Čože, vy chcete lepší time management, efektívnejšie plánovanie a stále používate diár?!
Žartujem. Diár je úplne v pohode. Ak ho dokážete rozumne používať, vystačíte si aj s takouto oldschoolovou klasikou. Pero a papier nikdy nevyjdu z módy. Majú však nevýhodu. Musíte ich so sebou nosiť.
Aj preto som už niekoľko rokov dozadu presedlal na digitál. Asana bola vlastne prvou plánovacou aplikáciou, ktorú som vyskúšal. A iná si ma zatiaľ nezískala. Používam ju dodnes a pomáha mi balansovať tri veľké oblasti môjho pracovného života – portál pracujem.si a mentoring, copywriting pre klientov a marketingové poradenstvo (a donedávna ešte aj fulltime job pre spoločnosť TJ-Legal – Vrátenie daní zo zahraničia).
Dnes sa na ňu však pozriem okom prísneho recenzenta. Je Asana naozaj taká dobrá?
Právničtina: portál pracujem.si nie je žiadnym komerčným, obchodným, ani personálnym spôsobom prepojený so spoločnosťou Asana, Inc. Táto recenzia vznikla bezodplatne a nezávisle na vedomí spoločnosti Asana, Inc.
Čo to vlastne je Asana?
Jednoduchá odpoveď: plánovací softvér.
V angličtine sa stretneme uvádzať aj so spojením „project management software“ a podobnými alternatívami. Asana je vo svojom jadre aplikáciou na plánovanie. Cieľom jej používania je získať prehľad o svojich, resp. tímových úlohách a vniesť do nich systém.
Asana je ako taký švajčiarsky nožík. Jej používaním získate:
- to-do list,
- diár,
- poznámkový blok,
- pripomienkovač,
- nástroj na tímovú komunikáciu,
- nástroj na projektový manažment,
- a viac.
To, ktoré funkcie využijete, je len a len na vás.
Takto nejako to vyzerá v mojom hlavnom prehľade, ktorý si vediem pre portál pracujem.si:
Áno, je tam toho málo, lebo momentálne som lenivý mám pre správu webu, s výnimkou písania textov, menej času. A možno sú to len výhovorky?
Asana – silné stránky
- prispôsobiteľnosť✅ – vy si určíte, ktoré jej funkcie chcete používať, od základných, až po vysoko komplexné projektové riadenie;
- prehľadnosť🤓 – v appke je jednoduché sa zorientovať, užívateľské rozhranie je zrozumiteľné;
- robustnosť⚙️– Kanban, scrum, Gantt, to-do, tagy, workflowy – to nie sú názvy Pokémonov, ale široké spektrum funkcií, ktoré aplikácia ponúka (je ich oveľa viac);
- pre jednotlivcov aj tímy🤝 – Asanu využijú sólo plánovači, aj tímy s desiatkami členov;
- prístupnosť📲 – máte k dispozícii webové rozhranie, mobilnú aj desktopovú appku;
- neustály vývoj📈 – autori aplikáciu kontinuálne vylepšujú a pridávajú nové funkcie;
- (aj) bezplatnosť💸 – osobne si plne vystačím s verziou, ktorá je zadarmo;
- integrácie🛠 – Asanu môžete prepojiť so Slackom, Google Drive, Microsoft Teams a ďalšími platformami;
- referencie🗣 – pre niekoho nepodstatné, ale Asanu používajú napríklad aj v NASA či Spotify.
Takto vyzerá detail úlohy:
Ja využívam iba základné funkcie – dátum, štítok (tag), popis, prípadne zaradenie do projektu, ak je úloha nejakého súčasťou. K dispozícii máte však celý arzenál možností. Môžete k úlohám prikladať súbory, vytvárať k nim podúlohy (a podpodúlohy), viete ich zdieľať, lajkovať, vzájomne komentovať (v tímoch) a podobne.
Okrem toho, v snímke obrazovky to nie je vidieť, ale nižšie je aj pekná časová os, na ktorej vidíte, kedy kto úlohu vytvoril, upravil, dokončil a tak.
Asana – slabé stránky
- nevyužitý potenciál🤯 – ak Asanu používate len ako bodový to-do list, je vám zbytočná, vystačíte si s jednoduchším nástrojom;
- jazykové mutácie🇸🇰 – v čase písania článku (október 2023) Asana NIE JE dostupná v slovenčine;
- robustnosť⚙️ – niekoho môže množstvo dostupných funkcií odradiť;
- cena💶 – väčšie tímy si spravidla so základnou, bezplatnou verziou nevystačia, Asana patrí k drahším aplikáciám (pozri pricing).
Asana – zaostrené
Funkcie
Ako som už naznačil, Asana je na funkcie mimoriadne bohatá.
Jej základným stavebným prvkom sú úlohy (v angl. tasks). Okrem štandardných náležitostí, menovite popisu, termínu dokončenia a zodpovednej osoby, s nimi môžete narábať rôznymi spôsobmi. Radiť ich k projektom, vytvárať im podúlohy, prikladať k nim súbory, štítkovať ich, zdieľať so spolupracovníkmi (aj externými) a komentovať ich, dávať ich do Kanbanu, kalendára, časových osí a všemožne sa s nimi bavkať.
Nechýbajú, samozrejme, notifikácie na blížiace sa termíny (mailové, aj v smartfóne), nastaviť si viete aj zasielanie prehľadov do mailovej schránky každé ráno.
