Aký je ďalší krok je otázka, ktorá je aktuálna vždy. Plán schudnúť 17 kilogramov či zarobiť prvý milión je síce fajn, ale čo z toho, keď ostane iba na papieri? Pri každom cieli, ktorý máte, či už je dlhodobý alebo krátkodobý, majte na mysli ďalší krok. KONKRÉTNY ďalší krok. A dajte si pozor, aby nesmeroval vedľa.
Táto otázka – Aký je ďalší krok? – má inherentný plánovací charakter. Ani zďaleka nie som prvý a jediný, kto ju nejakým spôsobom používa – sám som ju ukradol odpozoroval od najlepších. Avšak nikde som sa nestretol s tým, aby ju niekto systematicky opísal, či pretlmočil do praktického, použiteľného jazyka a povýšil ju na techniku time managementu. A tak to s radosťou urobím ja a skromne si privlastním všetky zásluhy. Teším sa na prvú žalobu.
Aký je ďalší krok – obsah článku
Toto sú „kapitoly“ textu. Prejdite na tú, ktorá vás zaujíma, alebo čítajte zaradom:
- Úvod k technike
- Ako ju používať?
- Príklady na použitie
- Výhody „ďalšieho kroku“
- Riziká „ďalšieho kroku“
Aký je ďalší krok – úvod
Keď píšem o zaužívaných technikách time managementu tak citujem relevantné zdroje, výskumy, odvolávam sa na štúdie a do toho primiešam pozorovania z osobnej praxe. V prípade tejto „techniky“ viem ponúknuť len to posledné.
Nepodrobil som ju žiadnemu širokoplošnému experimentu na reprezentatívnej vzorke, nemôžem sa oprieť o haldy nudnej teórie, ktorú aj tak nikto nečíta. Tento text som ja. Moje pozorovania, skúsenosti, odporúčania. Berte to ako výstrahu (alebo lákadlo?).
Aj napriek tomu nevarím úplne z vody. Prínos a princípy techniky majú oporu aj v teórii – menežmente, psychológii, organizácii práce a podobne. Ináč povedané – nevymýšľam si. Kariéru politika rozbehnem až neskôr.
Aký je ďalší krok – návod na použitie
Celé je to mimoriadne jednoduché, keďže aj ja som mimoriadne jednoduchý človek. Načo to komplikovať?
Postup:
- techniku používame pri stanovovaní nových a prehodnocovaní existujúcich cieľov a úloh,
- pri každom cieli/úlohe sa samých seba opýtame: „Aký je ďalší krok? Akú konkrétnu činnosť môžem vykonať, ktorá ma posunie bližšie k úspechu?„,
- daný konkrétny krok si hneď zapíšeme, ideálne aj s dátumom realizácie, resp. deadlinom
- keď ho dokončíme, začneme opäť od bodu 2, až kým nedosiahneme cieľ.
Banálne. Až bananálne. A pritom by ste sa čudovali, koľko ľudí plánuje iba tak do vetra, všeobecne. Hovorím z osobnej praxe, stretávam sa s tým u kolegov, ľudí s ktorými spolupracujem a, žiaľ, v minulosti som tento organizačný zlozvyk mal aj ja (a sem tam mu podľahnem aj dnes, dočerta).
Alebo:
- 1: „Chcem schudnúť 24 kilogramov.“
- 2: „OK, a čo konkrétne pre to urobíš?“
- 1: „Nooo, hmmm, začnem cvičiť?“
- 2: „Kedy, KEDY, KDE A AKO, človeče?“
- 1: „Nekrič! Som celý nervózny, idem sa najesť.“
Aký je ďalší krok – príklady použitia
Jeden mini-príklad s nadsázkou ste našli na konci predošlej časti textu. Objavili ste v ňom skrytú pointu? Áno, je to špecifickosť, konkrétnosť, uchopiteľnosť. Plány ostanú iba plánmi, ak ich nepremietneme do reality. Predpokladom úspechu je vždy vedieť, aký je ďalší krok.
Uvediem dva príklady z mojej osobnej praxe.
1. príklad
Inšpirácia prichádza v rôznych momentoch. Rôzne nápady a vnuknutia, kopnutia múz a ktovie, čo ešte, ma dokážu zastihnúť takmer vždy. Snažím sa preto mať po ruke nejaký prostriedok – zápisník, alebo aspoň mobil – do ktorého si ich hneď aj viem zaznačiť. Ale iba si poznamenať nápad, to nestačí. Vždy k nemu dopíšem aj skratku DK (=ďalší krok), kde uvediem, aký špecifický uchopiteľný úkon musím vykonať na to, aby som z abstraktného urobil konkrétne.
