým, než začnú horieť, či vôbec dymiť. Jasné, neodchytíme tak každý požiar. Vznik niektorých problémov a neočakávaných komplikácií predvídať nevieme (ak vy hej, dajte vedieť, ako to robíte, mám pokazenú krištáľovú guľu). Ale iným úlohám vieme zabrániť, aby sa nimi stali.
3. Dáva vám prehľad
Ak si nosíte úlohy len v hlavne, či ledabolo nahádzané v kalendári, v skutočnosti nad nimi veľkú kontrolu nemáte. Otvárate dvere stresu a zbytočným komplikáciám. Ani netušíte, koľko času venujete skutočne dôležitým veciam a kedy len hasíte požiare, alebo si len tak „ťukáte“. Eisenhowerova matica, prileť na pomoc!
Teatrálnosť bokom. Ak si na osi dôležité vs. urgentné zachytíte všetky úlohy, získate prehľad o tom, v ktorom kvadrante trávite koľko času. Už vieme, že v tom druhom rastieme a, naopak, v štvrtom chradneme. Čiže ak zistíte, že márnite čas neproduktívnymi činnosťami, tak to síce nie je dobré, ale ste o niečo múdrejší. Máte prehľad. A môžete s tým niečo robiť.
Alebo nemusíte, veď komfortná zóna je… komfortná.
Eisenhowerova matica – riziká
1. Neponúka komplexný pohľad
V jednoduchosti je krása, ale v istých prípadoch to nestačí. Eisenhowerova matica delí úlohy na dôležité a urgentné, resp. také, ktoré nimi nie sú. Avšak čo s inými faktormi? Tento nástroj neberie do úvahy zložitosť úlohy, potrebné zdroje či know-how, ani kontext. Čo to znamená v praxi? Že síce identifikujete úlohu ako dôležitú a urgentnú, ale zistíte, že na ňu nemáte prostriedky. Napríklad.
Nejde teda o univerzálne efektívny nástroj time managementu. Taký neexistuje. Sú úlohy, ktoré je nepraktické zasadzovať do Eisenhowerovej matice. Žiaľ, tu sa musíte spoľahnúť na vlastný úsudok a vyhodnocovať prípad od prípadu v reálnom čase.
Ako nástroj na získanie prehľadu a určovanie priorít však „eisenhowerovka“ poslúži.
2. Je vhodná iba pre menší počet úloh
Predstavte si, že tých úloh máte denne priemerne štyridsať (čo, do frasa, robíte?). A teraz si predstavte, že ich krásne vpisujete do matice, ráno čo ráno. Veď vás šľak trafí. Nie, nie, neodporúčam Eisenhowerovu maticu na každodenné použitie. Ani v prípadoch, keď ste zavalení úlohami. Aplikujte ju v menšom rozsahu.
Napríklad v rámci jedného projektu. Spíšte si všetky kontextovo previazané úlohy, ktoré spadajú pod väčší celok. Rozložte ich na os dôležité vs. urgentné. Podľa toho im prideľte priority.
Toto viete urobiť najmä na začiatku projektu a vtedy, keď po brainstormingoch máte spísaných veľa úloh a potrebujete v nich získať prehľad. Alebo vtedy, keď preberáte niekoho bordel projekt, na rýchle zorientovanie sa.
3. Nie je až taká flexibilná
Ak máte to „šťastie“ a pracujete v prostredí, v ktorom sa priority menia rýchlosťou svetla, Eisenhowerova matica vám nepomôže. Leda tak na psychiatriu. Ak vám totiž vkuse pribúdajú, miznú či sa menia úlohy, museli by ste ju vkuse prepisovať. Tým stráca svoj efekt. Matica má svoje opodstatnenie vtedy, keď máte relatívne statické a stabilné úlohy.
4. Existujú lepšie alternatívy
A o jednej z nich som napísal aj článok, volá sa ABCDE metóda. Rovnako spočíva v prideľovaní priorít, avšak podľa jednoduchšieho kľúča. Os urgentné-dôležité je z môjho pohľadu zbytočne strnulá. Pri ABCDE metóde odhadujeme dôsledky (ne)dokončenia úloh. Bude to veľký prúser, ak toto neurobím? Tak to bude „áčko“. Je táto úloha síce príjemná, ale v konečnom dôsledku irelevantná? Hmm, „céčko“, alebo dokonca „éčko“. Viac o týchto šifrách sa dozviete priamo v texte, ktorý som vyššie nalinkoval.
Slovo záverom
Ak ste dočítali až sem, určite ste si všimli, že Eisenhowerova matica nie je z toho istého cesta, ako taká technika pomodoro, alebo metóda eat the frog first. Veru tak, máte pravdu. Zatiaľčo uvedené dva nástroje predstavujú pomôcky na zvládanie úloh „v teréne“, matica slúži predovšetkým na určovanie priorít. Oddelenie zrna od pliev (milujem tieto staré frazémy).
Ináč povedané, pomocou Eisenhowerovej matice sa naučíte deliť úlohy na dôležité a tie menej dôležité. A to vôbec nie je zanedbateľná schopnosť. Práve naopak, prioritizácia je jedným z pilierov time managementu a ak sa vám dostane pod kožu, ste na správnej ceste stať sa organizačným superhrdinom.
Bravó.
Kam ďalej?
V rámci osobnostného a kvalifikačného rastu v druhom kvadrante Eisenhowerovej matice si prečítajte tieto texty:
- Aké time management techniky ešte poznáme?
- Multitasking – ako robiť viacero vecí naraz a neurobiť nič
- Plánovanie I – prečo ho v práci potrebujeme?
- Metóda ABCDE – abecedný time management (jednoduchšia alternatíva k matici),
- pozrite aj pracujem.si na Facebooku, je tam toho dosť.
Našli ste v texte chybu? Máte otázku? Chcete sa len tak pohádať o nejakej časti (hádať sa na internete je pre time management obrovským prínosom, verte mi)? Napíšte mi na kontakt@pracujem.si a garantujem vám, že neostanete bez odpovede.