5-minútové pravidlo, z angličtiny 5-minute rule, je ďalšia z užitočných techník time managementu. Môžete sa stretnúť aj s názvom 5-minútový zázrak (5-minute miracle), čo je zároveň aj skvelá prezývka pre najsmutnejšieho playboya na Slovensku. Ale v princípe ide o to isté. O čo?
O spôsob, ako sa vyhecovať k akcii a poraziť prokrastináciu. Veď viete, to je ten chronický stav odkladania dôležitej práce na neskôr. Z vlastnej skúsenosti viem, že niekedy je naozaj ťažké nájsť motiváciu a dokopať sa k istým činnostiam. Aj k takým, o ktorých vieme, že sú dôležité a skôr či neskôr ich musíme urobiť. Máte nejakú takú vo svojom živote, pracovnom či osobnom? Predpokladám, že áno.
Nuž a 5-minútové pravidlo je šikovný psychologický doping, ktorým sa priblížite k jej dokončeniu. A je to taký ten „dobrý doping“, nie taký, po ktorom vám zoberú 7 titulov z Tour de France a olympijské zlato (pozdravujeme, Lance Armstrong).
5-minútové pravidlo – obsah článku
Kliknite na tému, ktorá vás zaujíma, alebo si prečítajte celý text. Verím, že si niečo odnesiete pri jednom aj druhom spôsobe.
Ako používať 5-minútové pravidlo?
Najkrajšia vlastnosť, ktorú 5-minútové pravidlo má, je jeho jednoduchosť. Netreba vám žiadne pomôcky, iba stopky, časovač či smartfón. A toto pravidlo viete aplikovať kdekoľvek, v kancelárii, pri štúdiu, upratovaní, v posteli a tak ďalej.
Ako na to?
Zvoľte si jednu úlohu. Kritéria výberu nechám na vás. Ideálne však ide o niečo, čo odkladáte, k čomu sa naozaj neviete dokopať. Vhodnou voľbou sú aj veľké úlohy, ktoré sa na prvý pohľad môžu zdať nezdolateľné. Neodporúčam však vybrať si takú, ktorá je už tesne pred deadlinom a vám horí pod zadkom. 5-minútové pravidlo je najlepšie použiť vtedy, keď sa váš domček z karát ešte nerúca, práve ako prevenciu.
Máte vybranú úlohu? Super.
Teraz si choďte na 5-minút zdriemnuť a po tomto odpočinku sa vám zaručene bude chcieť pracovať viac. Žartujem, žartujem, také jednoduché to nebude. Ale ani komplikované.
V skutočnosti je postup taký, že sa v duchu sami seba opýtate: „Čo môžem urobiť v časovom úseku piatich minút, čo ma posunie bližšie k dokončeniu tejto úlohy?“. Pričom majte na mysli, že po piatich minútach môžete činnosť ukončiť, ak sa tak rozhodnete. Keď nájdete odpoveď na túto otázku, nastavte si časovač na 5 minút a hneď sa pustite do práce. Neriešte, koľko toho stihnete za túto krátku dobu.
Štruktúrovane to vyzerá takto:
- určíte úlohu, činnosť, na ktorej musíte robiť,
- nastavíte časovač/stopky/budík na 5 minútový interval,
- plnohodnotne pracujete, bez vyrušení a maximálne sa sústredíte,
- po uplynutí 5-ich minút môžete prestať.
Posledný bod je najdôležitejší. Pamätajte, akonáhle časomiera zazvoní, môžete prácu ukončiť. No nemusíte a v tom je ten fígeľ, ale k tomu sa ešte dostaneme.
znie vám to povedome? podobne funguje aj technika pomodoro (autor grafiky: Š. Briatka)
5-minútové pravidlo – príklady
Najlepšie sa vysvetľuje na príkladoch. Hm, možno som nimi mal začať. Nevadí, radšej neskoro ako nikdy. Uvádzam teda 3 modelové situácie, ako môže také 5-minútové pravidlo vyzerať v praxi.
Príklad č. 1
Úloha: potrebujem napísať, skorigovať a uverejniť nový článok na blogu. Áno, uhádli ste, tento príklad je taký od srdca. Mám vybratú tému, veľmi nejasnú predstavu o obsahu a vôbec, ale vôbec sa mi do toho nechce. Čo teraz?
5-minútové pravidlo: k danému textu potrebujem rešerš. Aj keď píšem častokrát z vlastnej praxe, zvyknem sa opierať o teóriu a výskumy, prípadne know-how z iných hláv. Poviem si teda, že tých päť minút venujem čítaniu článku na predmetnú tému. Nič časovo náročné a zároveň ma to posunie dopredu. Alternatívne si rovno otvorím textový editor a poviem si, že napíšem aspoň úvod textu. Idem do toho. Paráda, aj tu som urobil krok k dokončeniu.