Vyzerá to asi takto:
originál škrabopisu, trhová hodnota 0,00 €
Nesnažte sa rozlúštiť, čo to tam mám naškrabané. Žiaden miliónový nápad sa tam, žiaľ, neskrýva. Ale na ilustráciu jedného prístupu k technike to snáď stačí. Mojim cieľom v tomto prípade je z nápadu (abstraktné) vyvodiť nejakú činnosť (konkrétne). Určenie ďalšieho kroku je pojítkom medzi týmito dvoma stavmi.
2. príklad
Techniku ďalšieho kroku používam aj pri dosahovaní cieľov, nielen pri zhmotňovaní nápadov. Opäť príklad z praxe:
- cieľ: získať v januári 2023 ďalších aspoň 75 odberateľov pre newsletter,
- ďalší krok: pripraviť „náborový“ príspevok na Facebook, publikovať ho a naplánovať propagáciu (hotové ✔),
- ďalší krok: zdieľať príspevok na vlastnom profilea (hotové ✔),
- ďalší krok: pripraviť príspevok na LinkedIN a publikovať ho (hotové ✔),
- ďalší krok: naštudovať si, ako technicky zjednodušiť zdieľanie newslettra po jeho prečítaní (čaká ❓)
ďalší krok: kúpiť tisíc fejkových odberateľov z Indie (čaká ❓)
A takto až do aleluja. Úroveň detailu pri ďalších krokoch je plne v réžii toho, kto plánuje. Popri dokončovaní jednotlivých úloh kontrolujem, či som na správnej ceste k splneniu cieľa. Podľa toho viem určiť, či mám niekde pridať plyn, alebo je všetko v norme.
Nerád sa spolieham na to, že „veď už nejako k tomu cieľu doplávam„. Mohol by som. Napríklad pri tomto konkrétnom cieli za mňa značnú časť práce urobia reklamy, ktoré nosia návštevníkov na web. Ale plne sa odovzdať do moci algoritmu? Nie, vďaka. Preberám iniciatívu a vykročím k cieľu.
Oh, a pridali by ste sa k odberu newslettra?
Aký je ďalší krok – výhody
1. Odstraňuje neistotu
Ľudský mozog je štandardne naprogramovaný tak, aby preferoval istotu. Aj z tohto dôvodu máme často averziu voči zmene, lebo tá vedie do neprebádaných vôd. Vo svete plnom neznámych premenných – o to viac v čase pandémie a vojny – je akákoľvek istota žiarivým majákom na búrlivom mori.
Sranda je, že pri tom ani nemusí ísť o skutočnú, „pravdivú“ istotu. Úplne stačí, že v ňu veríme, stačí náš pocit. Tabletka z reklamy nám v skutočnosti vôbec nemusí pomôcť s boľavým hrdlom. Mozog oklameme už len tým, že veríme v jej liečivé schopnosti (a.k.a placebo). Dáva nám to akúsi istotu.
A v menšom merítku to funguje aj pri tejto technike. Je chvályhodné, že si chceme nasporiť 4 700 eur na VW Polo z druhej tretej štvrtej ruky. Ale ak náš plán ostane len v takomto všeobecnom duchu, šance na úspech klesajú. Kde je istota? Čo pre dosiahnutie cieľa musíme urobiť? Aký je ďalší krok?
Zostaviť si vierohodný prehľad príjmov a výdavkov. Naštudovať si možnosti investovania za účelom zúročenia prostriedkov. Zrušiť ultraprémium predplatné Netflixu. Požičiať si dve tisícky od strýka Laciho. Urobiť banku. Hocičo, len nech to je konkrétne a nech to je krok správnym smerom.
2. Kopíruje benefity plánovania
Určiť ďalší krok je formou plánovania. Veď viete, to je tá činnosť, ktorej keď venujeme 10 minút, tak podľa pseudomotivačných článkov na internete ušetríme 3 hodiny (pssst, je na tom niečo pravdy). Význam plánovania a jeho nevyhnutnosť som opísal v jednom z predošlých textov – Plánovanie – čo to je a prečo ho v práci potrebujeme?.
Nuž a technika ďalšieho kroku kopíruje jeho benefity. Stručne:
- naozaj šetrí čas v budúcnosti,
- ukazuje cestu,
- pomáha k produktivite,
- dodáva pocit istoty (pozri bod 1).