Predpokladám, že drvivú väčšinu funkcií využijú najmä tímy. Ako jednotlivcovi mi stačí vedieť čo, kedy a ako musím urobiť. Z času na čas siahnem aj po iných funkciách, napr. projektoch či tagoch. Je fajn vedieť, že tam sú.
Potešia aj rôzne integrácie, ktoré Asana ponúka. Viete ju prepojiť napríklad so Slackom či Microsoft Teams a vytvárať úlohy priamo z firemného četu. Integrácia s Google diskom, OneDrive či Dropboxom vám umožní jednoducho zdieľať a prikladať súbory k úlohám. Na výber máte z viac než 200 externých aplikácií a služieb, s ktorými viete prepojiť svoju/firemnú Asanu.
Pozor! Ak hľadáte jednoduchú appku na to-do listy, Asana je pre vás zbytočne komplikovaná.
Hodnotenie: 8/10
Používanie
Najväčší problém, s ktorým sa môže našinec pri používaní Asany stretnúť, je absencia slovenčiny a češtiny. Ak viete po anglicky, orientácia je jednoduchá. Ak nie, siahnite radšej po inom riešení. V Asane sa stretnete so žargónom z projektového manažmentu (časové osi, Kanban, workflow…), ktorý môže znieť mätúco aj v slovenčine, nieto ešte v anglickom jazyku.
Ak jazyková bariéra neexistuje, paráda. Aj napriek množstvu funkcií je práca s Asanou priamočiara.
Úlohu vytvoríte na jedno-dve kliknutia. Ďalším jej pridáte termín, zodpovednú osobu a taký dlhý popis, aký len chcete. Úlohy si viete bez problémov zoradiť chronologicky, podľa projektu, priority (štítku), zodpovednej osoby. Jedným klikom ich označíte ako dokončené.
Veľkou devízou Asany je dostupnosť. Môžete ju používať ako webovú appku po prihlásení na www.asana.com, môžete si ju stiahnuť do smartfónu, prípadne aj ako desktopovú aplikáciu. Všetky sú vzájomne prepojené a priebežne aktualizované. Miernou nevýhodou je, že k používaniu akejkoľvek verzie musíte mať pripojenie na internet.
Bez problémov sa dostanete aj k starším, dokončeným úlohám – hoci aj spred roka.
Aj pokročilejšie funkcie sú v Asane dostupné na pár klikov. Projekty, diagramy, vizualizácie, časové osi – dôraz je kladený na jednoduchosť. Z hľadiska UX a UI (user experience a user interface – užívateľskej skúsenosti a užívateľského zážitku) je Asana top hráčom.
Hodnotenie: 8/10
Vizuál
Na snímkach mojej obrazovky môžete vidieť, že používam Asanu v dominantne bielom rozhraní. Orezal som bočnú a vrchnú lištu, obe sú tmavé. Bočnú viete skryť, vrchná je tam napevno, podobne ako tá v prehliadači.
K dispozíci máte aj čoraz populárnejší nočný režim. Po jeho aktivácií sa tmavou stane celá Asana, čo je vhodné pre depešákov a metalistov ľudí, ktorí pracujú v noci či v tmavých kanceláriách a nechcú oslepnúť pri bielom jase.
Farebná schéma je teda jednoduchá a tak to má, podľa mňa, aj byť. Žiadne rušivé elementy, ktoré zbytočne ťahajú oči. Samozrejme, kde to je potrebné (Kanban, tagy, diagramy, projekty) viete používať aj farby.
Z hľadiska dizajnu je Asana niekde na pol ceste medzi minimalizmom a nejakou extravaganciou.
Vizuál je praktický, funkčný, ale nič extra od neho nečakajte.
Hodnotenie: 7/10
Cena
Už štyri roky fičím na bezplatnej verzii Asany a úplne mi stačí. Prízvukujem však, že som sólista, nepoužívam ju na projektový manažment a v tíme.
V čase písania textu začína najlacnejší platený balík na sume 10,99 € na užívateľa mesačne (pri ročnom „predplatnom“, pri mesačnej fakturácii je to 13,49 €). Čím väčší tím, tým viac si zaplatíte. Ako som už spomenul, Asana nepatrí k lacným aplikáciám.
Hodnotenie: 6/10
Sumár
Pri písaní týchto riadkov som si uvedomil, že moja náklonnosť k Asane je do veľkej miery vecou zvyku. Spomienkový optimizmus, ak chcete.
Nechápte ma zle, Asana je super a vidieť, že je výsledkom dlhoročnej precíznej práce. Som s ňou už zžitý a úkony v nej robím automaticky. Ak by som však tvrdil, že určite neexistuje kompaktnejšia alternatíva, pravdepodobne by som bol ďaleko od pravdy.
Aj napriek tomu na ňu nedám dopustiť a nechystám sa ju vymeniť. Predovšetkým vďaka jej používaniu sa mi darí mať time management pod kontrolou a dodržiavať záväzky, ktoré dávam partnerom a klientom.
Ak by som bol tímlídrom, tak by jednoznačne bola mojou voľbou číslo 1. Čím viac ľudí s ňou v spoločnosti pracuje, tým väčší je potenciálny benefit. Komunikácia aj naprieč mnohopočetnými tímami je v nej jednoduchá a prehľadná.
Asanu si môžete stiahnuť (k používaniu je potrebné vytvoriť si účet):
- v desktopovej verzii na asana.com,
- mobilnú appku v App Store (iOS),
- mobilnú appku v Google Play (Android),
- prípadne používať webové rozhranie (link na tvorbu účtu).
Záverečné hodnotenie: 7,5/10