Príklad č. 2
Úloha: musím upratať byt. Utrieť prach, povysávať, umyť dlážku, okná. Pfuj. Kto vymyslel špinu? Mali by ho zastreliť.
5-minútové pravidlo: chytím do rúk vlhkú handru a poviem si, že aspoň utriem prach na stoloch, skrinkách a na chladničke. To vôbec nie je také ťažké a aspoň mi ubudne z roboty. Prípadne umyjem aspoň jedno okno. Povysávam najmenšiu miestnosť. Za predpokladu, že zvyšok upratovania nenechám ležať len tak po zvyšok týždňa, som bližšie k cieľu.
Príklad č. 3
Úloha: ručička na váhe robí piruety, potrebujem schudnúť. Mal by som zaradiť aktívny pohyb do svojej dennej rutiny.
5-minútové pravidlo: ok, čo keby som 5 minút pred televízorom pochodoval na mieste? Nič náročné, ale je to pohyb. Alebo sa oblečiem, obujem, stopnem 5 minút a idem sa prejsť. Prípadne si zostavím jednoduchú 5 minútovú cvičebnú rutinku, veď internet je plný inšpirácie.
Prečo 5-minútové pravidlo funguje?
Ako vidieť, 5-minútové pravidlo možno aplikovať nielen pri práci, ale aj v súkromí. A určite ste si všimli, že má potenciál nielen pri úlohách (napísať text, upratať byt), ale aj pri budovaní zvykov a návykov (viac aktívneho pohybu). V tom je to čaro, 5-minútové pravidlo môžete aplikovať snáď v každej oblasti svojho života, ono fungovať bude. Hneď si povieme prečo.
Len tak, pre zaujímavosť: pri rešerši pre tento text som zistil, že 5-minútové pravidlo v zvláštne zbastardenej verzii používa napríklad aj Elon Musk. Aj keď tohto človeka nepovažujem za príklad zdravej produktivity (údajne denne pracuje 11 a viac hodín, chudák), jeho úspechy hovoria za seba.
1. Delí prácu na znesiteľnejšie časti
Segmentácia práce, alebo v preklade jej deľba na menšie, stráviteľnejšie a uskutočniteľnejšie kúsky je mimoriadne dôležitá. Keď čelíme robustným úlohám či výzvam, náš mozog aktivuje obranné mechanizmy a to v nás môže vyvolať nevôľu, nechuť, stres až strach. Hovorí vám niečo reakcia útok alebo útek? Vyvoláva ju nával adrenalínu v potenciálne nebezpečných situáciách, môže však byť spôsobená aj stresom. Okrem iného aj z pocitu bezmocnosti.
Pamätajte, keď si Edmund Hillary zaumienil vyštverať sa na dovtedy nezdolaný Mount Everest, tak to neprebehlo tak, že sa jednoducho postavil po raňajkách a „išiel na kopec“. Rozdelil si túto megaúlohu na postupnosť krokov: zaobstaral si výstroj, pomoc Šerpu, naplánoval trasu, spísal závet a daroval rybičky. Až potom „išiel na kopec“.
Čo tým chcem povedať je, že ak sa na úlohu pozeráte ako celok, môže pôsobiť odstrašujúco, odpudzujúco. Človek vtedy inklinuje k prokrastinácii (v lepšom prípade), alebo rovno k hnevu či zúflastvu (v tom horšom). A práve 5-minútové pravidlo aj z veľkej úlohy dokáže odhryznúť znesiteľné sústo a aj keď ide možno o mikročinnosť, posúva vás o krok bližšie k zdolaniu vášho kopca.
2. Spravidla pokračujete aj po 5-ich minútach
Niečo som už naznačil vyššie. Viete ako hovorievajú staré matere a mladí motivátori – prvý krok býva často najťažší. V práci to spravidla platí, najmä pri boji s prokrastináciou. Nuž a 5-minútové pravidlo je spôsob, ako tento prvý krok zjednodušiť. A krása spočíva v tom, že často to tým prvým krokom neskončí. Ináč povedané, veľa ľudí na predmetnej úlohe pracuje aj po uplynutí 5-ich minút.
Prečo?
Lebo tým, že sa na nezdolateľnú/otravnú/odkladanú úlohu vrhneme, prekonáme významnú psychologickú bariéru. Náš mozog už neidentifikuje túto prácu ako hrozbu. A naše podvedomie vie, že po piatich minútach môžeme skončiť, ak chceme. To prináša podvedomý pocit úľavy.