Čím skôr vieme, aký je ďalší krok, tým lepšie, nemusíme to riešiť v budúcnosti a improvizovať (=šetrí čas). Zbavíme sa obáv z toho, že cieľ ostane iba v abstraktnej rovine, konkrétne a smelo k nemu vykročíme (=ukazuje cestu). Vďaka tomuto poznaniu vieme tiež lepšie alokovať svoj čas, energiu a iné zdroje (=sme produktívnejší). A sme zen (=istota).
3. Praktickosť a univerzálnosť
Pôvodne som v tomto bode chcel napísať niečo o tom, že plánovanie ďalšieho kroku je rýchle a jednoduché. Žiaľ, nie vždy také aj naozaj je. Minimálne v začiatkoch, alebo vtedy, keď človek nemá s plánovaním akúkoľvek skúsenosť, môže určenie ďalšieho kroku dať zabrať. Platí však staré známe, že čím dlhšie niečo praktizujeme, tým lepší v tom sme (alebo aspoň tým lepšie ignorujeme svoje nedostatky).
Technika ďalšieho kroku je však nepochybne praktická. Viete ju aplikovať kdekoľvek a kedykoľvek. Papier či telefón (na zápis ďalšieho kroku) sú vítané, ale nie nevyhnutné. Rozmýšľať nad ďalším krokom môžete aj počas cesty električkou, pri čakaní u zubára, či v rade na teplé rožky.
Navyše, je univerzálne aplikovateľná. V práci, ale aj pri dosahovaní cieľov osobného života. Poznať ďalší krok sa vyplatí vždy, nezáleží na tom, že chudneme do plaviek, alebo organizujeme puč proti súčasnému vedeniu firmy.
4. Podporuje laterálne myslenie
Naše slovníky definujú „laterálny“ ako vyskytujúci sa popri hlavnom, vedľajší, druhoradý, tajný (???), postranný, bočný. Možno si vravíte, že v spojení s myslením to nevzbudzuje bohvieaký dojem. Druhoradé myslenie? Nie, vďaka. Mám problém s prvoradým.
Žarty bokom.
Laterálne myslenie je také, ktoré je netradičné, nekonvenčné, neobyčajné, pohybuje sa mimo zaužívaných rámcov. Zameriava sa na neprebádané cesty, menej pravdepodobné varianty, je divokejšie a odvážnejšie. Nadávame mu aj „out-of-the-box“ myslenie. Je kľúčové pri hľadaní nových a často aj lepších riešení na existujúce problémy a výzvy.
Medzi perfektné príklady laterálneho myslenia zo sveta biznisu patria napríklad Uber, alebo AirBnb. Dnes už ich síce považujeme za štandard, ale v čase svojho vzniku išlo o revolučné nápady, ktoré postavili svoje odvetvia (taxi a ubytovanie) na hlavu.
Nuž a premýšľanie o ďalšom kroku vedie aj týmto smerom. Keď sa vrátime k príkladu so sporením na kúpu auta, tak potenciálnych riešení je kvantum – pôžička, druhá práca, predaj majetku a podobne. To však neznamená, že sú schodné. Réalne, uskutočniteľné. Mnoho z nich škrtneme sekundu po tom, čo nám zídu na um. A tým tlačíme mozog k rozmýšľaniu out-of-the-box, mimo zaužívané rámce. Tak to je aj pri iných cieľoch.
Už len tým, že sa donútime rozmýšľať o niečom, čo nás posunie bližšie k dosiahnutiu cieľa, si otvárame myseľ. Netradičné riešenia, ktoré skôr či neskôr prídu (ak poctivo „trénujeme“!), môžu byť vašim Uberom.
5. Prispôsobíte si ju
Vyššie som uviedol dva príklady, ako využívam túto metódu v praxi ja. Keďže táto „technika“ vlastne ani neexistuje, všetky pravidlá majú výsostne odporúčací charakter. Modifikujte, prispôsobujte.
Chcete isť pri stanovovaní ďalšieho kroku do väčšieho detailu? Nech sa páči. Naopak, preferujete otvorenejšie zadania? OK, ak ste si vedomí rizík, prečo nie. Pamätajte, cesta k cieľu často pozostáva aj zo stovák jednotlivých krokov. Kým vás každý posúva bližšie k úspechu, tak žiaden nie je zbytočný.
Dôležité je mať vedomosť o tom, čo ten ďalší krok vlastne je. V každej oblasti života, kde plánujete, a na ktorej vám záleží.
