Ako začať s time managementom? Nepotrebujete absolvovať kurz. Ani prečítať knihu, či zhliadnuť desaťdielny inštruktážny seriál na YouTube. Začať môžete už dnes, hneď po prelúskaní sa týmto textom.
Majte na mysli, že time management je postavený predovšetkým na zvykoch. Ak si pravidelným opakovaním osvojíte tie správne a zbavíte sa tých menej vhodných, ste na ceste k úspechu. Alebo aspoň ku potenciálne o čosi krajším zajtrajškom.
Kde ale táto cesta začína? Čo je prvým krokom?
Poznámka: odporúčam prečítať článok Time management. Čo to je? Aby sme boli naladení na tej istej frekvencii. O time managemente koluje množstvo ilúzií a dezinformácií a existuje aj viacero definícií, často protirečiacich. V nalinkovanom článku nájdete tu moju, s ktorou pracujem na celom webe pracujem.si.
Ako začať s time managementom? Telefónom!
Smartfón vie byť neoceniteľným pomocníkom, aj nenávideným nepriateľom. Ak je teda reč o efektívnom trávení času a zdravej produktivite.
Vezmite ho do ruky a urobte tieto dve veci:
- vypnite na ňom všetky zvuky a vibrácie okrem prichádzajúcich telefonátov,
- na čas 18:30* si na každý jeden deň vytvorte pripomienku s názvom Plánovanie.
*čas môže byť odlišný, vysvetlenie v ďalšej sekcii
Máte? Výborne.
Prvým krokom ste svojmu budúcemu ja získali naspäť trochu pozornosti. Druhým začínate budovať jeden z najlepších zvykov v oblasti time managementu, ale aj mimo neho.
Založte si jednoduchý plánovací systém
Pripomienku v telefóne máme, na čo ale slúži?
Plánovanie je alfou a omegou time managementu. Vedieť čo a kedy nás čaká je kľúčom k tomu, aby sme tieto veci aj naozaj urobili.
Zároveň ide, podľa môjho názoru, o nevyhnutnú súčasť efektívnej práce. Nielen vo vzťahu k dosahovaniu cieľov, ale aj z hľadiska zodpovednosti k iným ľuďom.
Teraz je teda na mieste vytvoriť si úplne jednoduchý plánovací systém pre svoju prácu.
Máte dve voľby:
- papierovú,
- digitálnu.
Jedna aj druhá majú svoje výhody a nevýhody, v konečnom dôsledku je to teda iba na vašich preferenciách. Osobne používam aplikáciu, keďže ju mám stále so sebou v telefóne.
Pri papierovej forme je vhodným pomocníkom diár či plánovač, poslúži však aj jednoduchý zápisník či zošit.
Takýto pekný mám ja – aj keď ho používam skôr výnimočne.
Digitál sa točí okolo aplikácií na plánovanie. Je ich kvantum, na začiatok odporúčam nejakú jednoduchšiu – napríklad Any.do, Todoist, úlohu splní aj Google kalendár. Mne učarovala Asana, ale tá je zbytočne komplikovaná, vhodnejšia pre tímy a drží ma skôr z nostalgie.
Akonáhle máte vybrané riešenie, máte svoj to-do list – základný pilier plánovania. Teraz ho smelo naplňte všetkými svojimi pracovnými úlohami. Nevyhnutnou súčasťou sú dátumy, deadliny, termíny – do kedy to musí byť hotové?
Nezabudnite dokončené úlohy „odfajkávať“ či odškrtávať, mozog pri tom prekázateľne uvoľnuje dopamín.
Vždy, keď vám na displeji smartfónu zasvieti pripomienka Plánovanie, otvorte appku či zápisník. A naplánujte si MINIMÁLNE ďalší deň. Hore uvedený čas – 18:30 – je len príkladom. Ideálne tak urobte na konci pracovného dňa, kedy už viete o nových úlohách a meniacich sa prioritách.
Čo ste nestihli, presuňte. Prejdite si všetky maily, čety, SMSky a ak vám pribudla úloha či aktualizácia, preneste ju do plánovača/appky.
Zapisujte si VŠETKY úlohy, ktoré musíte urobiť. Nič nenechávajte mimo to-do listu.
V úlohách majte priority
OK, máme systém a v ňom úlohy.
Teraz je dôležité zistiť, ktoré sú dôležitejšie, ako tie druhé. Ináč povedané – čas na určovanie priorít.