Keď sa teda už na úlohu vrhneme, prepíname do pracovného, produktívnejšieho režimu. A častokrát zistíme, že to vôbec nie je také zlé. Veď to poznáte, poviete si: „Urobím iba toto a končím.“ a potom nasleduje „Keď už som pritom, tak ešte toto.“ a zrazu ste v práci po záverečnej, večera doma vychladla, manželka zúri. Ajaj, bude tichá domácnosť.
3. Je prispôsobiteľné
Síce sa volá 5-minútové pravidlo, ale vy si ho viete prispôsobiť podľa seba. Na rozdiel od pravidiel v matematike a fyzike, ktoré si podľa seba prispôsobiť nemôžete, ako som zistil na základnej škole.
Hneď uvediem príklad z praxe: na časti tohto textu som začal pracovať o 08:40 v istú nedeľu. Povedal som si, že budem písať do 09:00 a potom sa pôjdem venovať iným činnostiam. Predošlú vetu som dopísal o 09:10 a zrejme som ešte neskončil. Čo tým chcem povedať?
V prvom rade na osobnom príklade potvrdzujem predošlý bod: aj keď som si vopred stanovil úsek, pracujem aj po zazvonení imaginárneho časovača. Úprimne, ani som si nevšimol, že už uplynul čas. Samozrejme, nefunguje to takto vždy, ale deje sa to častejšie, než si možno myslíte.
Nuž a určite ste si všimli, že z 5-minútového pravidla som si na chvíľu urobil 20-minútové pravidlo. A toto dokážete aj vy. Je pre vás 5 minút málo? Natiahnite tento úsek a aplikujte svoje 10-, 15-minútové pravidlo. Podstatné je, aby ste ho naozaj začali využívať a segmentovali svoju prácu na také úseky, ktoré považujete za zvládnuteľné.
4. Môžete ho začať používať hneď
Toto pravidlo je mimoriadne jednoduché na používanie. Fakt vám k tomu stačí časovač, resp. hodinky, nejaká úloha a nič viac. Nepotrebujete dlhé hodiny študovať teóriu, žiadne drahé technologické hračky a diáre potiahnuté krokodílou kožou.
Nič vám nebráni aplikovať 5-minútové pravidlo hneď teraz. Určite máte vo svojom zozname úloh takú, ktorú už dlhšie odkladáte. Alebo sa snažíte osvojiť si nový zvyk, zaviesť novú rutinu do svojho života. Tak na čo ešte čakáte? Päť minút je natoľko krátka doba, že za vyskúšanie to skrátka stojí. Stratiť nemôžete v podstate nič, ale môžete opäť získať kontrolu nad svojou prácou. Smelo do toho.
Doslov
Nemyslite si, že 5-minútové pravidlo je svetoborný vynález. Vychádza z princípov, ktoré sú známe už dlho. Podobne funguje napríklad aj technika pomodoro a v podstate celá filozofia takého kaizenu je postavená na postupnom zlepšovaní prostredníctvom malých krokov. Čo je spoločným znakom všetkých menovaných? Áno, uhádli ste – na zvládaní výziev/práce/povinností v znesiteľnej podobe.
Zahrám sa teraz na takého malého motivačného rečníka, odpustite mi.
Toto myslenie, nazeranie na problémy a výzvy optikou menších kúskov, však pokojne môžete zaviesť do svojho života v každej jeho oblasti. Ide o super spôsob, ako odstrániť počiatočný strach, neistotu, či nechuť. Žiaden problém totiž nie je taký veľký, ako si ho urobíte vo svojej hlave. Fakt, čestné skautské.
Aj ta najzložitejšia úloha je znesiteľnejšia, keď sa na ňu pozeráte ako na súbor menších častíc, nie ako na ohromujúci celok. Nepozerajte na to, že chcete schudnúť 20 kíl. V prvom týždni postačí 1 kilo. Nenechajte sa odradiť tým, že na dovolenku potrebujete AŽ 2 000 eur a leto sa nezadržateľne blíži (v čase písania textu je október, ale niekde na zemeguli je určite jar). Zatiaľ postačí, keď na nákupe miniete o desiatku menej.
Rozbíjajte problémy na drobné. Ľahšie ich tak zdoláte.
Kam ďalej?
Ďalšia jazda je za nami. Čo teraz? Môžete si napríklad:
- prečítať viac o technike pomodoro, ktorá je tomuto pravidlu podobná,
- zaostriť na prokrastináciu, ktorú v tomto texte tiež viackrát spomínam,
- zakotviť na profile pracujem.si na Facebooku, je tam toho veľa a ešte viac.
Našli ste v texte chybu? Máte otázku? Chcete sa len tak pohádať o nejakej časti (hádať sa na internete je pre time management obrovským prínosom, verte mi)? Napíšte mi na kontakt@pracujem.si a garantujem vám, že neostanete bez odpovede.