Aký je ďalší krok – riziká
1. Nízko visiace ovocie
Hovorí vám niečo toto spojenie – nízko visiace ovocie (v angličtine low hanging fruit)? Ide o také činnosti, ktoré sú jednoduchšie, raz-dva ich dokončíme a s dobrým pocitom si založíme ruky za hlavu, nohy vyložíme na stôl. Pri „odfajkovaní“ úloh z to-do listu náš mozog produkuje dopamín, čo vedie k spomínanému elánu (nie TOMU, vďakabohu). Znie to fajn, čo poviete? Práve v tom však tkvie najväčšie nebezpečenstvo.
Na tomto nízko visiacom ovocí sa totiž dá stať závislým. Človek jednoducho začne prioritizovať jednoduché a rýchle úkony, ktoré však nemajú zásadný význam. Problém nastáva vtedy, ak si vyberieme nízko visiace ovocie na úkor síce náročnejších, ale o to prínosnejších úloh. Zatiaľčo každý krok, ktorý nás posunie bližšie k splneniu cieľa je dobrý, z času na čas je potrebné vyhrnúť si rukávy a vyjsť zo svojej komfortnej zóny. Pustiť sa do tej odkladanej, hnusnej, ale potrebnej úlohy.
Metóda ďalšieho kroku môže navádzať k tomu, aby sme si dávali jednoduché krátkodobé ciele. Na tom nemusí byť nič zlé, ak popritom neignorujeme prínosnejšie (ale menej príjemné) alternatívy. Na toto pozor.
2. Prílišné pedantstvo
Oko pre detail je mnohokrát veľkou devízou. Vedieť veci analyzovať a rozbíjať na drobné, ísť na koreň problému – všetko schopnosti zvyšujúce hodnotu človeka na trhu práce. A v istých prípadoch všetko schopnosti, vďaka ktorým sa zaboríme v bahne plnom detailov.
V tomto texte som viackrát uviedol, že plánovaný ďalší krok má byť konkrétny. Za tým si stojím. Mieru špecifickosti však nastavujte s rozumom. Ak plánujete pripraviť skicu novej grafiky pre klienta, tak odpoveďou na ďalší krok nemá byť – naostriť ceruzu. Načo taký detail? Rozumnejšou alternatívou sú napríklad: zhromaždiť si podkladové materiály; preštudovať dizajn manuál od klienta; urobiť si vizuálny prieskum konkurencie a podobne.
Príliš detailný ďalší krok je nepraktický. Veci iba spomaľuje. Namiesto desiatich krokov tak k dokončeniu úlohy bude viesť sto – komu sa to chce všetko zapisovať?
3. Prílišná všeobecnosť
Presný opak predošlého bodu. Zlé sú príliš detailné ďalšie kroky, ale aj veľmi všeobecné. Spomeňte si na príklad s chudnutím zo začiatku textu. Ak je môj ďalší krok jednoducho schudnúť, tak sám sebe kladiem prekážky do cesty. Tento cieľ je totiž natoľko široký a ambiciózny, že má schopnosť v človeku vyvolať akútnu demotiváciu. Tvárou v tvár takýmto obrom je náročné vytrvať.
Hovorí vám niečo kaizen? V kocke – je to metóda menežmentu (ale aj životná filozofia), ktorá bazíruje na postupnom zlešpovaní sa, na robení malých krokov, ktoré kumulatívne vedú k veľkým veciam. A to dá rozum. Rozbíjať veci na drobné je overený spôsob, ako sa vyhnúť prílišnému kolísaniu motivácie a predčasnému ústupu.
Odporúčam stanovovať si uchopiteľné, konkrétne a zmysluplné ďalšie kroky. S ich pomocou budete vždy vedieť, čo vás čaká a na čom ste.
Jasné, chce to nejaký cvik. Ak čakáte zázraky, tak odporúčam aby váš ďalší krok smeroval k realite. Vďaka tejto „technike“ sa z vás zo dňa na deň nestane plánovací poloboh. Ale pravidelným opakovaním vnášate do svojho dňa, do svojich krátkodobých aj dlhodobých plánov, systematickosť a konkrétnosť. Opak chaosu. Istotu.
Kam ďalej?
Aký je ďalší krok – pýtate sa sami seba v tejto chvíli? Nuž, ja odporúčam prečítať si jeden z týchto textov:
- Plánovanie I – čo to je a prečo ho v práci potrebujeme?,
- Aké techniky time managementu ešte poznáme?,
- 5-minútové pravidlo na nakopnutie produktivity,
- Prokrastinácia – zajtra, zajtra, len nie dnes,
Našli ste v texte chybu? Máte otázku? Chcete sa len tak pohádať o nejakej časti (hádať sa na internete je pre time management obrovským prínosom, verte mi)? Napíšte mi na kontakt@pracujem.si a garantujem vám, že neostanete bez odpovede.