Ako na to?
Opäť máte k dispozícii viacero prístupov, pomôžu vám dokonca aj niektoré techniky time managementu.
Pre účely zjednodušenia sa však pozrite na svoj to-do list a opýtajte sa sami seba túto otázku:
Ktorá z úloh, ak ju nedokončím, bude mať pre mňa najhoršie následky?
Bum. Odpoveďou na túto otázku je vaša priorita číslo jeden. Zaraďte ju v to-do liste na prvé miesto, alebo ju nejako označte – v plánovači ju môžete farebne zvýrazniť, väčšina aplikácií umožňuje úlohám priradiť rôzne štítky či tagy a podobne.
Potom sa túto otázku opýtajte opäť a nájdite druhú prioritu. Tretiu. Štvrtú a tak ďalej. Samozrejme, niektoré úlohy môžu mať subjektívne rovnakú dôležitosť, pri nich sa riaďte buď urgenciou (čo má skorší termín, to uprednostním), závislosťou (ak nedokončím toto, nemôžem sa pustiť do tamtoho), alebo preferenciou (vyberám si toto, lebo chcem).
Ak predsa len chcete využiť pokročilejšie systémy prioritizácie, prečítajte si o týchto dvoch nástrojoch:
Tipy na záver
Rady z tohto textu predstavujú úplne základný time management. Zrekapitulujme si ich:
- zaviedli sme si jednoduchý plánovací systém,
- vieme, ako ho naplniť úlohami podľa priority,
- vďaka pripomienke v telefóne naň nezabudneme.
Ak chcete svoj čast tráviť efektívnejšie, osvojte si najmä plánovanie ďalšieho dňa.
Obetujte 15 – 20 minút na konci šichty a pripravte sa. Nový pracovný deň tak začnete s istotou a stanovenými cieľmi. Ak totiž nevieme, čo máme robiť… najčastejšie nerobíme nič, alebo nás zlomí prokrastinácia. Nezabudnite si tiež prečítať, ako prežiť pondelok.
Pripájam ešte tipy na moje obľúbené techniky a metódy time managementu (kliknutím na názov sa dostanete na články o nich):
- 5-minútové pravidlo – ak sa vám fakt, FAKT nechce pustiť do nejakej úlohy, dajte si záväzok, že na nej budete pracovať iba 5-minút, ale za to naplno a sústredene – tak teda spustite časovač a uvidíte, možno sa budú diať šialene produktívne veci;
- technika eat the frog – na raňajky si dajte žabu, teda v preklade tú najnáročnejšiu, najhnusnejšiu úlohu, ktorá vás v danom dni čaká; po jej dokončení je svet akýsi krajší, vyjde aj slnko a najmä sa vám uvoľnia ruky pre príjemnejšie činnosti;
- pravidlo 30-30-30 – trvá vám rozhodovanie pridlho? tak potom je táto technika ako spása z nebies – s jej pomocou si totiž osvojíte zvyk rozhodovať sa v rámci rozumných mantinelov a nebudete sa tri hodiny rozhodovať, akú farbu dať do tabuľky pre šéfa.
Vyskúšajte mentoring
Čas na reklamnú prestávku!
Tipy a techniky time managementu sú síce fajn, ale stále je to len napísaná teória. Ktorá navyše nefunguje vždy (čožeeee?).
Každý čelíme v práci iným výzvam, máme odlišné prednosti, ale aj slabé stránky. Líšime sa úrovňou motivácie, prístupom, aj zvykmi či zlozvykmi. Potrebný je teda individuálny prístup, ktorý všetky tieto faktory berie do úvahy.
Žiadne nudné blá-blá, žiadne univerzálne platné rady (neexistujú), nič, čo vám chce akurát tak povysávať v peňaženke. Chce to konkrétne, praktické odporúčania a tipy. Šité presne na mieru vašim potrebám.
Ak máte úprimný záujem, tak sa dokážete naučiť pracovať efektívnejšie, cieľavedomejšie a s úsmevom na tvári. Na mentoringu.
Nebudete po prvom stretnutí spokojní? Vrátim vám 25 % z ceny. Zatiaľ som to ešte urobiť nemusel, ale ktovie, možno si jednoducho nesadneme. Ale podľa mňa sadneme…
V prípade zaujmu ťukajte, klikajte TU.
